Kasa online i terminal czy kasoterminal - które rozwiązanie sprzedażowo-płatnicze wybrać?

Kasoterminal łączy w jednej obudowie funkcje fiskalne, płatnicze i sprzedażowe, natomiast tradycyjny zestaw składa się z oddzielnej kasy fiskalnej online oraz terminala do kart.

W obydwu przypadkach przedsiębiorca może m.in. ewidencjonować sprzedaż, wystawiać paragony fiskalne i przyjmować płatności bezgotówkowe. Różnice pomiędzy dostępnymi rozwiązaniami dotyczą natomiast konstrukcji, sposobu obsługi, możliwości dalszej rozbudowy systemu oraz warunków finansowania zakupu.

Co do zasady, urządzenia działające oddzielnie zapewniają większą elastyczność i swobodę konfiguracji dostępnego sprzętu. Przedsiębiorca ma po prostu do wyboru więcej różnorodnych kas fiskalnych i terminali płatniczych, które mogą ze sobą współpracować. Z kolei atutem kasoterminala jest m.in. pełna integracja i zgodność wdrożonego rozwiązania sprzedażowego. Technologia typu all-in-one będzie też zdecydowanie łatwiejsza do przenoszenia lub przewożenia.

Wybór powinien zależeć od rodzaju prowadzonej działalności, liczby transakcji, wielkości asortymentu, dostępnej przestrzeni oraz oczekiwań dotyczących rozbudowy systemu.

Kasa fiskalna online i terminal płatniczy będą dobrym rozwiązaniem dla firmy, która chce samodzielnie wybrać każde urządzenie i zachować możliwość późniejszej wymiany tylko jednego elementu systemu. Kasoterminal może natomiast lepiej odpowiadać przedsiębiorcom poszukującym kompaktowej, prostej w obsłudze i gotowej do szybkiego wdrożenia technologii sprzedażowo-płatniczej.

Tak, zgodność z terminalami płatniczymi jest jedną ze standardowych funkcji kas fiskalnych online.

Natomiast integracja obydwu urządzeń sprawia, że po wybraniu płatności bezgotówkowej kwota należności jest automatycznie przesyłana z kasy do terminala. Sprzedawca nie musi wpisywać jej ponownie, co przyspiesza obsługę klienta i zmniejsza ryzyko wprowadzenia błędnej wartości transakcji.

Najważniejsze korzyści to szybsza obsługa nabywców, ograniczenie pomyłek oraz wygodniejsze rozliczanie transakcji bezgotówkowych.

Automatyczne przekazywanie kwoty eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych na terminalu. Może to mieć szczególne znaczenie w sklepach, punktach usługowych i lokalach gastronomicznych, w których każdego dnia realizowana jest duża liczba płatności bezgotówkowych.

Zgodnie z obowiązującymi wymogami technicznymi, każda kasa fiskalna typu online jest przystosowana do integracji z terminalem płatniczym.

Nie oznacza to jednak, że wszystkie urządzenia z obydwu kategorii sprzętowych będą zawsze mogły współpracować ze sobą. Opcja skonfigurowania połączenia pomiędzy kasą fiskalną online i terminalem płatniczym zależy chociażby od standardów komunikacyjnych, które są obsługiwane przez konkretne modele. Innymi słowy, obydwa urządzenia muszą posiadać taki sam interfejs - przewodowy lub bezprzewodowy - który umożliwi nawiązanie współpracy i prawidłowe transmitowanie danych.

Kasoterminal to urządzenie all-in-one, które łączy w sobie funkcje kasy fiskalnej, terminala do kart oraz aplikacji służącej do zarządzania sprzedażą i płatnościami.

Wszystkie wspomniane elementy są ze sobą w pełni zintegrowane i działają w ramach jednego środowiska informatycznego. Kasoterminal jest również wyposażony w kolorowy panel dotykowy, dzięki któremu codzienna obsługa sprzedaży oraz płatności elektronicznych przypomina korzystane z tabletu lub smartfona. Ponadto, do ważnych ogniw takiego urządzenia można zaliczyć wbudowany akumulator, porty/moduły komunikacyjne i mechanizm drukujący.

Sprzedawca wybiera produkt lub usługę z poziomu ekranu dotykowego, a następnie przyjmuje płatność, rejestruje sprzedaż i wystawia paragon bądź fakturę - wszystko to za pomocą jednego urządzenia.

Część fiskalna kasoterminala odpowiada m.in. za zgodne z przepisami zaewidencjonowanie każdej transakcji. Z kolei zintegrowany terminal pozwala przyjąć płatność dokonywaną np. przy użyciu karty, smartfona lub smartwatcha.

Tak, kasoterminal może rejestrować sprzedaż także wtedy, gdy klient płaci gotówką za towar lub usługę.

