Co zrobić z zamkniętą (odczytaną) kasą fiskalną?

---

Zamknięcie kasy to obowiązek podatnika, który, bez względu na przyczynę, zakończył prowadzenie sprzedaży przy zastosowaniu danego urządzenia. Przepisy obligują wtedy podatnika m.in. do dopilnowania odczytu pamięci fiskalnej takiej technologii sprzedaży oraz jej wyrejestrowania z ewidencji Urzędu Skarbowego. Pytanie jednak, co przedsiębiorca powinien zrobić z zamkniętą kasą fiskalną?

Na czym polega odczyt i wyrejestrowanie urządzenia?

Obowiązek prawidłowego zamknięcia urządzenia fiskalnego wynika z Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie ze wspomnianymi przepisami, podatnik musi wtedy m.in. przy pomocy serwisanta dokonać odczytu zawartości pamięci fiskalnej i sporządzić protokół z tej czynności. Co więcej, zawsze konieczne jest wyrejestrowanie urządzenia z ewidencji Urzędu Skarbowego. Trzeba to zrobić w terminie do 5 dni - licząc od dnia, w który doszło do odczytu pamięci fiskalnej i sporządzenia protokołów.

Z punktu widzenia podatnika istotne jest również to, że procedura zamknięcia kasy różni się w zależności od rodzaju stosowanej technologii sprzedaży - urządzenia online (łączącego się z CRK) lub offline (z papierową bądź elektroniczną kopią paragonów). Szczegółowe informacje na temat wszystkich wymaganych czynności można znaleźć w przywołanym wcześniej Rozporządzeniu Ministra Finansów.

Dlaczego dopełnienie wszystkich formalności jest tak ważne?

Dlaczego przedsiębiorca musi prawidłowo zamknąć kasę fiskalną, której nie będzie już używał? Po pierwsze, jeśli urządzenie nie zostanie odczytane i wyrejestrowanie z ewidencji Urzędu Skarbowego, nadal należy je zgłaszać do obowiązkowych przeglądów technicznych (wykonywanych nie rzadziej niż co 2 lata). Po drugie, urzędnicy przeprowadzający ewentualną kontrolę w firmie mogą uznać, że podatnik załamał przepisy Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, a więc dopuścił się wykroczenia skarbowego. I tym samym, za naruszenie obowiązków wynikających ze stosowania urządzenia fiskalnego (prowadzenia ksiąg rachunkowych i ewidencjonowania sprzedaży), nałożyć na przedsiębiorcę grzywnę.

Utylizacja kasy fiskalnej przez serwis

Podatnicy często zastanawiają się nad tym, co zrobić z odczytaną i wyrejestrowaną kasą fiskalną? Sprzedaż takiego urządzenia na rynku wtórnym, ze względu na nikłe zainteresowanie ze strony innych przedsiębiorców oraz koszty jego ponownego uruchomienia, będzie praktycznie niemożliwa. Dlatego jedną z najwygodniejszych opcji jest przekazanie takiej kasy, wraz z jej modułem fiskalnym, do utylizacji. A najlepiej zrobić to w serwisie, który do tej pory odpowiadał za świadczenie wszystkich usług technicznych w danym urządzeniu. Wówczas przedsiębiorca otrzyma protokół przyjęcia kasy do utylizacji i nie będzie musiał dłużej przejmować się tym, co zrobić z zamkniętą technologią sprzedaży.

Osobną kwestią jest obowiązek przechowywania protokołu z odczytu zawartości pamięci fiskalnej. Przepisy wymagają od podatnika, aby archiwizował wspomnianą dokumentację przez co najmniej 5 lat - licząc od końca roku obrachunkowego, w którym dane urządzenie zostało zamknięte i wyrejestrowane z ewidencji Urzędu Skarbowego. Do takiego protokołu warto też dołączyć wspomniane wcześniej potwierdzenie przyjęcia kasy do utylizacji (jeśli przedsiębiorca zdecydował się skorzystać z tej usługi).