Co zrobić z zamkniętą (odczytaną) kasą fiskalną?

Zamknięcie kasy fiskalnej to zakończenie jej użytkowania zgodnie z procedurą określoną w przepisach.

Proces ten obejmuje między innymi odczyt zawartości pamięci fiskalnej, sporządzenie odpowiedniego protokołu oraz wyrejestrowanie urządzenia z ewidencji prowadzonej przez Urząd Skarbowy. Obowiązek ten dotyczy każdego przedsiębiorcy, który przestaje korzystać z danego urządzenia, niezależnie od przyczyny zakończenia jego użytkowania.

Kasę fiskalną należy zamknąć zawsze wtedy, gdy przedsiębiorca definitywnie kończy jej użytkowanie.

Może to mieć miejsce m.in. w przypadku likwidacji działalności gospodarczej, wymiany dotychczasowego urządzenia rejestrującego na nowe, zmiany modelu sprzedaży lub trwałego wycofania kasy z eksploatacji.

Odczyt pamięci fiskalnej polega m.in. na pobraniu i zabezpieczeniu danych zapisanych w urządzeniu fiskalnym.

Czynność ta wykonywana jest przy udziale uprawnionego do tego serwisanta. Natomiast po zakończeniu odczytu sporządza się protokół, który potwierdza przeprowadzenie wszystkich procedur. Wspomniana dokumentacja jest również niezbędna do wyrejestrowania urządzenia z ewidencji prowadzonej przez Urząd Skarbowy.

Nie, odczyt pamięci fiskalnej powinien zostać przeprowadzony przez uprawnionego serwisanta.

Wynika to bezpośrednio z funkcjonujących przepisów, które dotyczą korzystania z urządzeń fiskalnych. Szczegółowe informacje na ten temat zawiera Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.

Urządzenie trzeba wyrejestrować z ewidencji US w ciągu 5 dni - licząc od od dnia wykonania odczytu pamięci fiskalnej i sporządzenia protokołu.

Warto podkreślić, że przekroczenie tego terminu zostanie uznane za naruszenie obowiązków wynikających z przepisów fiskalnych.

Tak, dopóki urządzenie nie zostanie prawidłowo zamknięte i wyrejestrowane, przedsiębiorca nadal ma obowiązek wykonywania okresowych przeglądów technicznych.

Zgodnie z przepisami, przegląd kasy rejestrującej należy przeprowadzać nie rzadziej niż co dwa lata. Natomiast niewykonanie takiej kontroli technicznej w odpowiednim terminie będzie skutkowało m.in. nałożeniem kary finansowej przez Urząd Skarbowy. Wspomniana grzywna wynosi 300 zł.

Niedopełnienie obowiązków związanych z zamknięciem urządzenia będzie skutkowało konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

Podczas kontroli w firmie organy podatkowe stwierdzą, że przedsiębiorca naruszył przepisy dotyczące ewidencjonowania sprzedaży na kasie oraz prowadzenia ksiąg rachunkowych. W rezultacie, podatnik zostanie ukarany grzywną finansową.

W praktyce sprzedaż zamkniętej kasy fiskalnej jest bardzo trudna i zazwyczaj nieopłacalna.

Wynika to z niewielkiego zainteresowania używanymi urządzeniami fiskalnymi oraz z kosztów, które są związane z ich ponownym przygotowaniem do użytkowania. Zdecydowanie częściej przedsiębiorcy decydują się na przekazanie odczytanej kasy do utylizacji.

Najwygodniejszym i najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest przekazanie urządzenia do profesjonalnej utylizacji.

Najlepiej skorzystać z usług serwisu, który wcześniej zajmował się obsługą techniczną kasy fiskalnej. W takim przypadku przedsiębiorca otrzyma m.in. dokument potwierdzający przyjęcie urządzenia do utylizacji.

Tak, dokumentację związaną z zamknięciem i odczytaniem kasy fiskalnej należy archiwizować przez co najmniej 5 lat.

Okres ten liczony jest od końca roku podatkowego, w którym doszło do wyrejestrowania urządzenia z ewidencji US. Co więcej, wraz ze wspomnianym protokołem należy przechowywać potwierdzenie przekazania kasy do utylizacji (jeżeli przedsiębiorca skorzystał z takiej usługi).

Nie, sposób zamknięcia urządzenia zależy od rodzaju stosowanej technologii fiskalnej.

Inne zasady obowiązują w przypadku kas fiskalnych online, które komunikują się z Centralnym Repozytorium Kas, a inne przy stosowaniu urządzeń starszego typu (offline) - wyposażonych w papierową lub elektroniczną kopię paragonów. Szczegółowe informacje na temat kolejnych etapów zamknięcia i odczytu, z podziałem na rodzaj używanej technologii sprzedaży, znajdują się w Rozporządzeniu MF w sprawie kas rejestrujących.

W niektórych przypadkach przedsiębiorca może zostać zobowiązany do zwrotu wcześniej otrzymanej ulgi na zakup urządzenia fiskalnego.

Konieczność ta wynika z ustawy o podatku od towarów i usług. Wspomniany akt prawny zakłada, że ulgę za pierwszą kasę fiskalną trzeba zwrócić m.in. wtedy, gdy w okresie 3 lat od dnia rozpoczęcia ewidencjonowania obrotu dojdzie do zaprzestania stosowania urządzenia.

Jeżeli przedsiębiorca będzie zobligowany do zwrócenia refundacji za instalację urządzenia, musi wykonać przelew na rachunek właściwego Urzędu Skarbowego.

W przypadku podatników VAT zwrotu odpowiedniej kwoty należy dokonać do 25. dnia miesiąca - następującym po miesiącu lub kwartale, w którym powstały okoliczności to uzasadniające. Termin ten będzie więc zależny od przyjętego okresu rozliczeniowego z Urzędem Skarbowym. Natomiast przedsiębiorcy zwolnieni z VAT muszą dokonać zwrotu ulgi zawsze do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstał taki obowiązek.