Programowanie i obsługa bazy PLU na urządzeniach fiskalnych

PLU to pozycja towarowa, która reprezentuje produkt lub usługę w bazie wykorzystywanej podczas prowadzenia sprzedaży.

W przypadku kasy fiskalnej, która jest rozwiązaniem samodzielnym, wszystkie pozycje PLU muszą zostać zaprogramowane bezpośrednio w pamięci danego urządzenia. Natomiast drukarka fiskalna obsługuje „zewnętrzną” bazę towarową - w ramach współpracy z używanym oprogramowaniem sprzedażowym (zainstalowanym np. na komputerze POS lub tablecie). Co ważne, w obydwu przypadkach każda pozycja PLU musi zawierać istotne informacje na temat produktu lub usługi, m.in. nazwę pozwalającą na jej jednoznaczną identyfikację, cenę oraz przypisaną do niej, właściwą stawkę podatku VAT.

Baza PLU zawiera dane dotyczące sprzedawanych produktów lub usług. W przypadku kasy fiskalnej jest ona zaprogramowana bezpośrednio w pamięci urządzenia.

Maksymalna wielkość bazy towarowej zależy od parametrów i wydajności konkretnego modelu. W prostszych kasach fiskalnych będzie to kilka tysięcy pozycji PLU, natomiast bardziej rozbudowane rozwiązania pozwalają obsługiwać znacznie większy asortyment.

Baza towarowa pozwala zdefiniować produkty i usługi, które następnie użytkownik wybiera podczas rejestrowania sprzedaży.

Dzięki temu kasjer nie musi każdorazowo wprowadzać wszystkich informacji dotyczących sprzedawanej pozycji PLU. Korzysta z wcześniej przygotowanej i zaprogramowanej bazy towarowej - odpowiadającej asortymentowi danej firmy.

Każda kasa fiskalna umożliwia programowanie pozycji PLU bezpośrednio z poziomu menu użytkownika.

Wybrane modele da się również podłączyć do komputera, na którym jest zainstalowane oprogramowanie służące do skonfigurowania bazy towarowej i późniejszego „wgrania” takich danych na kasę fiskalną. Wspomniane rozwiązanie wykorzystuje się często w przypadku bardzo rozbudowanego asortymentu - wymagającego zdefiniowania np. kilkudziesięciu tysięcy pozycji PLU. Wynika to z faktu, że ręczne wprowadzanie takich danych do pamięci kasy byłoby niezwykle żmudne i czasochłonne. Natomiast komputer z odpowiednim oprogramowaniem (dostarczanym np. przez producenta urządzenia fiskalnego) pozwala znacząco przyspieszyć ten proces.

Nie, kasa fiskalna sama w sobie pozwala na zaprogramowanie każdej pozycji PLU.

Jednak w przypadku większej liczby produktów lub usług zdecydowanie szybsze i wygodniejsze okaże się wykorzystanie odpowiedniego oprogramowania (dostarczanego np. przez producenta danego urządzenia). Wówczas będzie można wcześniej przygotować bazę PLU na firmowym komputerze, a następnie przesłać takie dane do kasy fiskalnej (np. w ramach połączenia przez USB).

Przy definiowaniu pozycji towarowej należy wprowadzić dane wymagane do jej prawidłowego zarejestrowania podczas sprzedaży.

Do takich informacji zaliczamy m.in. indywidualną nazwę PLU (pozwalającą na jednoznaczne zidentyfikowanie produktu lub usługi), jej cenę oraz odpowiednią stawkę podatku VAT.

Maksymalna liczba obsługiwanych pozycji PLU zależy od parametrów konkretnego modelu.

W najprostszych kasach fiskalnych będzie to kilka tysięcy produktów lub usług, podczas gdy bardziej zaawansowane modele pozwolą na zdefiniowanie znacznie większej bazy towarowej, np. 20 000, 50 000 albo nawet 100 000 PLU.

Pojemność bazy PLU powinna być dostosowana do wielkości danego asortymentu.

Przy wyborze kasy fiskalnej warto też uwzględnić wprowadzanie dodatkowych produktów lub usług do firmowej oferty. Urządzenie z większą bazą towarową pozwoli na bezproblemowe zaprogramowanie kolejnych pozycji PLU w przyszłości.

