E-paragon fiskalny z kasy online - najważniejsze informacje

---

E-paragon fiskalny to dokument w formie elektronicznej, który da się wystawić przy użyciu kasy online lub kasy wirtualnej (mającej postać oprogramowania). Zgodnie z przepisami, przedsiębiorca może wydać taki dowód sprzedaży za zgodą nabywcy oraz w sposób z nim ustalony. Co jeszcze warto wiedzieć o realizowaniu e-paragonów fiskalnych?

Podstawowa zasada - za zgodą nabywcy i w sposób z nim ustalony

Polskie przepisy fiskalne dopuszczają zrealizowanie paragonu w dwóch postaciach - papierowej i elektronicznej. Co ważne, z punktu widzenia prawa obydwie formy wydania wspomnianego dowodu sprzedaży są równoznaczne i stanowią potwierdzenie zaewidencjonowania danej transakcji. Ponadto, w myśl przepisów przedsiębiorca może nawet pominąć wydruk papierowego paragonu z kasy. Kluczowe jest jednak to, że nabywca towaru lub usługi musi najpierw wyrazić zgodę na otrzymanie dokumentu w postaci elektronicznej, a także na konkretną formę wydania takiego dowodu sprzedaży.

Jednoznacznie definiuje to paragraf 19a. Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z treścią przywołanego przepisu: „Podatnicy, prowadząc ewidencję przy użyciu kas online, mogą wystawiać i wydawać nabywcy, za jego zgodą i w sposób z nim uzgodniony, paragon fiskalny lub fakturę w postaci elektronicznej. Jeżeli rozpoczęta sprzedaż nie zostanie dokonana, podatnik może wystawić paragon fiskalny anulowany lub fakturę anulowaną w postaci elektronicznej”.

Rodzaj stosowanej technologii sprzedaży ma znaczenie

W kontekście wystawiania e-paragonów fiskalnych istotny jest także rodzaj stosowanej technologii sprzedaży. Przepisy dopuszczają realizowanie takich dokumentów w przypadku korzystania z urządzenia rejestrującego typu online (kasy, drukarki, kasoterminala) lub kasy mającej postać oprogramowania (tzw. wirtualnej). W związku z tym, rozwiązania technologiczne starszego typu, czyli modele z elektroniczną lub papierową kopią paragonów, nie mogą zapewnić wystawiania omawianych dowodów sprzedaży. Ani w myśl obowiązujących przepisów fiskalnych, ani od strony technicznej.

Osobną kwestią są również „indywidualne predyspozycje” konkretnych kas rejestrujących typu online. Przepisy wymagają bowiem integracji takiej technologii sprzedaży z zewnętrznym systemem dystrybucji e-paragonów. Tylko wtedy możliwe będzie prawidłowe przesyłanie dokumentów fiskalnych, które mają postać elektroniczną. I właśnie opcje dostępne w zakresie takiej integracji są różne w zależności od funkcjonalności danego urządzenia rejestrującego online lub kasy wirtualnej.

HUB paragonowy od Ministerstwa Finansów

Jednym z systemów dystrybucji e-paragonów fiskalnych, z którego mogą skorzystać zarówno konsumenci, jak i przedsiębiorcy, jest HUB paragonowy od Ministerstwa Finansów. Wspomniane rozwiązanie zostało uruchomione we wrześniu 2023 roku, stanowi część aplikacji mobilnej E-paragony (dostępnej na urządzeniach przenośnych z systemem Android lub iOS) oraz może być używane całkowicie bezpłatnie.

W przypadku konsumentów korzystanie z HUB-u paragonowego jest bardzo proste. Wystarczy zainstalować aplikację E-paragony np. na smartfonie i z poziomu wspomnianego oprogramowania odbierać elektroniczne dokumenty fiskalne udostępniane przez sprzedawców. Natomiast przedsiębiorca musi wtedy posiadać kasę online (lub mającą postać oprogramowania), którą da się zintegrować z systemem dystrybucji od Ministerstwa Finansów. Warto dodać, że samą procedurę połączenia stosowanej technologii sprzedaży z HUB-em paragonowym podatnik może przeprowadzić albo samodzielnie, albo z pomocą serwisanta urządzeń fiskalnych.