Ewidencja zwrotów i reklamacji - w jaki sposób ją prowadzić?

---

Prowadzenie sprzedaży na rzecz osób fizycznych, przy równoczesnym jej rejestrowaniu na kasie fiskalnej, może nierzadko wiązać się z koniecznością uwzględnienia zwrotu lub reklamacji towaru bądź usługi. Postępowanie w takich okolicznościach opisuje szczegółowo jedno z rozporządzeń Ministra Finansów. Czego konkretnie wymagają od przedsiębiorcy przepisy w sprawie kas rejestrujących?

Odrębna dokumentacja w firmie

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, przedsiębiorca korzystający z urządzenia fiskalnego jest zobligowany do prowadzenia odrębnej ewidencji zwrotów i reklamacji. Warto jednak podkreślić, że przepisy nie definiują jednoznacznie tego, jaką formę powinna mieć wspomniana dokumentacja. Każdy przedsiębiorca może więc sam zdecydować, czy będzie wykorzystywał do tego segregator z wydrukami, czy np. teczkę lub nawet zwykły zeszyt. Dobrą praktyką jest, rzecz jasna, zachowanie należytego porządku w ewidencji zwrotów i reklamacji, jak również dodatkowe opatrzenie takiego zbioru dokumentów danymi firmy. Ułatwia to bowiem późniejsze uwzględnianie omawianych zdarzeń w firmowej księgowości (np. w księdze przychodów i rozchodów).

Co musi zawierać wpis do ewidencji zwrotów i reklamacji?

O ile forma prowadzenia ewidencji zwrotów i reklamacji jest całkowicie dowolna, o tyle przepisy jasno określają, co musi zawierać każdy wpis do takiej dokumentacji. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, w adnotacji trzeba zawsze umieścić:

• datę sprzedaży;
• nazwę towaru lub usługi pozwalającą na jednoznaczną ich identyfikację i ewentualnie opis towaru lub usługi stanowiący rozwinięcie tej nazwy;
• termin dokonania zwrotu towaru lub reklamacji towaru lub usługi;
• wartość brutto zwracanego towaru lub wartość brutto towaru lub usługi będących przedmiotem reklamacji oraz wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu całości należności z tytułu sprzedaży;
• zwracaną kwotę (brutto) oraz odpowiadającą jej wysokość podatku należnego – w przypadku zwrotu części należności z tytułu sprzedaży.

Ponadto, do każdego wpisu do omawianej ewidencji należy dołączyć co najmniej dwa dokumenty. Po pierwsze, dowód sprzedaży potwierdzający transakcję. Najczęściej będzie to papierowy paragon fiskalny, zaś w przypadku paragonu elektronicznego - trzeba załączyć jego numer oraz numer unikatowy kasy. Po drugie, protokół przyjęcia zwrotu lub reklamacji (dotyczący towaru bądź usługi), który zostanie podpisany przez sprzedawcę i nabywcę.