wszystkie działy

Twój koszyk jest pusty

Kasa czy drukarka - jakie urządzenie fiskalne wybrać?

Wybór odpowiedniego rodzaju urządzenia fiskalnego to ważna decyzja, która znajdzie później przełożenie np. na obsługę klientów i rejestrowanie sprzedaży. Do dyspozycji przedsiębiorców są m.in. kasy i drukarki rejestrujące, czyli technologie różniące się w szczególności sposobem działania. Czym kierować się przy podejmowaniu decyzji i jakie jeszcze rozwiązania można wdrożyć w firmie?

Z tego artykułu dowiesz się:

czym różni się kasa fiskalna od drukarki fiskalnej;
kiedy lepiej wybrać kasę fiskalną online, a kiedy drukarkę fiskalną;
jakie możliwości oferują nowoczesne systemy sprzedaży;
czym są kasoterminale i wirtualne kasy fiskalne;
jakie rozwiązanie fiskalne wybrać w zależności od rodzaju i wielkości działalności.

Czym cechuje się kasa fiskalna?

Kasa fiskalna jest urządzeniem przeznaczonym do samodzielnej pracy. Można wręcz napisać, że to „skończony” systemem sprzedaży. Całość danych (m.in. bazę PLU) da się bowiem zaprogramować bezpośrednio na kasie - z poziomu klawiatury i wyświetlacza takiego urządzenia. Co więcej, technologia tego typu pozwala na prowadzenie sprzedaży oraz drukowanie raportów i innych zestawień bez konieczności używania dodatkowego sprzętu czy oprogramowania.

Chociaż warto podkreślić, że kasa fiskalna, w odróżnieniu od drukarki, może też bezpośrednio współpracować z wieloma urządzeniami peryferyjnymi. W zależności od funkcjonalności danego modelu, da się do niej podłączyć np. terminal płatniczy, wagę elektroniczną, czytnik kodów kreskowych, szufladę na pieniądze czy drukarkę zamówień. Ponadto, kasa fiskalna może również współpracować z komputerem i zainstalowanym na nim oprogramowaniem, np. programem zapewniającym skonfigurowanie bazy towarowej.

Drukarka fiskalna i system sprzedaży

Każda drukarka fiskalna to urządzenie typowo systemowe. W związku z tym, musi współpracować z oprogramowaniem służącym m.in. do zarządzania sprzedażą - a także z komputerem, na którym taki program będzie zainstalowany. Drukarka fiskalna nie jest więc technologią funkcjonującą samodzielnie. Jednak w zamian, w porównaniu z kasą, urządzenie tego typu zazwyczaj oferuje wyższe parametry techniczne i większą funkcjonalność w zakresie obsługiwanych dokumentów, np. wystawianie faktur VAT dla kontrahentów. Niektóre modele wykorzystują też długą rolkę papieru termicznego (nawet 100-metrową), zapewniają bardzo szybki wydruk oraz posiadają wbudowany obcinacz. Dodatkowo, cechą charakterystyczną drukarek fiskalnych jest możliwość współpracy z rozbudowaną bazą produktów lub usług. Urządzenia produkowane współcześnie zapewniają obsługę nawet do 1 000 000 pozycji PLU (zdefiniowanych w oprogramowaniu sprzedażowym).

Kasoterminale i wirtualne kasy fiskalne

W dzisiejszych czasach przedsiębiorca może też zdecydować się na innego rodzaju rozwiązania fiskalne. Poza omówionymi wcześniej urządzeniami rejestrującymi, do wyboru są także kasoterminale oraz wirtualne kasy fiskalne. Czym cechują się wspomniane technologie sprzedaży? Kasoterminale to urządzenia all-in-one, które łączą w sobie funkcje fiskalne i płatnicze. A zainstalowane na nich oprogramowanie pozwala na zarządzanie sprzedażą produktów lub usług oraz transakcjami bezgotówkowymi.

Z kolei wirtualne kasy fiskalne są rozwiązaniami mającymi postać oprogramowania. W ich przypadku istotne jest m.in. to, że trzeba je zainstalować na kompatybilnym urządzeniu, np. terminalu, tablecie lub smartfonie. Nie są więc, podobnie jak drukarki fiskalne, technologiami samodzielnymi. Ponadto, kasy mające postać oprogramowania można stosować wyłącznie w branżach odgórnie wskazanych przez ustawodawcę, np. w gastronomii albo hotelarstwie.

