Kasoterminal - co to za urządzenie dla firmy?

Kasoterminal to zintegrowana technologia typu all-in-one, która łączy funkcje kasy rejestrującej, terminala płatniczego oraz oprogramowania służącego do obsługi sprzedaży.

Zamiast korzystać z kilku oddzielnych urządzeń, przedsiębiorca otrzymuje jedno, kompleksowe rozwiązanie dla swojego biznesu. W rezultacie, kasoterminal pozwala m.in. rejestrować sprzedaż, wystawiać paragony fiskalne, przyjmować płatności bezgotówkowe oraz zarządzać bazą oferowanych produktów lub usług. Co więcej, modele z tej kategorii zapewniają obsługę za pomocą kolorowego panelu dotykowego.

Kasoterminal obsługuje cały podstawowy proces sprzedaży - od wyboru produktu lub usługi, przez zarejestrowanie transakcji, aż po płatność i wydruk paragonu fiskalnego.

Sprzedawca wybiera odpowiednią pozycję z bazy towarowej, a następnie wskazuje sposób zapłaty. Jeżeli klient płaci kartą, telefonem lub zegarkiem, transakcja jest obsługiwana przez wbudowany terminal płatniczy. Natomiast część fiskalna urządzenia rejestruje sprzedaż i wystawia wymagany dokument, który trzeba wydać nabywcy.

Co do zasady, kasoterminal integruje 3 podstawowe elementy wielu systemów dla firm - urządzenie fiskalne, terminal płatniczy oraz aplikację sprzedażową.

W jednej obudowie znajdują się także inne, równie ważne ogniwa, np. ekran dotykowy, mechanizm drukujący, moduły komunikacyjne i akumulator. Dokładna konfiguracja zależy jednak od wybranego modelu i jego przeznaczenia.

Zwykła kasa fiskalna służy przede wszystkim do ewidencjonowania sprzedaży i wystawiania paragonów, natomiast kasoterminal obsługuje dodatkowo płatności bezgotówkowe.

Przy tradycyjnym stanowisku przedsiębiorca może potrzebować osobnej kasy, terminala płatniczego i dodatkowego systemu do zarządzania sprzedażą. Kasoterminal łączy te funkcje, dzięki czemu zajmuje mniej miejsca i ogranicza liczbę urządzeń potrzebnych przy obsłudze klienta. Technologia all-in-one sprawdza się też doskonale w różnego typu działalnościach mobilnych.

Tak, dostępne obecnie kasoterminale posiadają część fiskalną, która działa zgodnie z zasadami właściwymi dla kas rejestrujących online.

Urządzenie tego typu musi więc zapewniać nie tylko prawidłowe ewidencjonowanie sprzedaży, ale także przekazywanie wymaganych danych do Centralnego Repozytorium Kas. Ponadto, każdy kasoterminal posiada wbudowaną pamięć chronioną, która odpowiada za archiwizowanych ważnych dokumentów oraz informacji dotyczących stosowanego modelu.

Tak, część fiskalna kasoterminala online musi łączyć się z serwerami Centralnego Repozytorium Kas.

W zależności od modelu i jego funkcjonalności, transmisja danych do CRK będzie odbywać się po skonfigurowaniu połączenia z siecią Wi-Fi lub przez modem GSM z kartą SIM. Przed zakupem kasoterminala należy więc ustalić, jaki sposób komunikacji będzie najbardziej stabilny w miejscu prowadzenia działalności. Warto również podkreślić, że obowiązek zapewnienia połączenia z CRK spoczywa na przedsiębiorcy, który korzysta z takiej technologii sprzedaży.

Tak, większość produkowanych obecnie kasoterminali to urządzenia przeznaczone także do pracy poza stałą siedzibą firmy.

Technologie tego typu wyróżniają się nie tylko rozbudowaną funkcjonalnością, ale też małymi gabarytami. Są więc po prostu wygodne do przewożenia i przenoszenia. Co więcej, kasoterminale zapewniają zazwyczaj wiele godzin pracy na zasilaniu akumulatorowym oraz łączność bezprzewodową. Dzięki temu sprawdzają się doskonale m.in. w codziennej pracy kurierów i dostawców, mobilnych serwisantów, przedstawicieli handlowych, firm cateringowych i przedsiębiorców świadczących usługi z dojazdem do klienta.

Tak, w niektórych przypadkach kasoterminal może być dobrym wyborem dla punktu handlowego lub handlowo-usługowego.

Dotyczy to w szczególności mniejszych sklepów lub wysp funkcjonujących w galeriach handlowych, a także niedużych lokali gastronomicznych. W tego typu działalnościach stacjonarnych kasoterminal z pewnością zagwarantuje oszczędność przestrzeni na stanowisku obsługi klientów. Jeżeli jednak sklep lub lokal gastronomiczny posiada rozbudowaną ofertę, a prowadzenie handlu wymaga wdrożenia kilku dodatkowych urządzeń peryferyjnych, lepszym rozwiązaniem będzie system składający się np. z drukarki fiskalnej, komputera POS i oprogramowania sprzedażowo-magazynowego.

