Aplikacja e-Paragony i HUB paragonowy - co zapewniają rozwiązania od MF?

Aplikacja e-Paragony to bezpłatne narzędzie od Ministerstwa Finansów, które umożliwia użytkownikom m.in. odbieranie i przechowywanie paragonów elektronicznych.

Konsumenci mogą korzystać ze wspomnianego oprogramowania na różnego typu urządzeniach mobilnych, m.in. na smartfonach i tabletach. Natomiast jedną z najważniejszych funkcji tej aplikacji jest HUB-paragonowy, który pozwala gromadzić cyfrowe dowody sprzedaży w jednym miejscu.

HUB paragonowy to rozwiązanie od Ministerstwa Finansów, które pośredniczy w bezpiecznym wystawianiu, przesyłaniu i odbieraniu paragonów elektronicznych.

Aby jednak było to możliwe, konieczne jest spełnienie pewnych warunków. Po pierwsze, trzeba wcześniej zintegrować kasę rejestrującą z HUB-em paragonowym od Ministerstwa Finansów. A będzie to możliwe wyłącznie w przypadku urządzeń lub kas mających postać oprogramowania, które są kompatybilne z tym narzędzie. Po drugie, klient musi nie tylko wyrazić zgodę na cyfrowy dowód sprzedaży, ale także korzystać z odpowiednio skonfigurowanej aplikacji e-Paragony (wraz funkcjonującym w jej ramach HUB-em paragonowym).

Klient korzystający z aplikacji e-Paragony udostępnia sprzedawcy swój indywidualny identyfikator, a następnie, po opłaceniu i zarejestrowaniu transakcji, otrzymuje cyfrowy dokument za pośrednictwem HUB-u paragonowego.

Udostępnione w ten sposób paragony elektroniczne są przechowywane w zasobach aplikacji od Ministerstwa Finansów. Nabywca może więc w dowolnym momencie sprawdzić zgromadzone tam dokumenty, co ułatwia m.in. ewentualne skorzystanie z prawa do reklamacji lub zwrotu towaru.

KID to indywidualny identyfikator użytkownika aplikacji e-Paragony.

Taki numer klient musi podać sprzedawcy po to, aby paragon elektroniczny mógł zostać przesłany na odpowiednie konto w aplikacji (zamiast danych osobowych lub innych informacji kontaktowych). Warto podkreślić, że obecnie oprogramowanie od MF pozwala też na współdzielenie wspomnianego identyfikatora. Pozwala to np. na gromadzenie w jednym miejscu e-paragonów odbieranych przez różnych członków rodziny.

Nie. Aplikacja e-Paragony jest rozwiązaniem całkowicie bezpłatnym.

Dotyczy to zarówno konsumentów, którzy odbierają i przechowują paragony elektroniczne przy użyciu tego narzędzia, jak i sprzedawców wystawiających takie dowody sprzedaży.

Tak. Paragon elektroniczny z kasy rejestrującej ma taką samą moc prawną, jak paragon wydrukowany na papierze termicznym.

Jeżeli dokument zostanie prawidłowo wystawiony i przekazany w formie elektronicznej, stanowi pełnoprawny, fiskalny dowód sprzedaży. Nie jest więc jedynie kopią albo dodatkową informacją przesłaną klientowi.

Nie. Jeżeli klient uzgodnił ze sprzedawcą otrzymanie dokumentu elektronicznego i e-paragon został prawidłowo zrealizowany, nie ma potrzeby dodatkowego drukowania tego samego dowodu zakupu.

Dzięki temu przedsiębiorca może ograniczyć zużycie papieru termicznego i tym samym zmniejszyć koszty eksploatacji kasy rejestrującej. Z kolei klient nie musi przechowywać papierowego paragonu fiskalnego, który z czasem może np. wyblaknąć.

Tak. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, klient musi zgodzić się nie tylko na zastąpienie papierowego paragonu, ale także na konkretną formę przekazania cyfrowego dokumentu.

Dopiero po spełnieniu takich wymogów sprzedawca może przesłać lub udostępnić nabywcy paragon elektroniczny. W tym przypadku nie ma też znaczenia, z jakiej kasy rejestrującej korzysta przedsiębiorca lub z jakim systemem dystrybucji e-paragonów jest zintegrowane takie urządzenie.

Nie. Wydanie paragonu elektronicznego wymaga wcześniejszej zgody nabywcy.

Jeżeli klient w ogóle nie chce otrzymać e-paragonu lub nie odpowiada mu zaproponowana forma udostępnienia takiego dowodu zakupu (np. ze względu na ograniczenia techniczne), przedsiębiorca musi wystawić papierowy paragon. W innym wypadku nie będzie można zarejestrować transakcji.

Zgodnie z przepisami, realizowanie paragonów elektronicznych jest możliwe w przypadku urządzeń fiskalnych online oraz kas mających postać oprogramowania (wirtualnych).

Nie oznacza to jednak, że każda kasa online lub wirtualna jest od razu przystosowana do wystawiania e-paragonów. Jeżeli konkretna technologia sprzedaży zapewnia taką funkcjonalność, trzeba ją też najpierw zintegrować z zewnętrznym systemem dystrybucji cyfrowych dokumentów, takim jak HUB paragonowy od Ministerstwa Finansów.