Które rozwiązanie technologiczne będzie najlepszym wyborem?

Wybierając odpowiednią technologię sprzedaży, warto kierować się kilkoma kryteriami. Duże znaczenie ma np. wielkość oferowanego asortymentu oraz liczba obsługiwanych klientów, a konkretnie - wystawianych dowodów zakupu (paragonów, faktur). Przy wyższych wymaganiach i większym natężeniu ruchu w punkcie, dobrym rozwiązaniem będzie system, który składa się m.in. z drukarki fiskalnej, oprogramowania służącego do zarządzania handlem oraz terminala komputerowego. A już zwłaszcza należy to rozważyć wtedy, gdy prowadzona działalność wiąże się np. ze stałym kontrolowaniem stanów magazynowych. Jeśli jednak przedsiębiorca nie wystawia wielu paragonów każdego dnia, nie posiada magazynu i nie oferuje rozbudowanego asortymentu - wystarczająca może okazać się nawet prosta kasa fiskalna.

Dobrym wyborem jest również skorzystanie ze wsparcia dystrybutora technologii sprzedaży. Zaoferuje on fachowe doradztwo i pomoc we wdrożeniu odpowiedniego rozwiązania - bez względu na to, czy przedsiębiorca potrzebuje samej kasy fiskalnej, czy mniej lub bardziej rozbudowanego systemu dla firmy.

FAQ - Kasa czy drukarka fiskalna?

Czy lepiej wybrać kasę fiskalną czy drukarkę fiskalną?

To zależy przede wszystkim od sposobu prowadzenia sprzedaży oraz potrzeb firmy.

Kasa fiskalna sprawdzi się w mniejszych punktach handlowych i usługowych, gdzie sprzedaż nie wymaga rozbudowanego systemu magazynowego. Drukarka fiskalna będzie natomiast lepszym rozwiązaniem dla przedsiębiorstw korzystających z oprogramowania sprzedażowego, obsługujących większą liczbę klientów lub posiadających szeroki asortyment produktów.

Jaka jest najważniejsza różnica między kasą fiskalną a drukarką fiskalną?

Kasa fiskalna może pracować samodzielnie, natomiast drukarka fiskalna wymaga współpracy z komputerem i programem sprzedażowym.

W przypadku kasy wszystkie podstawowe funkcje związane ze sprzedażą realizowane są bezpośrednio na urządzeniu. Drukarka fiskalna stanowi natomiast element większego systemu sprzedaży i bez odpowiedniego oprogramowania nie będzie mogła wystawiać dokumentów fiskalnych.

Czy drukarka fiskalna jest lepsza od kasy fiskalnej?

Nie zawsze - oba rozwiązania mają swoje zastosowania.

Drukarka fiskalna oferuje większe możliwości integracji z systemami sprzedażowymi oraz obsługę bardzo dużych baz towarowych. Nie oznacza to jednak, że będzie najlepszym wyborem dla każdego przedsiębiorcy. W przypadku wielu działalności kasa fiskalna online zapewnia wszystkie potrzebne funkcje i rozwiązania. Co więcej, koszty jej wdrożenia są zazwyczaj znacznie niższe (w porównaniu z drukarką fiskalną i systemem).

Kiedy warto wybrać drukarkę fiskalną?

Drukarka fiskalna sprawdzi się przede wszystkim w firmach posiadających rozbudowaną ofertę produktów lub usług.

Rozwiązanie to jest szczególnie popularne w sklepach, marketach, większych lokalach gastronomicznych, hurtowniach, salonach sprzedaży oraz przedsiębiorstwach korzystających z zaawansowanego oprogramowania handlowo-magazynowego. Dzięki integracji z całym rozwiązaniem systemowym, możliwe jest wówczas łatwe zarządzanie różnymi obszarami przedsiębiorstwa, m.in. stanami magazynowymi i dostawami, cenami, programem lojalnościowym oraz dokumentami handlowymi.

Kiedy wystarczy kasa fiskalna online?

Kasa fiskalna online będzie dobrym wyborem dla wielu małych i średnich firm.

