Elektroniczny podpis kwalifikowany - czym jest i do czego służy?

---

Współcześnie przedsiębiorca może zdecydować się na wdrożenie różnego typu technologii, które usprawnią funkcjonowanie jego firmy. Przykładowo: kasy i drukarki fiskalne przyspieszają prowadzenie sprzedaży, kolektory danych i skanery kodów automatyzują obieg informacji, a terminale płatnicze zapewniają wygodne i bezpieczne finalizowanie transakcji bezgotówkowych. A jakie zastosowanie ma elektroniczny podpis kwalifikowany i o czym warto pamiętać przy wyborze odpowiedniego rozwiązania?

Nowoczesne narzędzie do załatwiania różnych spraw firmowych

W czasach, w których wiele spraw firmowych czy urzędowych da się z łatwością załatwić przez internet, elektroniczny podpis kwalifikowany jest już często niezbędnym narzędziem w codziennej pracy. Przy użyciu takiego rozwiązania technologicznego przedsiębiorca może m.in.:

• składać e-deklaracje podatkowe do US oraz sprawozdania do eKRS;
• zawierać umowy cywilno-prawne w formie elektronicznej;
• podpisywać Jednolite Pliki Kontrolne;
• brać udział w różnego rodzaju aukcjach i przetargach;
• korzystać z platformy ePUAP;
• podpisywać dokumenty w ramach zamówień publicznych (JEDZ - Jednolity Europejski Dokument Zamówienia).

W przypadku omawianego narzędzia istotna jest również jego „ważność” z punktu widzenia obowiązujących przepisów. Przy wdrożeniu podpis kwalifikowany zostaje bowiem poświadczony specjalnym certyfikatem kwalifikowanym (wydawanym na konkretny okres, np. 2 lub 3 lata), który gwarantuje każdorazową weryfikację osoby korzystającej z takiego rozwiązania. To z kolei sprawia, że ma on taką samą moc prawną, co podpis własnoręczny, a jego posiadanie zapewnia dopełnienie wielu formalności zdalnie, czyli bez konieczności wychodzenia z firmy. Jedną z największych korzyści, płynących z posiadania podpisu kwalifikowanego, jest więc oszczędność czasu.

Który podpis kwalifikowany będzie najlepszym rozwiązaniem?

Niewątpliwym atutem omawianego rozwiązania jest również fakt, że w dzisiejszych czasach dostępne są różnego typu podpisy kwalifikowane. Dzięki temu przedsiębiorca może sięgnąć po narzędzie, które będzie najlepszym wyborem w przypadku prowadzonego biznesu. Podstawową grupę rozwiązań z tego segmentu stanowią podpisy składające się z niewielkiego czytnika, przewodu komunikacyjnego (np. USB) oraz karty kryptograficznej (o wielkości karty bankomatowej). Jak łatwo zgadnąć, takie modele sprawdzają się najlepiej w czasie pracy stacjonarnej, po podłączeniu do firmowego komputera. Co za tym idzie, w ich przypadku warto też zadbać o zgodność z używanym systemem operacyjnym, np. Microsoft Windows lub Mac OS.

Kompatybilność z firmowym komputerem jest również istotna w przypadku kolejnej grupy podpisów kwalifikowanych. Urządzenia określane jako tokeny, bo o nich mowa, z wyglądu przypominają zazwyczaj niewielkie modemy lub pendrive’y. To z kolei sprawia, że takie narzędzia znajdują zastosowanie zarówno przy pracy stacjonarnej, jak i mobilnej. Tym bardziej, że karta kryptograficzna, którą przedsiębiorca otrzymuje wraz z podpisem kwalifikowanym na tokenie, ma wielkość karty SIM.

Współcześnie przy poszukiwaniu odpowiedniego narzędzia warto także zainteresować się najnowocześniejszymi rozwiązaniami na rynku, a więc aplikacjami chmurowymi. Atutem wspomnianej propozycji jest m.in. to, że przedsiębiorca nie musi wówczas posiadać dodatkowego urządzenia (tokenu lub czytnika z kartą kryptograficzną). Podpis kwalifikowany w formie aplikacji mobilnej można zainstalować np. na smartfonie, co zagwarantuje online’owy dostęp do usługi weryfikacji tożsamości zawsze wtedy, kiedy będzie to niezbędne przy dopełnieniu różnych formalności.

Znaczniki czasu i okres obowiązywania certyfikatu kwalifikowanego

Wybór odpowiedniego podpisu kwalifikowanego to nie jedyny sposób na dostosowanie takiego rozwiązania do potrzeb przedsiębiorstwa. Wyróżniamy jeszcze co najmniej dwa istotne zagadnienia, na które warto zwrócić uwagę. Po pierwsze, ważny jest czas obowiązywania certyfikatu kwalifikowanego (wydawanego wraz z konkretnym podpisem). Przedsiębiorca może zazwyczaj zdecydować się na okres ważności wynoszący np. 1, 2 lub 3 lata. Natomiast w przyszłości, gdy certyfikat kwalifikowany wygaśnie, da się go z łatwością przedłużyć.

Po drugie, dzisiejsze podpisy elektroniczne są oferowane wraz z dodatkowymi usługami, np. znacznikami czasu. Wspomniana funkcjonalność zapewnia każdorazowe zapisanie daty i godziny w przypadku czynności wykonanej przy użyciu omawianego narzędzia, czyli m.in. zawarcia umowy cywilno-prawnej lub złożenia deklaracji podatkowej w Urzędzie Skarbowym. W związku z tym, znaczniki czasu, za sprawą niepodważalności terminu podpisania danego dokumentu, gwarantują dodatkowe zabezpieczenie interesów prowadzonej działalności gospodarczej.