Kasoterminal najlepiej sprawdza się w firmach, które potrzebują prostego i kompletnego systemu do rejestrowania sprzedaży oraz przyjmowania płatności.

Może być stosowany w m.in. w małych sklepach i barach szybkiej obsługi, salonach fryzjerskich i kosmetycznych, kancelariach prawnych, gabinetach lekarskich i stomatologicznych czy też w warsztatach samochodowych. Ponadto, kasoterminal zapewni wygodne i skuteczne prowadzenie handlu mobilnego lub świadczenie usług w ramach dojazdu do klientów. Innymi słowy, jest to technologia przeznaczona dla przedsiębiorców, którzy nie potrzebują rozbudowanego systemu sprzedaży z wieloma urządzeniami i zaawansowanym oprogramowaniem komputerowym.

Tak, część fiskalna urządzenia odpowiada za rejestrowanie sprzedaży i wystawianie paragonów zgodnie z obowiązującymi zasadami.

W zależności od funkcjonalności konkretnego modelu i zainstalowanego na nim oprogramowania, możliwe będzie także emitowanie innego rodzaju dokumentów, np. faktur dla kontrahentów biznesowych. Co więcej, każdy kasoterminal zapewnia wystawianie obowiązkowych raportów fiskalnych (dobowych, miesięcznych) oraz potwierdzeń płatności bezgotówkowych.

Tak, wbudowany terminal pozwala przyjmować płatności dokonywane np. kartami, telefonami oraz zegarkami wyposażonymi w funkcję płatności zbliżeniowych.

Dostępność konkretnych metod płatności zależy jednak od operatora terminala, podpisanej umowy i wybranego planu rozliczeniowego. Warto więc ustalić te kwestie przed wdrożeniem konkretnego kasoterminala - podobnie jak wysokość prowizji od transakcji, opłaty abonamentowe czy czas rozliczania środków.

Podstawową cechą kasoterminala jest połączenie części fiskalnej z obsługą płatności bezgotówkowych - dlatego też terminal to jeden z kluczowych elementów takiego rozwiązania.

Klient korzystający z usług firmy nadal może zapłacić gotówką. Wówczas urządzenie rejestruje sprzedaż fiskalnie, ale nie przeprowadza transakcji bezgotówkowej za pośrednictwem wbudowanego terminala.

Pojemność bazy produktów lub usług zależy od konkretnego modelu, jego przeznaczenia oraz zastosowanego oprogramowania.

Prostsze rozwiązania sprzedażowe z tej kategorii zapewniają obsługę kilku tysięcy pozycji PLU. Dzięki temu sprawdzają się w działalnościach, które oferują mniejszą liczbę produktów lub usług. Natomiast kasoterminal z rozbudowaną funkcjonalnością i zaawansowanym oprogramowaniem będzie w stanie obsłużyć nawet kilkaset tysięcy pozycji towarowych. Warto również podkreślić, że niekiedy wielkość dostępnej bazy PLU będzie zależała od wybranego przez przedsiębiorcę planu taryfowego. Wówczas możliwe okaże się nawet początkowe wdrożenie kasoterminala z mniejszą liczbą pozycji towarowych i zwiększenie tego parametru już w trakcie użytkowania - wraz z przejściem na wyższą taryfę.

Ważnymi kryteriami wyboru będą m.in. zainstalowana aplikacja sprzedażowo-płatnicza, sposób komunikacji z CRK, pojemność bazy towarowej i czas pracy na baterii.

Przed podjęciem decyzji warto także przeanalizować:

• obsługiwane płatności bezgotówkowe;
• wielkość panelu dotykowego;
• szybkość mechanizmu drukującego i rodzaje wystawianych dokumentów;
• warunki umowy podpisywanej z dostawcą kasoterminala (w tym z operatorem płatności bezgotówkowych);
• opcje w zakresie współpracy z innymi urządzeniami;
• dodatkowe rozwiązania, takie jak zdalne zarządzanie kasoterminalem z poziomu aplikacji chmurowej.

Wybór danego kasoterminala wiążę się zazwyczaj z postawieniem na konkretne rozwiązania informatyczne od jego dostawcy.

Przedsiębiorca może jednak często zdecydować się na różne moduły rozszerzeń, które zapewniają dodatkowe funkcje w ramach stosowanego oprogramowania. Taka elastyczność sprawia, że kasoterminal da się dopasować do zmieniających się potrzeb danej działalności gospodarczej. Należy jednak pamiętać, że wdrożenie dodatkowych opcji, które umożliwiają np. kontrolowanie stanów magazynowych, definiowanie receptur lub tworzenie zestawów produktów bądź usług, będzie wymagało przejścia na wyższy plan taryfowy. A to z kolei oznacza zwiększenie comiesięcznych opłat abonamentowych.

