Jak stworzyć system sprzedaży z oprogramowaniem, drukarką fiskalną i komputerem POS?

System sprzedaży to rozwiązanie dla firmy, które często składa się z oprogramowania, urządzenia fiskalnego, komputera POS lub tabletu oraz niezbędnych technologii peryferyjnych.

Konkretne elementy takiego systemu mogą być różne - w zależności od reprezentowanej branży, wielkości i rodzaju przedsiębiorstwa czy też sposobu obsługiwania klientów. Ważne jest natomiast to, aby zadbać o kompatybilność każdego urządzenia lub programu dla firmy. Co więcej, w niektórych działalnościach, takich jak sklepy czy lokale gastronomiczne, niezbędne będzie wdrożenie rozwiązania sprzedażowo-magazynowego. Wspomniany system obejmuje wtedy nie tylko urządzenia i oprogramowanie wykorzystywane na stanowiskach obsługi klientów, ale także technologie niezbędne do pracy na zapleczu przedsiębiorstwa.

Tworzenie systemu sprzedaży najlepiej rozpocząć od wyboru odpowiedniego oprogramowania, które będzie dopasowane do potrzeb firmy oraz reprezentowanej branży.

Współcześnie programy dla firm są często tworzone z myślą o konkretnych rodzajach działalności gospodarczych, takich jak sklepy spożywcze, piekarnie, drogerie, restauracje, bary szybkiej obsługi czy hotele. W rezultacie, poszczególne aplikacje sprzedażowe będą oferowały nieco odmienne funkcje - dostosowane do specyfiki danej branży. Dlatego najpierw warto wybrać odpowiedni program dla firmy, a następnie kompatybilne z nim urządzenia, np. drukarkę fiskalną online, komputer POS, terminal płatniczy, czytnik kodów kreskowych i wagę elektroniczną.

Ponieważ różne branże wymagają zazwyczaj zaimplementowania innych funkcji, które będą dopasowane do sposobu prowadzenia sprzedaży czy też pracy na zapleczu.

Przykładowo: sklep może potrzebować rozbudowanych kartotek towarowych, definiowania rabatów na konkretne pozycje PLU, wystawiania różnorodnych dokumentów handlowych i magazynowych, nadzorowania rozliczeń z kontrahentami i zarządzania funkcjami specjalistycznych urządzeń, np. wago-skanerów lub wag etykietujących. Z kolei w gastronomii ważniejsze może okazać się konfigurowanie receptur i monitorowanie zużycia surowców, graficzne odwzorowanie układu stolików w lokalu, wdrożenie integracji z zapleczem kuchennym, łatwe modyfikowanie zamówień i rachunków lub prowadzenie sprzedaży z dostawą do klientów.

Wspomniane rodzaje oprogramowania będą często oferowały funkcje dostosowane do jednej bądź drugiej branży.

Faktem jest, że zarówno program sprzedażowy dla sklepu, jak i program dla gastronomii, zapewniają przede wszystkim bieżące prowadzenie handlu, czyli rejestrowanie transakcji i przyjmowanie płatności. Wiele innych funkcji takich rozwiązań informatycznych znajduje jednak zastosowanie w konkretnej branży. Przykładowo: program używany w sklepie nie musi zapewniać prowadzenia sprzedaży z dostawą do klientów lub zarządzania zapleczem kuchennym. Natomiast w typowym oprogramowaniu gastronomicznym będą to często podstawowe funkcje, bez których trudno wyobrazić sobie codzienną pracę.

Ponadto, ważne różnice użytkowe mogą być związane z dostępnymi integracjami. W praktyce oznacza to, że aplikacja dla sklepu zaoferuje połączenie nie tylko z drukarką fiskalną czy terminalem płatniczym, ale też z wagą etykietującą albo wago-skanerem. Z kolei w przypadku programu wykorzystywanego w gastronomii istotna okaże się integracja z urządzeniami wykorzystywanymi na zapleczu kuchennym, np. z drukarką zamówień lub ekranami funkcjonującymi w ramach systemu KDS (Kitchen Display System).