Tak, jeżeli przedsiębiorca planuje w przyszłości zwiększać liczbę oferowanych produktów lub usług, warto już na początku wybrać kasę fiskalną z większą bazą towarową.

Jeżeli obecnie firma posiada np. kilka tysięcy pozycji PLU, wybór urządzenia pracującego na granicy maksymalnej pojemności ograniczy możliwości dalszej rozbudowy asortymentu. Większa baza towarowa zapewnia pod tym względem dodatkową swobodę działania wraz z rozwojem przedsiębiorstwa.

W przypadku zdecydowanej większości kas fiskalnych baza PLU jest parametrem niezmiennym i nie da się jej rozbudować w przyszłości.

Liczba programowalnych produktów lub usług to jedna z najważniejszych kwestii przy wyborze takiego urządzenia rejestrującego. Dlatego przy podejmowaniu decyzji zakupowej należy uwzględnić zarówno aktualny asortyment, jak i ewentualne rozszerzenie oferty w przyszłości.

Jeżeli baza towarowa kasy zostanie zapełniona, użytkownik nie będzie mógł zaprogramować w niej kolejnych produktów lub usług.

Warto też pamiętać, że obowiązujące przepisy nie dopuszczają programowania kilku różnych elementów asortymentu w grupach, pod jedną pozycją PLU. Każdy produkt (lub każda usługa) musi zostać oddzielnie zdefiniowany w pamięci kasy fiskalnej - wraz z niepowtarzalną nazwą, ceną i przypisaną do danej pozycji stawką VAT.

Parametr bazy PLU w kasie należy dopasować do liczby oferowanych produktów lub usług, a nie do wielkości firmy.

Przykładowo: niewielki punkt handlowy również może oferować rozbudowany asortyment, chociażby szeroki wybór towarów spożywczych, kosmetycznych lub elektronicznych. I w takich okolicznościach również należy sięgnąć po kasę fiskalną, której baza PLU pozwoli na zgodne z przepisami zaprogramowanie wszystkich produktów.

Tak, w bazie PLU programuje się nie tylko towary, ale również usługi.

Dlatego parametry takiej bazy danych mogą mieć znaczenie również dla przedsiębiorców prowadzących działalności usługowe, np. warsztaty samochodowe, salony fryzjerskie i kosmetyczne lub gabinety stomatologiczne.

Tak, przy programowaniu pozycji PLU należy podać jej cenę.

Dzięki temu przy późniejszych rejestrowaniu sprzedaży kasa fiskalna lub oprogramowanie sprzedażowe może automatycznie obliczyć kwotę, którą należy zapłacić przy zakupie konkretnego elementu asortymentu.

Tak, podczas definiowania pozycji towarowej należy przypisać do niej odpowiednią stawkę podatku VAT.

Jest to jeden z kluczowych etapów prawidłowego przygotowania bazy PLU - zarówno w przypadku kasy fiskalnej, jak i systemu składającego się np. z drukarki fiskalnej, komputera POS i oprogramowania sprzedażowego. Warto podkreślić, że to przedsiębiorca musi zadbać o to, aby do każdej pozycji towarowej była przypisana stawka VAT zgodna z zasadami opodatkowania produktu lub usługi.

Tak, użytkownik kasy fiskalnej lub programu sprzedażowego może edytować informacje dotyczące poszczególnych pozycji PLU.

Będzie to konieczne np. przy aktualizacji cen w firmowej ofercie, a także wtedy, gdy trzeba zmienić stawkę VAT przypisaną do produktu lub usługi.

W przypadku kasy fiskalnej wszystkie pozycje towarowe są zaprogramowane w pamięci takiego urządzenia. Natomiast drukarka fiskalna obsługuje bazę PLU, do której zyskuje dostęp w ramach połączenia z zewnętrznym oprogramowaniu sprzedażowym.

Na tym polega jedna z najważniejszych różnic pomiędzy wspomnianymi urządzeniami rejestrującymi. Kasa fiskalna jest rozwiązaniem w pełni autonomicznym (samodzielnym), natomiast drukarka fiskalna działa systemowo i musi współpracować z oprogramowaniem zainstalowanym np. na komputerze typu POS.

Nie, drukarka fiskalna musi współpracować z oprogramowaniem sprzedażowym, które jest zainstalowane np. na komputerze POS, tablecie kasjerskim lub laptopie.