Tak, przed rozpoczęciem ewidencjonowania sprzedaży część fiskalna kasoterminala musi zostać prawidłowo zafiskalizowana.

Wspomnianą procedurę wykonuje uprawniony do tego serwisant. Zazwyczaj jest to jeden z pracowników dystrybutora technologii sprzedaży, u którego przedsiębiorca kupił swoje urządzenie rejestrujące. I co najważniejsze, dopiero po przeprowadzeniu fiskalizacji możliwe będzie zgodne z przepisami prowadzenie ewidencji oraz wystawianie paragonów fiskalnych.

Tak, część fiskalna kasoterminala podlega obowiązkowym przeglądom technicznym - na takich samych zasadach, jak w przypadku innego typu kas rejestrujących.

Przegląd należy wykonywać nie rzadziej niż co dwa lata - licząc od dnia fiskalizacji lub poprzedniego przeglądu. Szczegółowe zasady dotyczące takiej kontroli serwisowej określa Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.

Tak, przedsiębiorca korzystający z kasoterminala musi prawidłowo wykonywać wymagane raporty fiskalne.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, podatnik korzystający z urządzenia rejestrującego sprzedaż musi realizować dwa typy takich zestawień - raporty dobowe i miesięczne. Pierwszy ze wspomnianych dokumentów trzeba wykonywać zawsze po zakończeniu dnia, w którym kasa była używana do ewidencjonowania obrotu i wystawiania paragonów. Z kolei raport miesięczny należy zrealizować po zakończeniu miesiąca, w którym rejestrowano sprzedaż prowadzoną na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych - najpóźniej jednak do 25. dnia kolejnego miesiąca.

Tak, każdy kasoterminal typu online przechowuje wymagane dane we wbudowanej pamięci chronionej.

Pamięć chroniona służy m.in. do archiwizowania kopii wystawianych paragonów fiskalnych oraz informacji dotyczących użytkowania urządzenia. Co więcej, wspomniane ogniwo kasy online pośredniczy w prawidłowej komunikacji z Centralnym Repozytorium Kas.

Połączenie kasoterminala online z Centralnym Repozytorium Kas następuje w momencie fiskalizacji części fiskalnej takiego urządzenia.

Informacje na temat wykonania wspomnianej procedury są również przekazywane do Urzędu Skarbowego. W związku z tym, podatnik nie musi dodatkowo zgłaszać fiskalizacji kasoterminala online do właściwego US, np. listownie.

Większość dostępnych obecnie kasoterminali jest oferowana w modelu abonamentowym.

Wynika to przede wszystkim z faktu, że przy wdrożeniu kasoterminala trzeba podpisać umowę na wynajem części terminalowej urządzenia. Co więcej, rozliczenia abonamentowe obejmują zazwyczaj korzystanie z aplikacji sprzedażowo-płatniczej, która jest zainstalowana na danym urządzeniu. Dlatego też wybór konkretnego kasoterminala zawsze wiąże się z ustaleniem wszystkich kosztów wdrożenia i stosowania takiego rozwiązania all-in-one.

Wdrożenie takiej technologii sprzedaży w modelu abonamentowym pozwala obniżyć początkowe koszty.

Wynajem kasoterminala, w porównaniu z zakupem tradycyjnego systemu sprzedaży, wiąże się zazwyczaj z mniejszymi wydatkami na start. Koszty wdrożenia i stosowania rozwiązania all-in-one są bowiem częściowo rozłożone w ramach comiesięcznego abonamentu. Konkretne warunki i opłaty będą jednak zależały od indywidualnej oferty dostawcy kasoterminala, a także od funkcjonalności wybranego modelu, jego aplikacji sprzedażowo-płatniczej oraz dodatkowych opcji, na które przedsiębiorca się zdecyduje.

Tak, część fiskalna kasoterminala podlega uldze za instalację pierwszej kasy rejestrującej w danej działalności gospodarczej.

Wspomniana refundacja z budżetu państwa wynosi maksymalnie 700 złotych. Do jej otrzymania konieczne jest m.in. zgodne z przepisami wdrożenie i stosowanie urządzenia fiskalnego, a w tym przypadku - części fiskalnej zainstalowanego kasoterminala.

Tak. Przy wdrożeniu kasoterminala można przystąpić do PWOB i skorzystać z refundacji kosztów za technologię płatniczą.

Przedsiębiorca musi wtedy spełniać wszystkie aktualnie obowiązujące wymogi wspomnianego programu wsparcia. Co więcej, zawsze konieczne będzie też wybranie kasoterminala, który jest objęty dofinansowaniem w ramach Polski Bezgotówkowej.