Baza wiedzy - porada

Fiskalizacja kasy online to czynność, bez której trudno wyobrazić sobie rozpoczęcie prowadzenia ewidencji za pomocą urządzenia rejestrującego. Dopiero wykonanie tej operacji pozwala przedsiębiorcy m.in. na wystawianie i wydawanie paragonów fiskalnych. Na czym konkretnie polega cała procedura i kto ją wykonuje?

Wybór odpowiedniego rodzaju urządzenia fiskalnego to ważna decyzja, która znajdzie później przełożenie np. na obsługę klientów i rejestrowanie sprzedaży. Do dyspozycji przedsiębiorców są m.in. kasy i drukarki rejestrujące, czyli technologie różniące się w szczególności sposobem działania. Czym kierować się przy podejmowaniu decyzji i jakie jeszcze rozwiązania można wdrożyć w firmie?

Nie każdy przedsiębiorca, który świadczy usługi lub sprzedaje towary na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych, jest automatycznie zobligowany do stosowania urządzenia fiskalnego. Szczegółowe zasady w tej kwestii definiuje Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Podatnik, który wdraża w swojej firmie pierwszą kasę fiskalną, może skorzystać z ulgi wynoszącej do 90% wartości urządzenia, ale nie więcej niż 700 zł. Przedsiębiorca musi jednak wtedy spełnić wymogi określone w przepisach, m.in. w ustawie o VAT. Co więcej, ulga przysługuje zarówno w przypadku urządzeń „fizycznych” (kas, drukarek, kasoterminali), jak i kas mających postać oprogramowania.

Podatnik korzystający ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży z zastosowaniem kasy fiskalnej, z powodu wysokości obrotu, zobligowany jest do tego, by na bieżąco monitorować, czy nie przekroczył ustawowego limitu. Jeśli sytuacja taka będzie miała miejsce, osoba prowadząca firmę musi podjąć odpowiednie działania, których celem jest instalacja urządzenia rejestrującego.

Zakup kasy fiskalnej zawsze oznacza dodatkowy wydatek dla działalności gospodarczej. Warto jednak pamiętać o tym, że w określonych przypadkach przedsiębiorca może skorzystać z ulgi za instalację takiej technologii sprzedaży - wynoszącej maksymalnie 700 zł. Ponadto, istnieją też inne sposoby na obniżenie wydatku na kasę fiskalną, w tym opcja zaliczenia zakupu urządzenia do kosztów uzyskania przychodu.

Rezerwowa kasa fiskalna to urządzenie rejestrujące, z którego można skorzystać w sytuacji, gdy model stosowany na co dzień nie pozwala na zgodne z przepisami prowadzenie ewidencji, np. w wyniku usterki technicznej. Kiedy warto zdecydować się na zainstalowanie dodatkowej technologii sprzedaży w firmie?

Wystawianie paragonów fiskalnych to nieodłączny element prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy rejestrującej. I jak w każdej innej dziedzinie życia, również w tym przypadku trudno całkowicie ustrzec się błędów. Dlatego ustawodawca uwzględnił w przepisach sytuację, w której podatnik (lub pracownik firmy) wystawi paragon fiskalny z oczywistą pomyłką.

Prowadzenie sprzedaży na rzecz osób fizycznych, przy równoczesnym jej rejestrowaniu na kasie fiskalnej, może nierzadko wiązać się z koniecznością uwzględnienia zwrotu lub reklamacji towaru bądź usługi. Postępowanie w takich okolicznościach opisuje szczegółowo jedno z rozporządzeń Ministra Finansów. Czego konkretnie wymagają od przedsiębiorcy przepisy w sprawie kas rejestrujących?

E-paragon fiskalny to dokument w formie elektronicznej, który da się wystawić przy użyciu kasy online lub kasy wirtualnej (mającej postać oprogramowania). Zgodnie z przepisami, przedsiębiorca może wydać taki dowód sprzedaży za zgodą nabywcy oraz w sposób z nim ustalony. Co jeszcze warto wiedzieć o realizowaniu e-paragonów fiskalnych?

Zamknięcie kasy to obowiązek podatnika, który, bez względu na przyczynę, zakończył prowadzenie sprzedaży przy zastosowaniu danego urządzenia. Przepisy obligują wtedy podatnika m.in. do dopilnowania odczytu pamięci fiskalnej takiej technologii sprzedaży oraz jej wyrejestrowania z ewidencji Urzędu Skarbowego. Pytanie jednak, co przedsiębiorca powinien zrobić z zamkniętą kasą fiskalną?

Pisząc w największym uproszczeniu, wirtualne kasy fiskalne są technologiami sprzedaży, które mają formę oprogramowania. Warto jednak pamiętać przede wszystkim o tym, że ustawodawca dopuszcza ich stosowanie wyłącznie w odgórnie ustalonych branżach. Co więcej, w kontekście kas mających postać oprogramowania istotnym zagadnieniem jest m.in. urządzenie fizyczne, z poziomu którego będzie można wystawiać paragony fiskalne.

Wiele rozwiązań sprzedażowych dla firm składa się z kasy lub drukarki fiskalnej, terminala płatniczego i oprogramowania zainstalowanego np. na komputerze. Jednak system składający się z kilku odrębnych elementów to nie jedyna propozycja dla biznesu. Przedsiębiorca może również zdecydować się na kasoterminal, czyli technologię sprzedaży all-in-one.

Rozwiązanie sprzedażowo-płatnicze, które składa się z kasy fiskalnej online i terminala do kart, to częsty wybór wielu przedsiębiorców. Warto jednak pamiętać, że nie tylko takie urządzenia zapewniają rejestrowanie obrotu i akceptowanie transakcji bezgotówkowych. Podatnik może też zdecydować się na wdrożenia kasoterminala, czyli rozwiązania all-in-one. Czym najlepiej kierować się przy wyborze odpowiedniej technologii sprzedażowo-płatniczej?

Oferowane współcześnie kasy fiskalne wyróżniają się m.in. tym, że zapewniają ustandaryzowaną komunikację z terminalami płatniczymi. Natomiast integracja obydwu urządzeń, wykonana przez technika, pozwala zautomatyzować codzienną pracę i ograniczyć tym samym liczbę pomyłek w codziennej pracy.

Urządzenia auto id są w stanie usprawnić wiele obszarów funkcjonowania działalności gospodarczej. Dotyczy to w szczególności zarządzania obiegiem danych w przedsiębiorstwie. I co najważniejsze, we wspomnianej kategorii rozwiązań auto id znajduje się wiele różnego rodzaju urządzeń dla firm. Do wyboru są m.in. skanery kodów kreskowych, kolektory danych oraz drukarki etykiet lub kart plastikowych.

Istnieje wiele zagadnień, które determinują wdrożenie odpowiedniego urządzenia fiskalnego. Jedną z kluczowych kwestii jest zaś wybór pomiędzy technologią stacjonarną lub mobilną. W tym przypadku przy podejmowaniu decyzji należy, rzecz jasna, kierować się przede wszystkim profilem prowadzonej działalności. Czym jednak, poza większymi lub mniejszymi gabarytami, cechują się urządzenia fiskalne stacjonarne i mobilne?

Wybór terminala płatniczego, podobnie jak każdego innego urządzenia dla firmy, powinien być podyktowany potrzebami danej działalności gospodarczej. Dotyczy to zarówno sposobu działania - przewodowego lub bezprzewodowego - jak i różnych parametrów czy funkcji. Na szczęście w dzisiejszych czasach przedsiębiorca może z łatwością sięgnąć po odpowiedni terminal płatniczy.