Zmiana serwisu kasy fiskalnej - o jakich formalnościach trzeba wtedy pamiętać?

---

Przepisy fiskalne jasno określają, że podatnik korzystający z kasy rejestrującej jest zobligowany do korzystania wyłącznie „z usług podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis”. Dotyczy to zarówno wykonywania obowiązkowych przeglądów technicznych, jak i innego typu interwencji technicznych. Przepisy dopuszczają jednak sytuację, w której przedsiębiorca może zmienić serwis swojej kasy fiskalnej. O jakich formalnościach trzeba wtedy pamiętać?

Kiedy można zmienić podmiot prowadzący serwis?

Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących, decyzja dotycząca zmiany podmiotu prowadzącego serwis urządzenia fiskalnego należy wyłącznie do podatnika. W związku z tym, przedsiębiorca może to zrobić w dowolnym momencie i bez względu na towarzyszące temu przyczyny. W takich okolicznościach nie jest też wymagana zgoda podmiotu, który do tej pory odpowiadał za wykonywanie wszystkich usług serwisowych (np. za obowiązkowe przeglądy techniczne). Przepisy wspomnianego Rozporządzenia MF obligują jednak podatnika do poinformowania serwisu głównego (w większości przypadków będzie to producent lub importer urządzenia) o zaistniałej sytuacji - w terminie 5 dni, licząc od dnia dokonania zmiany.

Warto także pamiętać, że w takich okolicznościach dobrą praktyką jest wprowadzenie korekty w książce serwisowej kasy fiskalnej. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, we wspomnianej dokumentacji muszą znajdować się m.in. dane dotyczące serwisu. I to właśnie nowy podmiot, który po omawianej zmianie będzie odpowiedzialny za opiekę techniczną nad urządzeniem, dokonuje zazwyczaj stosownego wpisu w książce kasy.

Wybór z wykazu serwisantów prowadzonego przez szefa KAS

W Rozporządzeniu w sprawie kas rejestrujących można również przeczytać, że podatnik „jest obowiązany do wyboru podmiotu prowadzącego serwis, który na dzień dokonywania tej zmiany jest ujęty w wykazie serwisantów, o którym mowa w § 51”. Warto doprecyzować, iż chodzi o zestawienie prowadzone przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Co więcej, taki wykaz ma formę elektroniczną i można go znaleźć „w Biuletynie Informacji Publicznej na stronie podmiotowej urzędu obsługującego ministra właściwego do spraw finansów publicznych”. A wyszczególnieni w przywołanym zestawieniu technicy „są upoważnieni do wykonywania serwisu kas danego typu (typów)”.

Innymi słowy, jeżeli przedsiębiorca chce zacząć korzystać z usług innego serwisu, musi to być podmiot, który posiada odpowiednie uprawnienia. A te z kolei są wydawane (i w przyszłości przedłużane) przez producenta bądź importera danego urządzenia fiskalnego. Natomiast bez wspomnianych uprawnień nie będzie możliwe podjęcie jakiejkolwiek interwencji technicznej, np. naprawa kasy rejestrującej lub wykonanie przeglądu technicznego.