Tak, drukarka fiskalna online jest urządzeniem systemowym, które podczas prowadzenia sprzedaży współpracuje z odpowiednim oprogramowaniem.

To program dla firmy służy m.in. do zarządzania asortymentem lub zdefiniowania obsługiwanych form płatności, natomiast współpracująca z nim drukarka rejestrująca „pobiera” te dane oraz odpowiada za prawidłowe ewidencjonowanie sprzedaży i wystawianie dokumentów fiskalnych. Dlatego tak ważne jest, aby wspomniane elementy systemu były ze sobą w pełni kompatybilne.

Należy przede wszystkim zadbać o to, aby oprogramowanie i drukarka fiskalna obsługiwały taki sam protokół komunikacyjny.

W rozwiązaniach dostępnych na polskim rynku wykorzystywane są różnego rodzaju protokoły komunikacyjne, np. Thermal, Posnet, Elzab, Novitus i Novitus XML. Jak wskazują ich nazwy, w większości przypadków takie zasady przesyłania informacji i poleceń pomiędzy oprogramowaniem a drukarka fiskalną są wdrażane przez producentów urządzeń rejestrujących. Przed wyborem omawianych elementów systemu należy więc zawsze potwierdzić, że zapewniają one współpracę przy użyciu tego samego protokołu komunikacyjnego. W innym wypadku nie będzie możliwe skonfigurowanie połączenia pomiędzy drukarką fiskalną a oprogramowaniem sprzedażowym.

Protokół komunikacyjny to zestaw zasad określających sposób wymiany danych i przesyłania poleceń pomiędzy drukarką fiskalną a oprogramowaniem.

Można potraktować go jako wspólny „język” urządzenia rejestrującego i programu dla firmy. Zgodność takiego protokołu jest zaś jednym z podstawowych warunków stworzenia prawidłowo funkcjonującego systemu sprzedaży.

Drukarkę fiskalną należy dopasować zarówno do innych elementów systemu (w szczególności do używanego oprogramowania sprzedażowego), jak i do wielkości oraz specyfiki prowadzonej działalności.

Przy wyborze takiego urządzenia warto zwrócić uwagę m.in. na obsługiwaną bazę towarową, szybkość wystawiania dokumentów, łatwość wymiany rolki papieru, dostępne interfejsy komunikacyjne oraz sposób transmitowania danych do Centralnego Repozytorium Kas. Znaczenie mogą mieć również gabaryty drukarki fiskalnej - zwłaszcza w przypadku mniejszej placówki lub działalności mobilnej.

Tak, wszystkie elementy systemu sprzedaży muszą być ze sobą kompatybilne.

W przypadku współpracy pomiędzy komputerem POS i drukarką fiskalną niezbędna będzie obsługa odpowiedniego interfejsu komunikacyjnego, który zagwarantuje ustawienie prawidłowego połączenia. W zależności od wybranej konfiguracji, może to być np. transmisja danych przez USB, Ethernet (LAN) lub Wi-Fi. Co więcej, duże znaczenie ma system operacyjny danego komputera POS. Musi on umożliwić m.in. zainstalowanie sterowników drukarki fiskalnej.

Komputer POS (z ang. Point of Sale) to urządzenie typu all-in-one, które jest przeznaczone do pracy jako centralny punkt stanowiska sprzedaży.

Taki terminal komputerowy posiada m.in. kolorowy ekran dotykowy, wiele różnorodnych interfejsów komunikacyjnych, pasywny system chłodzenia oraz otwory montażowe, które, po zdemontowaniu podstawy, zapewniają powieszenie urządzenia np. na ścianie. W związku z tym, komputer POS, w porównaniu ze standardowym komputerem stacjonarnym, jest zdecydowanie lepiej przygotowany do pracy w systemie sprzedaży.

Tak, technicznie będzie to możliwe, jeżeli komputer spełnia wymagania danego oprogramowania i zapewnia obsługę pozostałych elementów systemu.