Większość kas fiskalnych online, które są obecnie dostępne w sprzedaży, jest kompatybilna z aplikacją e-Paragony i HUB-em paragonowym.

Nie oznacza to jednak, że urządzenia zakupione w przeszłości i wykorzystywane już do prowadzenia ewidencji również zagwarantują zgodność z rozwiązaniami od Ministerstwa Finansów. Aby to potwierdzić, przedsiębiorca może skontaktować się np. z producentem lub dystrybutorem swojej kasy online.

Nie. Urządzenia starszego typu, nazywane też offline’owymi, nie zapewniają wystawiania paragonów w formie elektronicznej.

Kasy fiskalne z papierową lub elektroniczną kopią paragonów nie posiadają funkcjonalności, która pozwoliłaby na realizowanie cyfrowych dowodów sprzedaży. Nie da się ich także w żaden sposób zintegrować z systemem dystrybucji e-paragonów, takim jak HUB paragonowy od Ministerstwa Finansów.

Tak, jeżeli konkretny model posiada odpowiednią funkcjonalność i zostanie zintegrowany z systemem dystrybucji e-paragonów, przedsiębiorca będzie mógł realizować takie dowody sprzedaży.

Przepisy dopuszczają wystawianie i przesyłanie paragonów elektronicznych w przypadku różnego typu urządzeń fiskalnych online - zarówno kas, jak i drukarek rejestrujących czy nawet kasoterminali. Co do zasady, taka forma wydania dowodu sprzedaży jest również dopuszczalna wtedy, gdy przedsiębiorca korzysta z kasy mającej postać oprogramowania (wirtualnej).

Tak, jeżeli jego część fiskalna jest zgodna z wymogami dotyczącymi urządzeń online oraz obsługuje on funkcję realizowania cyfrowych dowodów sprzedaży.

Podobnie jak w przypadku kasy czy drukarki fiskalnej online, kasoterminal też będzie trzeba najpierw zintegrować z systemem dystrybucji e-paragonów. Wówczas takie rozwiązanie all-in-one zaoferuje np. przyjęcie płatności bezgotówkowej, zarejestrowanie sprzedaży oraz przesłanie paragonu w formie elektronicznej.

Tak. Wystawianie i przesyłanie e-paragonów jest dozwolone także w przypadku kas mających postać oprogramowania.

Konkretne możliwości w tym zakresie będą jednak zależały od funkcjonalności kasy wirtualnej oraz od zgodności takiej technologii z zewnętrznym systemem dystrybucji e-paragonów, np. z HUB-em paragonowym od MF. Warto też pamiętać, że omawiane rozwiązanie sprzedażowe samo w sobie jest dozwolone wyłącznie w branżach wskazanych przez ustawodawcę. Z kas mających postać oprogramowania można korzystać m.in. w działalnościach gastronomicznych i hotelowych.

Ryzyko zgubienia e-paragonu jest znacznie mniejsze, ponieważ zostaje on zapisany np. w zasobach aplikacji mobilnej lub poczty elektronicznej.

Co więcej, klient, który otrzyma cyfrowy dowód zakupu, nie musi przechowywać go tak samo, jak w przypadku wydruków termicznych - w niemal sterylnych warunkach. To często jedyny sposób na to, aby papierowy paragon fiskalny był czytelny nawet po wielu latach od wystawienia. Ważne jest natomiast to, aby nabywca nie stracił dostępu np. do aplikacji mobilnej lub poczty elektronicznej, która służy do przechowywania e-paragonów.

Tak, ale ze względu na to, że elektroniczny dowód zakupu będzie zazwyczaj łatwiejszy do odnalezienia, niż tradycyjny wydruk z kasy fiskalnej.

Warto pamiętać, że sama forma paragonu - elektroniczna lub papierowa - nie wpływa na prawa konsumenta w zakresie reklamacji albo zwrotu produktu. Ułatwieniem po stronie klienta będzie natomiast to, że cyfrowe dowody sprzedaży są archiwizowane np. w aplikacji mobilnej lub w wiadomościach zarchiwizowanych na poczcie e-mail. Czyli w jednym miejscu, które pozwala szybko odszukać paragon dotyczący konkretnej transakcji.

Tak. Wystawianie paragonów w formie elektronicznej przekłada się na mniejsze zużycie papieru termicznego.

A to z kolei sprawia, że przedsiębiorca może ograniczyć wydatki na zakup materiałów eksploatacyjnych do swojej kasy. Przy dużej liczbie transakcji, które są rejestrowane każdego dnia, będzie to znacząca oszczędność kosztów dla firmy.

Nie. Kopia każdego paragonu, wystawionego przy użyciu kasy online, zostaje zapisana w pamięci chronionej urządzenia.

Dotyczy to zarówno papierowych dowodów sprzedaży, jak i dokumentów zrealizowanych w formie elektronicznej. Ponadto, pamięć chroniona kasy online zapewnia też łatwy wgląd w kopie wystawionych paragonów fiskalnych czy nawet wykonanie dodatkowego backupu takiej dokumentacji, np. na firmowym komputerze.

