Kto jest wyłączony z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej?

Ze zwolnienia mogą korzystać przedsiębiorcy, którzy nie przekroczyli obowiązującego limitu obrotu lub wykonują czynności wymienione w załączniku do rozporządzenia MF w tej sprawie.

Samo prowadzenie sprzedaży na rzecz osób fizycznych nie oznacza jeszcze automatycznego obowiązku zakupu i stosowania urządzenia rejestrującego. Trzeba jednak każdorazowo sprawdzić wysokość obrotu, rodzaj prowadzonej działalności, sposób dokumentowania transakcji oraz to, czy dana sprzedaż nie została wyłączona ze zwolnień.

Przepisy przewidują przede wszystkim zwolnienie podmiotowe oraz zwolnienia przedmiotowe.

Zwolnienie podmiotowe jest związane z wysokością obrotu osiąganego ze sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. W tym przypadku obowiązek stosowania kasy fiskalnej występuje dopiero po przekroczeniu odgórnie ustalonej kwoty. Natomiast zwolnienie przedmiotowe dotyczy konkretnych czynności lub rodzajów działalności, które zostały wskazane w załączniku do Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień.

Zwolnienie podmiotowe pozwala na to, aby podatnik nie stosował kasy fiskalnej do momentu przekroczenia ustawowego limitu obrotu.

Co do zasady, kwota graniczna wynosi aktualnie 20 000 złotych i dotyczy całego roku obrachunkowego - składającego się z 365 lub 366 dni. Ponadto, do ustalenia tego, czy limit obrotu został przekroczony, bierze się pod uwagę wyłącznie wartość sprzedaży prowadzonej na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych. Pozostałe przychody przedsiębiorstwa, pochodzące np. z handlu dokonywanego na rzecz innych firm (dokumentowane fakturami), nie są wtedy uwzględniane.

W takim przypadku limit obrotu należy zawsze obliczyć proporcjonalnie do konkretnej liczby dni prowadzenia sprzedaży w danym roku podatkowym.

Do ustalenia odpowiedniej kwoty stosuje się poniższy wzór:

L = 20 000 zł × D / R

gdzie:

• L oznacza indywidualny limit zwolnienia;
• D oznacza liczbę dni prowadzenia sprzedaży do końca roku;
• R oznacza liczbę dni w danym roku podatkowym.

W związku z tym, im później w danym roku przedsiębiorca rozpocznie obsługę klientów indywidualnych, tym niższy będzie przysługujący mu limit, po przekroczeniu którego trzeba zacząć korzystać z kasy fiskalnej.

Zwolnienie przedmiotowe dotyczy konkretnych towarów, usług, rodzajów działalności lub sposobów prowadzenia sprzedaży, które zostały wskazane w przepisach.

Jeżeli wykonywana czynność znajduje się w odpowiednim załączniku do Rozporządzenia MF i przedsiębiorca spełnia wszystkie określone w przepisach warunki, sprzedaż na rzecz klientów indywidualnych może nie wymagać ewidencjonowania na kasie. Należy jednak dokładnie sprawdzić opis danej pozycji, ponieważ zwolnieniu przedmiotowemu często towarzyszą dodatkowe wymagania.

Tak, część usług finansowych i ubezpieczeniowych została ujęta w katalogu czynności korzystających ze zwolnienia.

Nie należy jednak zakładać, że każda usługa świadczona przez podmiot z branży finansowej lub ubezpieczeniowej jest automatycznie zwolniona. Istotny będzie dokładny zakres wykonywanej czynności i jej zgodność z pozycją wskazaną w rozporządzeniu.

W przypadku części usług, które są związane z obsługą rynku nieruchomości, można korzystać ze zwolnienia - jednak pod warunkiem właściwego udokumentowania sprzedaży.

W praktyce jednym z istotnych wymogów prawnych jest udokumentowanie całej usługi fakturą. Oznacza to, że sam fakt prowadzenia działalności związanej z nieruchomościami nie przesądza jeszcze o prawie do korzystania ze zwolnienia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej.

Niektóre usługi pocztowe i kurierskie mogą korzystać ze zwolnienia, ale przepisy przewidują także wyjątki.

Szczególnej analizy wymagają usługi związane z przygotowaniem i dostawą towarów na zamówienie. Przedsiębiorca powinien więc zawsze zweryfikować, czy rzeczywisty sposób świadczenia usług odpowiada zakresowi pozycji wskazanej w rozporządzeniu.

Tak, czynności notarialne zostały wymienione w katalogu działalności korzystających ze zwolnienia.