W przypadku płatności gotówkowej terminal płatniczy nie jest wykorzystywany, ale część fiskalna nadal ewidencjonuje transakcję i wystawia wymagany dokument (paragon fiskalny lub fakturę). Zakres wszystkich obsługiwanych form płatności na kasoterminalu zależy m.in. od konfiguracji danego urządzenia oraz opcji dostępnych w jego oprogramowaniu.

Tak, kompaktowy kasoterminal może być bardzo wygodnym rozwiązaniem dla przedsiębiorcy obsługującego klientów poza stałą siedzibą firmy.

Jedno urządzenie all-in-one jest łatwiejsze do przenoszenia, niż kasa fiskalna i terminal funkcjonujące osobno. Co więcej, mobilny kasoterminal zagwarantuje działanie na zasilaniu akumulatorowym oraz łączność bezprzewodową, np. przez modem GSM.

Mogą być lepszym wyborem w przypadku placówek, które potrzebują większej wydajności, rozbudowanych funkcji lub dodatkowych opcji w zakresie integracji z innymi elementami systemu sprzedaży.

Wśród kas fiskalnych online są dostępne modele, które mogą płynnie współpracować z kilkoma urządzeniami peryferyjnymi równocześnie - nie tylko z terminalem płatniczym, ale też ze skanerem kodów kreskowych, wagą elektroniczną, szufladą kasową czy nawet z drukarką zamówień. Tego typu rozwiązanie systemowe można więc lepiej dopasować do potrzeb placówki handlowej lub handlowo-usługowej (w porównaniu z kasoterminalem). Co więcej, będzie ono bardziej elastyczne przy ewentualnej modernizacji w przyszłości.

Tak, kasoterminal fiskalny to jedna z ciekawych propozycji dla małego sklepu lub punktu usługowego.

Rozwiązanie all-in-one warto rozważyć w szczególności wtedy, gdy stanowisko obsługi klientów ma ograniczoną powierzchnię i nie pozwala na wygodne rozmieszczenie kilku różnych urządzeń. W tym przypadku kompaktowa konstrukcja kasoterminala pozwoli zaoszczędzić cenną przestrzeń w miejscu pracy. Osobną kwestią jest natomiast to, że taka technologia sprzedaży powinna być dostosowana do innych potrzeb małego sklepu lub punktu usługowego. Ważna będzie m.in. obsługa odpowiedniej liczby pozycji w bazie PLU.

Zazwyczaj mniej miejsca zajmuje kasoterminal, ponieważ najważniejsze elementy systemu są zintegrowane w jednej obudowie.

W przypadku kasy i terminala, które działają oddzielnie, trzeba wygospodarować przestrzeń na dwa urządzenia oraz więcej przewodów (komunikacyjnych i zasilających). Nie zawsze jest to jednak problem przekreślający wybór takiego rozwiązania. W większym punkcie stacjonarnym rozdzielenie urządzeń może zapewnić wygodniejszą organizację stanowiska sprzedaży. Ponadto, niektóre terminale do kart da się wdrożyć w konfiguracji z dodatkowym PIN padem (umieszczonym po stronie klienta), co zapewni jeszcze sprawniejsze przyjmowanie płatności bezgotówkowych.

Kasoterminal może być prostszym rozwiązaniem, ponieważ w jego przypadku jeden interfejs użytkownika zapewnia korzystanie z funkcji sprzedażowych i płatniczych.

Nie oznacza to jednak, że zestaw składający się z kasy i terminala zawsze będzie skomplikowany w obsłudze. Po prawidłowej integracji obydwa urządzenia mogą współpracować automatycznie, co zdecydowanie ułatwia codzienną pracę.

Zazwyczaj większą elastyczność zapewnia zestaw składający się z oddzielnej kasy fiskalnej online i terminala płatniczego.

Wynika to z faktu, że przedsiębiorca ma większe możliwości w zakresie wymiany każdego z urządzeń, które działają oddzielnie. Co więcej, do kasy fiskalnej można zazwyczaj podłączyć więcej technologii peryferyjnych - nie tylko terminal płatniczy, ale też np. szufladę na pieniądze, wagę kalkulacyjną, drukarkę zamówień i skaner kodów kreskowych.

W większości przypadków wymiana terminala nie jest możliwa, gdyż stanowi on integralną część całego urządzenia.

Każdy kasoterminal, który jest rozwiązaniem typu all-in-one, to gotowa technologia sprzedażowo-płatnicza dla firmy. Wybierając takie urządzenie, przedsiębiorca zyskuje pewność, że część fiskalna i terminalowa będą ze sobą w pełni kompatybilne - zarówno w zakresie funkcjonalności, jak i konstrukcji.

Tak, fiskalna część kasoterminala online musi przekazywać wymagane dane do Centralnego Repozytorium Kas.