Warto jednak pamiętać, że nie każdy komputer stacjonarny zapewni rozwiązania, które są niezbędne do skutecznego i wygodnego zarządzania systemem sprzedaży. Przykładowo: wiele współczesnych programów dla firm trzeba obsługiwać z poziomu panelu dotykowego (o odpowiednich proporcjach, takich jak 4:3 lub 16:9). W systemie dla firmy mogą też działać specjalistyczne urządzenia, które będą wymagały skonfigurowania stałego, niezawodnego połączenia. A takie rozwiązania oraz funkcje, i to już w standardowej konfiguracji, zaoferuje praktycznie każdy terminal komputerowy typu POS.

Tak, ważne jest natomiast to, aby posiadał odpowiedni system operacyjny, spełniał wymagania programu dla firmy oraz umożliwiał bezproblemowe podłączenie różnych urządzeń peryferyjnych.

W mniejszym punkcie handlowym lub handlowo-usługowym, który nie wymaga wdrożenia rozbudowanego stanowiska kasowego, laptop może okazać się wystarczającym rozwiązaniem. W innym wypadku warto jednak zdecydować się na wdrożenie komputera POS. Wspomniane urządzenie będzie dużo lepiej przystosowane do współpracy z wieloma technologiami peryferyjnymi równocześnie oraz do intensywnego prowadzenia sprzedaży (np. za sprawą pasywnego sytemu chłodzenia).

Osobną kwestią jest natomiast to, że laptop sprawdzi się doskonale m.in. w codziennej pracy właściciela firmy lub menadżera. W takim przypadku można też zdecydować się na oprogramowanie podzielone na różne segmenty. Przykładowo: moduł administratora (służący do zarządzania całą firmą) będzie wtedy zainstalowany na laptopie przedsiębiorcy, natomiast aplikacja sprzedażowa - na komputerze POS, który jest używany przez kasjerów.

Tak, zwłaszcza tablet kasjerski może być z powodzeniem wykorzystywany przy zarządzaniu systemem sprzedaży.

Podobnie jak w przypadku komputera POS czy laptopa, wspomniany tablet musi być jednak kompatybilny z wybraną aplikacją dla firmy, urządzeniem fiskalnym oraz używanymi technologiami peryferyjnymi, np. terminalem płatniczym i skanerem kodów. Jego cechą charakterystyczną i największą zaletą będą zaś różne tryby pracy. Tablet kasjerski można bowiem zazwyczaj wdrożyć w konfiguracji ze stojakiem lub podstawką. Tego typu akcesoria zapewnią wygodną obsługę urządzenia przenośnego również w trybie stacjonarnym, np. na stanowisku kasowym.

Komputer POS lepiej odpowiada potrzebom rozbudowanego, stacjonarnego stanowiska sprzedażowego, natomiast tablet kasjerski zapewnia większą mobilność i elastyczność trybów pracy.

Wybór powinien więc zależeć m.in. od sposobu prowadzenia sprzedaży i obsługiwania klientów, rodzaju wykorzystywanych urządzeń peryferyjnych czy nawet od dostępnej przestrzeni. Nie należy bowiem z góry zakładać, że jedno bądź drugie rozwiązanie będzie zawsze najlepsze dla konkretnej branży. Zarówno komputer POS, jak i tablet kasjerski z praktyczną podstawą, może być dobrym wyborem np. dla sklepu, lokalu gastronomicznego lub hotelu. Warto natomiast rozważyć technologię przenośną chociażby wtedy, gdy przedsiębiorca prowadzi działalność mobilną. Poręczny tablet będzie wygodniejszy do przewożenia, a także zapewni skuteczne prowadzenie sprzedaży w różnych miejscach. Z kolei komputer POS oferuje zazwyczaj obsługę znacznie większej liczby różnorodnych portów komunikacyjnych. W rezultacie, zagwarantuje płynną współpracę z wieloma urządzeniami peryferyjnymi jednocześnie.

System operacyjny urządzenia musi być zgodny z wymaganiami wybranego programu sprzedażowego.

