Fiskalizacja kasy online - na czym polega ta procedura i kto ją wykonuje?

---

Fiskalizacja kasy online to czynność, bez której trudno wyobrazić sobie rozpoczęcie prowadzenia ewidencji za pomocą urządzenia rejestrującego. Dopiero wykonanie tej operacji pozwala przedsiębiorcy m.in. na wystawianie i wydawanie paragonów fiskalnych. Na czym konkretnie polega cała procedura i kto ją wykonuje?

Proces inicjujący pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej

Zgodnie z definicją zawartą w Rozporządzeniu MF w sprawie kas rejestrujących, fiskalizacja urządzenia online to „jednokrotny i niepowtarzalny proces inicjujący pracę pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, zakończony wystawieniem raportu fiskalnego fiskalizacji”. Co ważne, procedura tego typu może zostać przeprowadzona wyłącznie przez serwisanta, który posiada ważne uprawnienia (przyznawane przez producenta lub importera danej technologii sprzedaży). A jednym z jej najistotniejszych etapów jest trwałe zapisanie NIP-u podatnika w pamięci fiskalnej konkretnego urządzenia.

W przypadku fiskalizacji kasy online kluczowe jest także to, że już w trakcie wykonywania tej procedury urządzenie musi zacząć współpracować z Centralnym Repozytorium Kas (CRK) - systemem teleinformatycznym, nadzorowanym przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Zadbanie o tę kwestię, tzn. dostęp do łącza internetowego (przewodowego lub bezprzewodowego), jest obowiązkiem podatnika. Bez tego serwisant nie będzie w stanie przeprowadzić fiskalizacji kasy rejestrującej online. Takie urządzenie musi bowiem trafić do rejestru Centralnego Repozytorium Kas. Co więcej, podczas fiskalizacji model typu online otrzymuje harmonogram przekazywania danych do CRK oraz indywidualny numer ewidencyjny (który trzeba umieścić w widocznym miejscu na obudowie kasy).

Czy podatnik musi zgłosić fiskalizację kasy online?

W przypadku urządzeń rejestrujących starszego typu (z papierową lub elektroniczną kopią paragonów) jednym z obowiązków podatnika było także pisemne zgłoszenie fiskalizacji do naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego. Warto więc podkreślić, że uruchomienie kasy online w trybie fiskalnym nie wiąże się z taką koniecznością. Urządzenie rejestrujące tego typu - za pośrednictwem Centralnego Repozytorium Kas - automatycznie przesyła do US informację na temat wykonanej fiskalizacji. Innymi słowy, przedsiębiorca nie musi dodatkowo zawiadamiać Urzędu Skarbowego w tej sprawie.

Uruchomienie kasy mającej postać oprogramowania

Przepisy dopuszczają też stosowanie przez podatników tzw. wirtualnych kas fiskalnych (mających postać oprogramowania). Co więcej, w przypadku takich technologii sprzedaży nie ma wymogu przeprowadzenia fiskalizacji przez serwisanta. Innymi słowy, przedsiębiorca może samodzielnie uruchomić i skonfigurować kasę wirtualną na urządzeniu (np. smartfonie) zgodnym z wymogami określonymi przez jej producenta. Należy jednak pamiętać, że korzystanie z takiej technologii sprzedaży wymaga również ustawienia połączenia z drukarką, która zapewni wystawianie niezbędnych dokumentów, m.in. paragonów fiskalnych. Jeśli więc podatnik uzna, że cała procedura instalacji kasy mającej postać oprogramowania będzie dla niego zbyt skomplikowana, dla bezpieczeństwa warto skorzystać z pomocy serwisanta.