Współpraca z serwerami CRK odbywa się przez wybrany przez użytkownika interfejs komunikacyjny. W przypadku kasoterminala fiskalnego zazwyczaj będzie to łączność bezprzewodowa - moduł Wi-Fi lub modem GSM z kartą SIM. Co więcej, w ramach takiej współpracy urządzenie przekazuje do CRK dane dotyczące m.in. prowadzonej sprzedaży, wystawianych dokumentów oraz wykonywanych przeglądów technicznych. Natomiast zapewnienie prawidłowej komunikacji z Centralnym Repozytorium Kas jest jednym z obowiązków przedsiębiorcy korzystającego z kasoterminala.

Tak, każda kasa rejestrująca typu online musi mieć zapewnione połączenie pozwalające na komunikację z Centralnym Repozytorium Kas.

Terminal płatniczy także potrzebuje odpowiedniej łączności do autoryzowania transakcji. Oba urządzenia mogą korzystać z tego samego dostępu do sieci lub z oddzielnych metod komunikacji, w zależności od wybranej konfiguracji.

Tak, fiskalna część kasoterminala musi zostać zafiskalizowana przez uprawnionego serwisanta (przed rozpoczęciem ewidencjonowania sprzedaży).

Kasoterminal podlega w tym zakresie takim samym zasadom, jak inne urządzenia fiskalne. Samo uruchomienie aplikacji i terminala płatniczego nie wystarcza więc do zgodnego z przepisami rejestrowania sprzedaży na rzecz klientów indywidualnych.

Tak, przedsiębiorca musi wykonywać wymagane raporty fiskalne - dobowe i miesięczne.

Obowiązki związane z użytkowaniem części fiskalnej pozostają takie same bez względu na to, czy urządzenie jest kasoterminalem, czy oddzielną kasą online. W związku z tym, przedsiębiorca musi też pamiętać m.in. o przechowywaniu książki serwisowej (przez cały okres użytkowania danego modelu) oraz przeglądach technicznych (należy je zlecać nie rzadziej niż co dwa lata).

Tak, fiskalna część kasoterminala podlega okresowym przeglądom technicznym.

Przegląd powinien być wykonywany przez uprawniony serwis w terminach wynikających z przepisów. Funkcjonujące obecnie regulacje (Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących) wymagają przeprowadzania takiej kontroli technicznej nie rzadziej niż co dwa lata. Innymi słowy, zintegrowana forma kasoterminala nie zwalnia podatnika z obowiązków dotyczących prawidłowej eksploatacji urządzenia fiskalnego.

Nie, samo posiadanie terminala płatniczego nie jest obecnie obowiązkowe dla każdego przedsiębiorcy.

Funkcjonujące przepisy wymagają jednak, aby podatnik korzystający z urządzenia fiskalnego zapewnił swoim klientom możliwość zapłaty za towar lub usługę w formie bezgotówkowej. Terminal płatniczy pozwala zaś dopełnić formalności z tym związanych, a także gwarantuje szybkie, wygodne i bezpieczne akceptowanie transakcji elektronicznych. Co więcej, za sprawą takiego urządzenia można ograniczyć ilość przechowywanej gotówki oraz zaoferować klientom dodatkowe usługi, takie jak cashback (wypłaty gotówki) lub obsługa przesyłek kurierskich.

Zmiana urządzenia i dostawcy usług płatniczych jest możliwa, jednak konkretne zasady i np. wynikające z tego opłaty będą zależały od warunków podpisanej umowy.

Kasa i terminal funkcjonujące oddzielnie oferują większą swobodę w zakresie wyboru dostępnych technologii sprzedaży, ale nie oznacza to automatycznie, że każdą zmianę można przeprowadzić z dnia na dzień. Przedsiębiorcę, podobnie jak operatora płatności, obowiązują warunki wynikające z zawartej umowy. W praktyce oznacza to, że do zmiany dostawcy konieczne będzie m.in. rozwiązanie takiej umowy - z zachowaniem odpowiedniego czasu wypowiedzenia - oraz zwrócenie wynajmowanego terminala.

W przypadku większości kasoterminali przedsiębiorca kupuje część fiskalną i wynajmuje zintegrowany z nią terminal.

Co więcej, w zależności od wybranego urządzenia all-in-one oraz jego konfiguracji, dodatkowe opłaty abonamentowe mogą wynikać ze stosowanej aplikacji sprzedażowo-płatniczej. Dlatego przed wyborem konkretnego rozwiązania - kasoterminala lub kasy online z oddzielnym terminalem - warto porównać ze sobą wszystkie koszty wdrożenia i stosowania poszczególnych technologii.

Nie jest to regułą, gdyż w obydwu przypadkach do wyboru są mniej lub bardziej zaawansowane rozwiązania dla biznesu, które wiążą się z niższymi bądź wyższymi opłatami.