Dlatego przy wyborze terminala komputerowego lub tabletu należy zwrócić uwagę nie tylko na ważne parametry sprzętowe, takie jak wydajność podzespołów lub obsługiwane interfejsy komunikacyjne. Ważne będzie również to, aby system operacyjny urządzenia umożliwił zainstalowanie konkretnego oprogramowania.

Wybrany terminal komputerowy powinien posiadać tyle pamięci RAM, aby spełnił wymagania techniczne wykorzystywanego oprogramowania i zapewnił jego płynne działanie.

Nie ma więc jednej wartości, odpowiedniej dla każdego rozwiązania systemowego. Chociaż zazwyczaj prosta aplikacja sprzedażowa będzie cechować się mniejszymi wymaganiami, niż rozbudowane oprogramowanie z funkcjami handlowymi i magazynowymi. Osobną kwestią jest zaś to, że niektóre terminale komputerowe oferują rozszerzenie zamontowanej standardowo pamięci operacyjnej. Pozwoli to np. na zwiększenie RAM-u z 8 GB do 16 GB - i tym samym na dopasowanie tego parametru do wymagań wybranego oprogramowania.

Tak, ponieważ wydajność procesora ma bezpośredni wpływ na szybkość działania programów zainstalowanych na komputerze POS.

Duże znaczenie będzie miał także rodzaj zastosowanego dysku twardego. Jeżeli przedsiębiorcy zależy na sprawnym wykonywaniu obowiązków, a sprzedaż w punkcie handlowym lub handlowo-usługowym jest prowadzona bardzo intensywnie, warto zainwestować w komputer POS z szybkim dyskiem typu SSD.

Parametry ekranu, np. jego wielkość, proporcje i optymalną rozdzielczość, należy dopasować do wykorzystywanych programów oraz sposobu pracy sprzedawcy.

Panel dotykowy o przekątnej 15,6” lub 17” może ułatwiać korzystanie z rozbudowanego oprogramowania oraz prezentowanie wielu produktów i funkcji jednocześnie. Nie każde stanowisko pracy pozwoli jednak na wdrożenie takiego terminala komputerowego. Dlatego w przypadku miejsc o ograniczonej przestrzeni lepszym wyborem może okazać się np. komputer POS lub tablet z 10-calowym ekranem. Takie urządzenie bez problemu zmieści się na mniejszym stanowisku obsługi klientów - wraz z dodatkowymi technologiami peryferyjnymi. Co więcej, przy wyborze rozwiązania typu POS warto zwrócić uwagę na proporcje wyświetlacza, np. 4:3 lub 16:9. Ten parametr ekranu dotykowego powinien być dopasowany do używanego oprogramowania sprzedażowego.

Komputer typu POS to urządzenie typu all-in-one, które posiada zintegrowany panel dotykowy.

Taki ekran umożliwia później szybkie i wygodne obsługiwanie klientów w punkcie handlowym lub handlowo-usługowym. A wynika to z tego, że większość współczesnych programów sprzedażowych jest dostosowana właśnie do pracy z poziomu panelu dotykowego. Nie oznacza to jednak, że do komputera typu POS nie da się podłączyć np. myszki i programowalnej klawiatury (ze zdefiniowanymi skrótami klawiszowymi). Jak najbardziej jest to możliwe i pozwala dodatkowo przyspieszyć korzystanie z niektórych funkcji systemowych.

Komunikacja pomiędzy takimi urządzeniami odbywa się przewodowo lub bezprzewodowo, zależnie od infrastruktury sieciowej w firmie oraz możliwości konkretnych urządzeń.

We współczesnych rozwiązaniach systemowych najczęściej stosuje się połączenie przewodowe przez USB lub Ethernet. W pierwszym przypadku polega to po prostu na bezpośrednim podłączeniu drukarki fiskalnej do komputera POS, natomiast w drugim - obydwa urządzenia będą współpracować w ramach firmowej sieci LAN. Niekiedy możliwe jest także skonfigurowanie komunikacji bezprzewodowej przez Wi-Fi (przy użyciu routera). Wtedy jednak zarówno drukarka fiskalna, jak i komputer POS, muszą obsługiwać wspomniany standard transmisji danych.

