Kasa czy drukarka - jakie urządzenie fiskalne wybrać?

---

Wybór odpowiedniego rodzaju urządzenia fiskalnego to ważna decyzja, która znajdzie później przełożenie np. na obsługę klientów i rejestrowanie sprzedaży. Do dyspozycji przedsiębiorców są m.in. kasy i drukarki rejestrujące, czyli technologie różniące się w szczególności sposobem działania. Czym kierować się przy podejmowaniu decyzji i jakie jeszcze rozwiązania można wdrożyć w firmie?

Czym cechuje się kasa fiskalna?

Kasa fiskalna jest urządzeniem przeznaczonym do samodzielnej pracy. Można wręcz napisać, że to „skończony” systemem sprzedaży. Całość danych (m.in. bazę PLU) da się bowiem zaprogramować bezpośrednio na kasie - z poziomu klawiatury i wyświetlacza takiego urządzenia. Co więcej, technologia tego typu pozwala na prowadzenie sprzedaży oraz drukowanie raportów i innych zestawień bez konieczności używania dodatkowego sprzętu czy oprogramowania.

Chociaż warto podkreślić, że kasa fiskalna, w odróżnieniu od drukarki, może też bezpośrednio współpracować z wieloma urządzeniami peryferyjnymi. W zależności od funkcjonalności danego modelu, da się do niej podłączyć np. terminal płatniczy, wagę elektroniczną, czytnik kodów kreskowych, szufladę na pieniądze czy drukarkę zamówień. Ponadto, kasa fiskalna może również współpracować z komputerem i zainstalowanym na nim oprogramowaniem, np. programem zapewniającym skonfigurowanie bazy towarowej.

Drukarka fiskalna i system sprzedaży

Każda drukarka fiskalna to urządzenie typowo systemowe. W związku z tym, musi współpracować z oprogramowaniem służącym m.in. do zarządzania sprzedażą – a także z komputerem, na którym taki program będzie zainstalowany. Drukarka fiskalna nie jest więc technologią funkcjonującą samodzielnie. Jednak w zamian, w porównaniu z kasą, urządzenie tego typu zazwyczaj oferuje wyższe parametry techniczne i większą funkcjonalność w zakresie obsługiwanych dokumentów, np. wystawianie faktur VAT dla kontrahentów. Niektóre modele wykorzystują też długą rolkę papieru termicznego (nawet 100-metrową), zapewniają bardzo szybki wydruk oraz posiadają wbudowany obcinacz. Dodatkowo, cechą charakterystyczną drukarek fiskalnych jest możliwość współpracy z rozbudowaną bazą produktów lub usług. Urządzenia produkowane współcześnie zapewniają obsługę nawet do 1 000 000 pozycji PLU (zdefiniowanych w oprogramowaniu sprzedażowym).

Kasoterminale i wirtualne kasy fiskalne

W dzisiejszych czasach przedsiębiorca może też zdecydować się na innego rodzaju rozwiązania fiskalne. Poza omówionymi wcześniej urządzeniami rejestrującymi, do wyboru są także kasoterminale oraz wirtualne kasy fiskalne. Czym cechują się wspomniane technologie sprzedaży? Kasoterminale to urządzenia all-in-one, które łączą w sobie funkcje fiskalne i płatnicze. A zainstalowane na nich oprogramowanie pozwala na zarządzanie sprzedażą produktów lub usług oraz transakcjami bezgotówkowymi.

Z kolei wirtualne kasy fiskalne są rozwiązaniami mającymi postać oprogramowania. W ich przypadku istotne jest m.in. to, że trzeba je zainstalować na kompatybilnym urządzeniu, np. terminalu, tablecie lub smartfonie. Nie są więc, podobnie jak drukarki fiskalne, technologiami samodzielnymi. Ponadto, kasy mające postać oprogramowania można stosować wyłącznie w branżach odgórnie wskazanych przez ustawodawcę, np. w gastronomii albo hotelarstwie.

Które rozwiązanie technologiczne będzie najlepszym wyborem?

Wybierając odpowiednią technologię sprzedaży, warto kierować się kilkoma kryteriami. Duże znaczenie ma np. wielkość oferowanego asortymentu oraz liczba obsługiwanych klientów, a konkretnie - wystawianych dowodów zakupu (paragonów, faktur). Przy wyższych wymaganiach i większym natężeniu ruchu w punkcie, dobrym rozwiązaniem będzie system, który składa się m.in. z drukarki fiskalnej, oprogramowania służącego do zarządzania handlem oraz terminala komputerowego. A już zwłaszcza należy to rozważyć wtedy, gdy prowadzona działalność wiąże się np. ze stałym kontrolowaniem stanów magazynowych. Jeśli jednak przedsiębiorca nie wystawia wielu paragonów każdego dnia, nie posiada magazynu i nie oferuje rozbudowanego asortymentu - wystarczająca może okazać się nawet prosta kasa fiskalna.

Dobrym wyborem jest również skorzystanie ze wsparcia dystrybutora technologii sprzedaży. Zaoferuje on fachowe doradztwo i pomoc we wdrożeniu odpowiedniego rozwiązania - bez względu na to, czy przedsiębiorca potrzebuje samej kasy fiskalnej, czy mniej lub bardziej rozbudowanego systemu dla firmy.