Nie oznacza to jednak, że każda dodatkowa usługa lub sprzedaż wykonywana w ramach działalności kancelarii musi podlegać identycznym zasadom. Zwolnienie przedmiotowe należy zawsze odnosić do konkretnego rodzaju czynności, która jest związana z obsługą osób fizycznych.

Nie. Sama płatność przelewem nie daje automatycznie prawa do zwolnienia z obowiązku stosowania urządzenia fiskalnego.

W określonych przypadkach zwolnienie może być możliwe, jeśli z dokumentacji i ewidencji jednoznacznie wynika, jakiej czynności dotyczyła wpłata i kto był jej nabywcą. Trzeba jednak równocześnie sprawdzić, czy dany towar lub usługa nie znajduje się w katalogu czynności bezwzględnie wyłączonych ze zwolnień.

Nie zawsze. Faktura nie zastępuje automatycznie obowiązku ewidencjonowania sprzedaży na kasie fiskalnej.

W niektórych przypadkach pełne dokumentowanie sprzedaży fakturami jest jednym z warunków skorzystania ze zwolnienia przedmiotowego. Jeżeli jednak dana czynność została wyłączona ze zwolnień, samo wystawienie faktury nie usuwa obowiązku zastosowania kasy.

Tak, ale tylko wtedy, gdy spełnione są wszystkie pozostałe warunki, które znajdują się w przepisach dotyczących kas fiskalnych.

Brak rejestracji działalności gospodarczej nie oznacza automatycznie braku obowiązków fiskalnych. Zwłaszcza wtedy, gdy dokonywana jest sprzedaż na rzecz klientów indywidualnych. W związku z tym, osoba prowadząca działalność nierejestrowaną również musi analizować limit obrotu oraz rodzaj sprzedawanych towarów lub świadczonych usług.

Tak. Prawo do zwolnienia można utracić po przekroczeniu limitu obrotu albo po rozpoczęciu sprzedaży towarów lub usług wyłączonych ze zwolnień.

Utrata zwolnienia oznacza konieczność rozpoczęcia prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy rejestrującej. W zależności od przyczyny, urządzenie fiskalne trzeba zacząć stosować albo po upływie okresu dostosowawczego, który wynosi 3 miesiące, albo już przy pierwszej sprzedaży towaru lub usługi na rzecz klienta indywidualnego.

Obowiązek ten powstaje po upływie okresu przewidzianego w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwolnień.

W przypadku przekroczenia limitu obrotu rejestrowanie sprzedaży na kasie trzeba rozpocząć najpóźniej od pierwszego dnia trzeciego miesiąca - następującego po miesiącu, w którym utracono prawo do zwolnienia podmiotowego. Przedsiębiorca powinien wykorzystać ten czas m.in. na zakup urządzenia, umówienie jego fiskalizacji, wykonanie wszystkich niezbędnych integracji (np. z terminalem płatniczym) oraz przygotowanie pracowników do obsługi klientów.

Nie. Część działalności gospodarczych, ze względu na sprzedaż konkretnych towarów lub usług, jest wyłączona z jakichkolwiek zwolnień z obowiązku stosowania kasy fiskalnej.

W takich przypadkach konieczność używania urządzenia rejestrującego występuje już od pierwszej sprzedaży, która zostanie dokonana na rzecz klienta indywidualnego. Dlatego też samo sprawdzenie wartości sprzedaży i ustalenie, czy nie doszło do przekroczenia limitu obrotu, bywa niewystarczające. Należy także przeanalizować katalog wyłączeń, który znajduje się w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie zwolnień.

W pierwszej kolejności należy zapoznać się z aktualnym Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Zasady i przepisy znajdujące się we wspomnianym akcie prawnym określają szczegółowo, kiedy i w jakich okolicznościach podatnikowi przysługuje prawo do prowadzenia sprzedaży bez urządzenia fiskalnego. Jeżeli przedsiębiorca nadal będzie miał wątpliwości dotyczące swojej firmy, może skontaktować się np. z właściwym Urzędem Skarbowym lub Krajową Informacją Podatkową.

Nie. Zwolnienia z tego obowiązku są wprowadzane na czas określony i mogą ulegać zmianom.

Roczny limit obrotu na poziomie 20 000 złotych od wielu lat pozostaje niezmienny, lecz nie można z góry zakładać, że w przyszłości ustawodawca nie zdecyduje się np. na jego obniżenie. Ponadto, Rozporządzenie dotyczące zwolnień jest wydawane na konkretny okres i przed jego wygaśnięciem Ministerstwo Finansów przygotowuje kolejny akt prawny w tej sprawie. Często wiąże się to np. z rozszerzeniem katalogu towarów lub usług, przy sprzedaży których trzeba bezwzględnie korzystać z kasy fiskalnej (już od pierwszej sprzedaży).