Dotyczy to między innymi salonów fryzjerskich, gabinetów kosmetycznych, warsztatów, punktów usługowych czy niewielkich sklepów. W takich miejscach przedsiębiorcy często nie potrzebują zaawansowanego systemu sprzedaży ani rozbudowanego zarządzania magazynem. Co więcej, kasa fiskalna online będzie optymalnym rozwiązaniem dla wielu działalności mobilnych.

Czy drukarka fiskalna może działać bez komputera?

Nie. Drukarka fiskalna wymaga współpracy z programem sprzedażowym, który może być zainstalowany na komputerze lub tablecie.

Tego typu urządzenie rejestrujące pobiera dane z systemu sprzedaży i na ich podstawie wystawia paragony fiskalne oraz inne dokumenty. W związku z tym, bez odpowiedniego oprogramowania, które zazwyczaj jest zainstalowane na firmowym komputerze lub tablecie, drukarka nie będzie mogła realizować swoich podstawowych funkcji.

Czy kasa fiskalna może współpracować z terminalem płatniczym?

Tak. Opcja integracji z terminalem płatniczym to cecha charakterystyczna wszystkich współczesnych kas fiskalnych online.

Dzięki temu informacje o płatnościach są automatycznie przesyłane pomiędzy urządzeniami. W rezultacie, współpraca kasy fiskalnej online i terminala ogranicza ryzyko pomyłek podczas wprowadzania kwot transakcji oraz przyspiesza obsługę klientów.

Co to jest kasoterminal?

Kasoterminal to urządzenie łączące funkcje kasy fiskalnej, terminala płatniczego i aplikacji służącej do zarządzania sprzedażą.

Takie rozwiązanie pozwala prowadzić sprzedaż oraz przyjmować płatności bezgotówkowe na jednym urządzeniu. Coraz częściej wybierają je przedsiębiorcy poszukujący nowoczesnych, prostych w obsłudze i kompaktowych rozwiązań systemowych.

Czym różni się kasoterminal od tradycyjnej kasy fiskalnej?

Kasoterminal integruje funkcje fiskalne i płatnicze w jednym urządzeniu.

W przypadku współpracy tradycyjnej kasy fiskalnej oraz terminala płatniczego mamy do czynienia z dwoma osobnymi urządzeniami. Natomiast kasoterminal to technologia all-in-one, która pozwala uprościć stanowisko sprzedażowe i ograniczyć liczbę wykorzystywanego sprzętu. Takie urządzenie sprawdza się też świetnie np. przy mobilnych obsługiwaniu klientów.

Czy wirtualna kasa fiskalna jest dostępna dla każdej firmy?

Nie, możliwość korzystania z kas wirtualnych została ograniczona do wybranych branż.

Przepisy określają szczegółowo katalog działalności, które mogą stosować kasy rejestrujące mające postać oprogramowania. Jest to dopuszczalne m.in. w firmach z branży gastronomicznej, transportowej i hotelowej. Przed wdrożeniem takiego rozwiązania należy jednak zawsze sprawdzić, czy dany typ działalności gospodarczej został uwzględniony w obowiązujących regulacjach.

Jakie urządzenie fiskalne będzie najlepsze dla sklepu z dużym asortymentem?

Najczęściej najlepszym rozwiązaniem będzie drukarka fiskalna współpracująca z systemem sprzedaży.

Duża liczba produktów, konieczność kontroli stanów magazynowych oraz obsługa wielu dokumentów handlowych sprawiają, że rozwiązanie systemowe jest zwykle bardziej funkcjonalne, niż samodzielna kasa fiskalna.

Czy wybór urządzenia fiskalnego wpływa na rozwój firmy?

Tak, ponieważ odpowiednie rozwiązanie sprzedażowe może znacząco usprawnić codzienną pracę przedsiębiorstwa.

Wybór pomiędzy kasą fiskalną, drukarką fiskalną, kasoterminalem czy kasą wirtualną powinien uwzględniać nie tylko aktualne potrzeby firmy, ale również jej planowany rozwój. Dzięki temu unikniemy w przyszłości konieczności szybkiej wymiany rozwiązania sprzedażowego.

Tematy powiązane

Kategorie artykułów

Grupy tematyczne

Zadaj pytanie

PCKF