Baza wiedzy - przepisy

Fiskalizacja kasy online to czynność, bez której trudno wyobrazić sobie rozpoczęcie prowadzenia ewidencji za pomocą urządzenia rejestrującego. Dopiero wykonanie tej operacji pozwala przedsiębiorcy m.in. na wystawianie i wydawanie paragonów fiskalnych. Na czym konkretnie polega cała procedura i kto ją wykonuje?

Ustawa o VAT wymaga od podatników, którzy świadczą usługi lub sprzedają towary na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych, prowadzenia ewidencji przy użyciu urządzeń fiskalnych. Szczegółowe przepisy w tej sprawie zawiera jednak odrębne Rozporządzenie Ministra Finansów - w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Nie każdy przedsiębiorca, który świadczy usługi lub sprzedaje towary na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych, jest automatycznie zobligowany do stosowania urządzenia fiskalnego. Szczegółowe zasady w tej kwestii definiuje Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Podatnik, który wdraża w swojej firmie pierwszą kasę fiskalną, może skorzystać z ulgi wynoszącej do 90% wartości urządzenia, ale nie więcej niż 700 zł. Przedsiębiorca musi jednak wtedy spełnić wymogi określone w przepisach, m.in. w ustawie o VAT. Co więcej, ulga przysługuje zarówno w przypadku urządzeń „fizycznych” (kas, drukarek, kasoterminali), jak i kas mających postać oprogramowania.

Podatnik korzystający ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży z zastosowaniem kasy fiskalnej, z powodu wysokości obrotu, zobligowany jest do tego, by na bieżąco monitorować, czy nie przekroczył ustawowego limitu. Jeśli sytuacja taka będzie miała miejsce, osoba prowadząca firmę musi podjąć odpowiednie działania, których celem jest instalacja urządzenia rejestrującego.

Korzystanie z kasy rejestrującej obliguje podatnika m.in. do starannego przechowywania kopii wystawianych paragonów. Urządzenia fiskalne, które są stosowane przez przedsiębiorców, zapewniają jednak różne sposoby archiwizowania takiej dokumentacji. O jakich obowiązkach trzeba wtedy pamiętać?

Wraz z zakupem kasy fiskalnej podatnik zawsze otrzymuje m.in. książkę serwisową. Jest ona swego rodzaju paszportem danego urządzenia rejestrującego, w którym zapisywane są wszystkie zdarzenia towarzyszące jego używaniu, np. wykonane przeglądy techniczne.

Zakup kasy fiskalnej zawsze oznacza dodatkowy wydatek dla działalności gospodarczej. Warto jednak pamiętać o tym, że w określonych przypadkach przedsiębiorca może skorzystać z ulgi za instalację takiej technologii sprzedaży - wynoszącej maksymalnie 700 zł. Ponadto, istnieją też inne sposoby na obniżenie wydatku na kasę fiskalną, w tym opcja zaliczenia zakupu urządzenia do kosztów uzyskania przychodu.

Jednym z obowiązków podatnika, powstałym z tytułu posiadania i użytkowania kasy fiskalnej, jest konieczność dokonywania przeglądów technicznych. Co ważne, wspomniana czynność może zostać przeprowadzona wyłącznie przez uprawniony do tego serwis. To jednak podatnik ponosi pełną odpowiedzialność za to, czy jego urządzenie fiskalne przeszło obowiązkowy przegląd techniczny we właściwym terminie.

Podatnicy, którzy rejestrują obrót i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu kasy fiskalnej, są zobligowani m.in. do wykonywania dwóch rodzajów raportów: dobowego oraz miesięcznego. Jednak w zależności od rodzaju stosowanego urządzenia, takie zestawienia będą miały inną formę - papierową lub elektroniczną.