Tak, ponieważ urządzenia fiskalne online oraz kasy mające postać oprogramowania przekazują do CRK dane dotyczące m.in. prowadzonej sprzedaży.

Na podstawie takich informacji organy skarbowe mogą skutecznie nadzorować prawidłowe rejestrowanie obrotu przez przedsiębiorców. Nie oznacza to jednak, że Centralne Repozytorium Kas jest narzędziem podobnym np. do HUB-u paragonowego. To dwa odrębne rozwiązania, które pełnią zupełnie różne funkcje w polskim systemie podatkowym.

Nie. HUB paragonowy i Centralne Repozytorium Kas to dwa zupełnie różne rozwiązania.

CRK to narzędzie wykorzystywane przez organy skarbowe, które pozwala gromadzić i analizować dane przesyłane z kas fiskalnych online. Centralne Repozytorium Kas umożliwia również przekazywanie różnych poleceń do wspomnianych urządzeń, np. harmonogramu transmisji danych. Natomiast HUB paragonowy jest częścią aplikacji mobilnej e-Paragony. Jego funkcjonalność pozwala zaś na bezpieczne i zgodne z przepisami przesyłanie i odbieranie paragonów elektronicznych.

Nie. Klient odbierający paragon w formie elektronicznej nie podaje sprzedawcy swoich danych osobowych.

W przypadku udostępnienia e-paragonu przez HUB paragonowy od Ministerstwa Finansów nabywca musi podać wyłącznie swój identyfikator KID. Żadne inne dane osobowe lub kontaktowe nie są potrzebne do zrealizowania i przesłania elektronicznego dowodu sprzedaży.

Tak, ponieważ aplikacja e-Paragony umożliwia współdzielenie numeru KID.

Przechowywanie w jednym miejscu dowodów zakupu, które są odbierane przez różne osoby, jest praktycznym rozwiązaniem m.in. w przypadku gospodarstw domowych. Tym bardziej, że aplikacja od MF posiada również funkcjonalność umożliwiającą kontrolowanie i analizowanie wydatków. Co więcej, do tego programu da się nawet dodawać informacje na temat papierowych paragonów fiskalnych, np. w formie zdjęć takich dokumentów.

Nie. Elektroniczne paragony fiskalne mają znaczenie zarówno dla konsumentów, jak i przedsiębiorców.

Klient zyskuje dzięki temu wygodny sposób odbierania i przechowywania dowodów zakupu, które w przyszłości mogą okazać się potrzebne do skorzystania z prawa do reklamacji lub zwrotu. Aplikacja e-Paragony od Ministerstwa Finansów jest także stale rozwijana i pojawiają się w niej dodatkowe funkcje dla konsumentów. Z kolei przedsiębiorcy, którzy stosują kasy zintegrowane z HUB-em paragonowym, mogą zapewnić swoim klientom nowoczesną i szybką formę wydawania dokumentów fiskalnych. Cyfryzacja dowodów sprzedaży przekłada się również na mniejsze zużycie materiałów eksploatacyjnych oraz niższe koszty prowadzenia firmy.

To zależy od tego, czy obecnie stosowana kasa posiada niezbędną funkcjonalność oraz może zostać zintegrowana z systemem dystrybucji e-paragonów.

Co do zasady, wszystkie urządzenia fiskalne online oraz kasy mające postać oprogramowania są zgodne z wymogi prawnymi, które dotyczą realizowania e-paragonów. Nie oznacza to jednak, że każde rozwiązanie ze wspomnianych technologii sprzedaży zagwarantuje zgodność z HUB-em paragonowym od Ministerstwa Finansów. Co więcej, wdrożenie e-paragonów w firmie nie będzie możliwe wtedy, gdy przedsiębiorca korzysta z urządzenia rejestrującego starszego typu, np. z modelu z elektroniczną kopią paragonów. W takim przypadku konieczna okaże się wymiana dotychczasowej kasy lub drukarki fiskalnej.

Jeżeli przedsiębiorcy zależy na integracji np. z bezpłatnym HUB-em paragonowym od MF, należy sprawdzić, czy konkretne urządzenie zapewnia taką współpracę.

Warto podkreślić, że na rynku funkcjonują również komercyjne (płatne) systemy dystrybucji e-paragonów. Rozwiązania od Ministerstwa Finansów nie są więc jedynymi, z których można korzystać, aby zgodnie z przepisami realizować elektroniczne dowody zakupu. W związku z tym, przedsiębiorca powinien w pierwszej kolejności ustalić to, w jaki sposób i przy użyciu jakich narzędzi chce wydawać swoim klientom e-paragony.

Tak, ponieważ to rozwiązanie przyszłościowe, które dodatkowo obniża koszty operacyjne oraz pozwala wyjść naprzeciw oczekiwaniom coraz większej liczby konsumentów.

Elektroniczna forma wydawania paragonów fiskalnych z pewnością wpłynie korzystnie na wizerunek przedsiębiorstwa, które będzie kojarzone z rozwiązaniami nowoczesnymi, komfortowymi oraz ekologicznymi.