Tak, skaner kodów kreskowych często jest praktycznym uzupełnieniem systemu sprzedaży. Zazwyczaj podłącza się go do terminala komputerowego.

Takie urządzenie peryferyjne pozwala zautomatyzować odczytywanie danych dotyczących oferowanych produktów i tym samym ogranicza konieczność ręcznego wyszukiwania pozycji w programie sprzedażowym. Co więcej, współcześnie do wyboru są różnego rodzaju skanery kodów kreskowych. W zależności od potrzeb prowadzonej działalności i dostępnej przestrzeni roboczej, przedsiębiorca może zdecydować się np. na czytnik ręczny (przewodowy albo bezprzewodowy), prezentacyjny (stacjonarny) lub do zabudowy (w tym nawet zintegrowany wago-skaner).

Tak, wagę elektroniczną można podłączyć do komputera POS, a następnie korzystać z jej funkcji z poziomu oprogramowania sprzedażowego.

Tego typu integracja jest często niezbędna w przypadku placówek handlowych lub handlowo-usługowych, które oferują swoim klientom produkty ważone. Współpraca różnych elementów systemu zapewnia bowiem szybkie i skuteczne wykonywanie obowiązków firmowych. Co więcej, wagę elektroniczną, podobnie jak innego rodzaju urządzenia peryferyjne, można na różne sposoby dopasować do potrzeb prowadzonego biznesu. Współcześnie do wyboru mamy m.in. modele kalkulacyjne, etykietujące, multimedialne oraz działające w zabudowie (np. po zamontowaniu w ladzie kasjerskiej). Poszczególne wagi ze wspomnianych kategorii cechują się też różnymi parametrami technicznymi, m.in. niższymi lub wyższymi zakresami ważenia.

Tak, to popularne rozwiązanie, które pozwala wyświetlać np. informacje dotyczące bieżących transakcji lub komunikaty reklamowe.

Dodatkowy ekran dla klientów da się albo zamontować na obudowie komputera POS (jeśli dane urządzenie to zapewnia), albo po prostu ustawić na ladzie kasowej. Co więcej, w zależności od wybranej konfiguracji i dostępnej przestrzeni, taki wyświetlacz może mieć różną wielkość, np. 8, 10 lub 15 cali.

Tak, ale w zależności od wybranego oprogramowania i jego możliwości funkcje magazynowe będą dostępne albo w standardzie, albo jako opcjonalny moduł.

Cały system dla firmy służy wtedy nie tylko do prowadzenia handlu, czyli rejestrowania transakcji i przyjmowania płatności, ale również do obsługi dokumentów magazynowych, kontrolowania stanów produktów lub surowców, rozliczeń z kontrahentami oraz generowania raportów i analiz. Trzeba jednak pamiętać o tym, że nie w każdym przypadku wspomniane funkcje są dostępne w standardowej wersji danego oprogramowania. Moduł magazynowy może być opcjonalnym rozwiązaniem (dodatkowo płatnym).

Tak, ale często będzie to wymagało nie tylko wdrożenia m.in. drukarki fiskalnej, komputera POS i terminala płatniczego na każdym stanowisku pracy, ale też wykupienia odpowiedniej liczby licencji na dane oprogramowanie sprzedażowe.

Wspomniane rozwiązanie jest często spotykane w marketach i supermarketach, a także w większych sklepach odzieżowych, obuwniczych, z elektroniką lub drogeriach. Kilka stanowisk kasowych, zintegrowanych w ramach jednego systemu sprzedaży, zapewnia wtedy zmniejszenie kolejek i szybsze obsługiwanie klientów.

Tak, w restauracji, barze czy kawiarni można wdrożyć system sprzedaży z różnymi urządzeniami i odpowiednim oprogramowaniem.