Wydawanie paragonów fiskalnych to bez wątpienia podstawowy obowiązek podatnika, który stosuje kasę rejestrującą. Jeżeli przedsiębiorca jest zobligowany do używania takiego urządzenia, musi pamiętać o tym, aby każdą sprzedaż na rzecz osoby fizycznej lub rolnika ryczałtowego poświadczać wspomnianym dokumentem. Natomiast zaniechanie tego obowiązku grozi bardzo dotkliwymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

Przedsiębiorcy wykorzystują kasy fiskalne m.in. w celu rejestrowania obrotu oraz uzyskania informacji na temat kwoty podatku należnego do zapłaty. W związku z tym, jedną z kluczowych kwestii, niezbędną do pracy przy zastosowaniu takiej technologii sprzedaży, jest prawidłowe zaprogramowanie stawek VAT na urządzeniu.

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących wymaga od podatnika zapoznania wszystkich osób w firmie, które są odpowiedzialne za obsługę klientów przy użyciu urządzenia fiskalnego, z informacjami o zasadach prowadzenia ewidencji. Na czym konkretnie polega ten obowiązek?

Kasy fiskalne online to urządzenia rejestrujące sprzedaż, które muszą transmitować dane do Centralnego Repozytorium Kas (systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finansów). Jednym z najważniejszych obowiązków użytkownika takiej technologii jest więc zapewnienie połączenia z CRK.

Umieszczenie NIP-u nabywcy w części fiskalnej paragonu to funkcjonalność, która obecnie występuje już we wszystkich modelach kas oraz drukarek rejestrujących. Kiedy takie rozwiązanie jest przydatne dla przedsiębiorcy? I w jaki sposób nabywca towaru lub usługi może wykorzystać paragon fiskalny, który zawiera jego NIP?

Prowadzenie sprzedaży na rzecz osób fizycznych, przy równoczesnym jej rejestrowaniu na kasie fiskalnej, może nierzadko wiązać się z koniecznością uwzględnienia zwrotu lub reklamacji towaru bądź usługi. Postępowanie w takich okolicznościach opisuje szczegółowo jedno z rozporządzeń Ministra Finansów. Czego konkretnie wymagają od przedsiębiorcy przepisy w sprawie kas rejestrujących?

Ustawowa ulga za zakup kasy fiskalnej wynosi do 90% wartości urządzenia, ale nie więcej niż 700 zł. Przepisy umożliwiają skorzystanie z takiej refundacji zarówno podatnikom VAT, jak i przedsiębiorcom zwolnionym z VAT oraz świadczącym wyłącznie usługi zwolnione. Warto jednak pamiętać, że te same regulacje prawne określają przypadki, w których wspomnianą ulgę należy w całości zwrócić. O jakie sytuacje konkretnie chodzi?

Wystawianie paragonów fiskalnych to nieodłączny element prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy rejestrującej. I jak w każdej innej dziedzinie życia, również w tym przypadku trudno całkowicie ustrzec się błędów. Dlatego ustawodawca uwzględnił w przepisach sytuację, w której podatnik (lub pracownik firmy) wystawi paragon fiskalny z oczywistą pomyłką.

Zamknięcie kasy to obowiązek podatnika, który, bez względu na przyczynę, zakończył prowadzenie sprzedaży przy zastosowaniu danego urządzenia. Przepisy obligują wtedy podatnika m.in. do dopilnowania odczytu pamięci fiskalnej takiej technologii sprzedaży oraz jej wyrejestrowania z ewidencji Urzędu Skarbowego. Pytanie jednak, co przedsiębiorca powinien zrobić z zamkniętą kasą fiskalną?

E-paragon fiskalny to dokument w formie elektronicznej, który da się wystawić przy użyciu kasy online lub kasy wirtualnej (mającej postać oprogramowania). Zgodnie z przepisami, przedsiębiorca może wydać taki dowód sprzedaży za zgodą nabywcy oraz w sposób z nim ustalony. Co jeszcze warto wiedzieć o realizowaniu e-paragonów fiskalnych?

Zapisy zawarte w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących dopuszczają stosowanie przez podatników urządzeń fiskalnych nabytych w ramach umowy najmu, dzierżawy lub innej, o podobnym charakterze. O jakich dodatkowych wymogach prawnych należy pamiętać w takich okolicznościach?