Z poziomu wspomnianego programu użytkownik zarządza bazą towarową oraz obsługuje bieżącą sprzedaż. Takie rozwiązanie systemowe można też rozbudować o niezbędne urządzenia peryferyjne, np. terminal płatniczy, czytnik kodów kreskowych i wagę elektroniczną.

W przypadku drukarki fiskalnej baza towarowa jest zdefiniowana w programie sprzedażowym, z którym współpracuje takie urządzenie.

Dopiero połączenie obydwu elementów systemu umożliwia prawidłowe rejestrowanie sprzedaży produktów lub usług, które zostaną wcześniej skonfigurowane w oprogramowaniu dla firmy.

Liczba obsługiwanych pozycji PLU zależy od parametrów konkretnej drukarki fiskalnej.

Tego typu urządzenia rejestrujące są przystosowane do współpracy z bardzo dużą bazą towarową. W przypadku najprostszych modeli będzie to np. 100 000 PLU, natomiast najbardziej zaawansowane drukarki fiskalne zagwarantują obsługę nawet do 1 000 000 PLU.

W obydwu kategoriach urządzeń rejestrujących są dostępne rozwiązania, które sprawdzą się przy sprzedaży bardzo dużej liczby produktów lub usług.

Obsługa rozbudowanej bazy PLU to jedna z cech charakterystycznych współczesnych drukarek fiskalnych. Dlatego taka technologia sprzedaży będzie często optymalnym wyborem dla firm oferujących bardzo duży asortyment produktów lub usług. Warto jednak pamiętać, że drukarka fiskalna zawsze wymaga korzystania z zewnętrznego oprogramowania sprzedażowego, które z kolei trzeba zainstalować na firmowym komputerze, np. na terminalu komputerowym typu POS. Alternatywą dla wspomnianego rozwiązania może być nowoczesna kasa fiskalna all-in-one. To urządzenie systemowe, które również gwarantuje obsługę bardzo wielu pozycji PLU, a dodatkowo posiada m.in. wbudowany ekran dotykowy i aplikację sprzedażową.

Tak, jeżeli jej funkcjonalność oraz wielkość bazy PLU odpowiadają obecnym i przyszłym potrzebom sklepu.

Kasa fiskalna może być wygodnym rozwiązaniem w mniejszym punkcie handlowym, ponieważ nie wymaga tworzenia rozbudowanego stanowiska komputerowego. Do takiego urządzenia można też bezpośrednio podłączyć różnego rodzaju peryferia, np. terminal płatniczy, skaner kodów kreskowych i szufladę kasową.

Tak, drukarka fiskalna będzie często optymalnym wyborem dla dużego sklepu, w którym ma funkcjonować rozbudowany system sprzedażowo-magazynowy.

Wpływa na to nie tylko obsługa bardzo dużej bazy towarowej, ale też ogólna wydajność wspomnianego urządzenia oraz jego ustandaryzowana współpraca z oprogramowaniem dla firmy. Oprócz tego, drukarka fiskalna, w porównaniu z kasą fiskalną, zazwyczaj zagwarantuje wyższe parametry mechanizmu termicznego, np. obsługę dłuższej rolki papieru i szybsze wystawianie firmowym dokumentów. Wszystkie wspomniane cechy przełożą się na sprawniejsze oraz wygodniejsze obsługiwanie klientów w dużej placówce handlowej.

Wielkość bazy PLU jest ważna, ale nie tylko ten aspekt powinien decydować o wyborze konkretnej kasy lub drukarki fiskalnej.

W przypadku urządzeń rejestrujących typu online, które są obecnie dostępne w sprzedaży, kluczowym parametrem jest interfejs służący do komunikacji z Centralnym Repozytorium Kas, np. Ethernet, GSM lub Wi-Fi. Kasa lub drukarka fiskalna online musi bowiem współpracować z serwerami CRK (przesyłać tam wymagane dane), a do tego konieczne będzie jej podłączenie do internetu. Ponadto, przy wyborze urządzenia warto zwrócić uwagę m.in. na parametry mechanizmu drukującego, panel użytkownika (wyświetlacz, klawiaturę) oraz możliwości w zakresie współpracy z innymi elementami systemu sprzedaży.