Istotne będzie zwłaszcza wybranie programu komputerowego lub aplikacji z niezbędnymi funkcjami. Oprogramowanie gastronomiczne powinno bowiem zapewniać np. graficzne odwzorowanie układu stolików w lokalu, tworzenie receptur, konfigurowanie promocji czasowych (happy hours), sprzedawanie dań i napojów w zestawach, wszechstronne zarządzanie rachunkami oraz obsługę zamówień z dostawą. Co więcej, jeżeli dana placówka tego wymaga, konieczne okaże się wdrożenie modułu magazynowego lub systemu KDS (Kitchen Display System). Ważne będzie także zainstalowanie wszystkich niezbędnych urządzeń - zarówno drukarki fiskalnej oraz komputera POS, jak i terminala płatniczego, szuflady na pieniądze, drukarki zamówień czy nawet wagi elektronicznej.

Tak, ponieważ taki system pozwoli zautomatyzować wiele czynności związanych z prowadzeniem handlu.

Nowoczesne rozwiązanie sprzedażowe, które składa się np. z oprogramowania, drukarki fiskalnej online, komputera POS i różnych urządzeń peryferyjnych, zdecydowanie ułatwia i przyspiesza codzienne obsługiwanie klientów. Ponadto, taki system można zazwyczaj rozbudować o moduły służące do zarządzania innymi obszarami działalności handlowej, m.in. magazynem, kadrami, programem lojalnościowym dla klientów czy nawet księgowością sklepu.

Tak, ponieważ poszczególne elementy takiego rozwiązania można bez problemu dopasować także do potrzeb niewielkiej placówki handlowej.

Współcześnie do wyboru mamy zarówno różnorodne programy sprzedażowe, które można wdrożyć w mniej lub bardziej rozbudowanej konfiguracji, jak i urządzenia charakteryzujące się niedużymi gabarytami, np. małe drukarki fiskalne, poręczne tablety i kompaktowe terminale płatnicze. Co więcej, niektóre rozwiązania dla handlu, m.in. wago-skanery działające w zabudowie, pozwalają dodatkowo zaoszczędzić cenną przestrzeń na niewielkim stanowisku sprzedażowym.

Tak, ale już na etapie projektowania i wdrożenia takiego systemu należy uwzględnić możliwość zaimplementowania dodatkowych rozwiązań.

Rozbudowa systemu sprzedaży może oznaczać zarówno instalację kolejnych urządzeń peryferyjnych, jak i uruchomienie opcjonalnych modułów w wykorzystywanym już oprogramowaniu lub skonfigurowanie integracji z technologiami od innych dostawców. Co więcej, niekiedy przedsiębiorcy będzie zależało na stworzeniu dodatkowego stanowiska kasowego, które zmniejszy kolejki w prowadzonej placówce handlowej lub handlowo-usługowej. Dlatego tak ważne jest, aby już na starcie potwierdzić, że wybrany system sprzedaży zagwarantuje odpowiednie opcje rozbudowy w przyszłości.

Najlepiej skorzystać ze wsparcia renomowanego dystrybutora technologii sprzedaży.

Dostawca urządzeń fiskalnych i praktycznych rozwiązań peryferyjnych, który ma też w swojej ofercie oprogramowanie dla firm, pomoże w skonfigurowaniu odpowiedniego systemu - składającego się np. z drukarki online, komputera POS, programu sprzedażowego, terminala płatniczego, czytnika kodów, wagi elektronicznej i szuflady kasowej. Co więcej, renomowany dystrybutor nie tylko zaproponuje kompatybilne ze sobą technologie dla handlu lub usług, ale także przeprowadzi ich kompleksowe wdrożenie (wraz ze szkoleniem dla przedsiębiorcy i jego pracowników).

Dobry system sprzedaży to rozwiązanie, które składa się z urządzeń i programów dopasowanych do potrzeb danej działalności handlowej lub handlowo-usługowej.

Co więcej, przy wdrożeniu takiego systemu liczy się nie tylko indywidualna funkcjonalność jego poszczególnych komponentów, ale także ich pełna zgodność ze sobą. Duże znaczenie będą też miały czynniki zewnętrzne, takie jak przestrzeń dostępna na stanowisku kasowym oraz infrastruktura sieciowa w prowadzonej placówce. Dopiero uwzględnienie wszystkich wspomnianych aspektów pozwoli na wdrożenie dobrego systemu sprzedaży.