Przedsiębiorca, który rozważa wdrożenie kasy fiskalnej i terminala lub kasoterminala, pozna wszystkie koszty konkretnych rozwiązań sprzedażowo-płatniczych zawsze przed ich zamówieniem i instalacją. Na podstawie takich informacji będzie mógł zdecydować, jaka technologia jest lepszą propozycją dla prowadzonej działalności gospodarczej.

Należy wtedy wziąć pod uwagę wszystkie koszty, które wynikają z wdrożenia i stosowania kasoterminala lub konkretnego zestawu urządzeń, składającego się z kasy fiskalnej online i terminala.

W obliczeniach takich wydatków uwzględnia się m.in.:

• cenę zakupu, instalacji i konfiguracji;
• wysokość opłat abonamentowych;
• prowizje od płatności bezgotówkowych;
• ewentualne koszty transmisji danych;
• opłaty za usługi serwisowe;
• wydatki na materiały eksploatacyjne (rolki papieru termicznego).

To zależy od indywidualnych potrzeb takiego przedsiębiorstwa, czyli m.in. od oferowanego asortymentu oraz sposobu obsługiwania klientów - w trybie mobilnym lub stacjonarnym.

Co więcej, w przypadku działalności sezonowej ważnym kryterium wyboru będzie to, jakie koszty generuje dane rozwiązanie wtedy, gdy firma nie prowadzi handlu. Warto więc sięgnąć po technologię sprzedażowo-płatniczą, która zapewni największą elastyczność w zakresie umowy najmu i wynikających z niej opłat.

Przy bardzo dużym asortymencie lepszym wyborem może być systemowa kasa fiskalna lub nawet drukarka fiskalna, która współpracuje z oprogramowaniem zainstalowanym na komputerze typu POS.

Nie oznacza to jednak, że w segmencie kasoterminali dostępne są wyłącznie modele, które obsłużą małą bazę towarową. Wśród takich urządzeń również znajdziemy rozwiązania przygotowane do sprzedaży bardzo wielu produktów lub usług.

Zazwyczaj większą swobodę modernizacji, która jest potrzebna ze względu na rozwój firmy, zapewnia wdrożenie urządzeń działających oddzielnie.

W tym przypadku kluczowa będzie zwłaszcza funkcjonalność konkretnej kasy fiskalnej. Od możliwości wspomnianego urządzenia zależy to, w jaki sposób w przyszłości da się rozbudować stanowisko obsługi klientów, np. o dodatkową wagę, szufladę, wolnostojący wyświetlacz czy też drukarkę zamówień. Co więcej, niektóre modele terminali stacjonarnych da się wzbogacić o opcjonalny PIN pad. To dodatkowe urządzenie, które można ustawić w miejscu łatwo dostępnym dla klientów.

W działalności mobilnej ważne będą nie tylko funkcje fiskalne i płatnicze, ale też niewielkie gabaryty danego rozwiązania, długi czas pracy na baterii czy niezależna łączność z internetem.

W związku z powyższym, kasoterminal okaże się znacznie wygodniejszym rozwiązaniem dla przedsiębiorcy, który np. świadczy usługi z dojazdem do swoich klientów. Wspomniane urządzenie all-in-one zapewni zgodne z przepisami przeprocesowanie każdej transakcji, w tym przyjęcie płatności kartą lub gotówką, zarejestrowanie sprzedaży i wydanie paragonu bądź faktury. Natomiast dodatkowe udogodnienia, takie jak mała i poręczna konstrukcja, działanie na zasilaniu akumulatorowym i łączność bezprzewodowa, zagwarantują skuteczne i komfortowe dopełnienie wszystkich formalności.

Należy wówczas sprawdzić m.in. wszystkie koszty wdrożenia i stosowania danego rozwiązania, czas obowiązywania umowy z operatorem, rodzaj obsługiwanych transakcji bezgotówkowych, prowizje oraz warunki świadczenia usług serwisowych.

W przypadku kasoterminala istotne będą też np. zasady korzystania z oprogramowania, które jest zainstalowane na takim urządzeniu. Oferowane plany abonamentowe mogą bowiem różnić się zakresem funkcji dostępnych w aplikacji sprzedażowo-płatniczej.

Przedsiębiorca może skorzystać z pomocy dystrybutora technologii sprzedaży, który ma w swojej ofercie kasy fiskalne online, terminale płatnicze i kasoterminale.

Takie wsparcie obejmuje m.in. określenie rodzaju działalności i sposobu prowadzenia sprzedaży, a także ustalenie liczby codziennych transakcji, wielkości asortymentu, niezbędnych integracji oraz ewentualnych opcji rozbudowy w przyszłości. Na podstawie takich informacji dystrybutor technologii sprzedaży zaproponuje optymalne rozwiązanie, które będzie odpowiadało na realne potrzeby danego przedsiębiorstwa.