Czym jest książka serwisowa kasy fiskalnej?

---

Wraz z zakupem kasy fiskalnej podatnik zawsze otrzymuje m.in. książkę serwisową. Jest ona swego rodzaju paszportem danego urządzenia rejestrującego, w którym zapisywane są wszystkie zdarzenia towarzyszące jego używaniu, np. wykonane przeglądy techniczne.

Jakie informacje zawiera taka dokumentacja?

W książce serwisowej znaleźć można szczegółowe informacje, które dotyczą samego urządzenia rejestrującego (nazwa, model, numer fabryczny, numer unikatowy) oraz jego producenta bądź importera (pełna nazwa, adres itp.). Natomiast po zakupie i instalacji wpisywane są do niej dane firmy serwisującej (nazwa, adres, serwisant podstawowy i rezerwowy) oraz użytkownika kasy (pełne dane rejestrowe). Powinien w niej także figurować numer ewidencyjny urządzenia, który został przydzielony przez Urząd Skarbowy.

Jak długo trzeba przechowywać książkę serwisową i dlaczego jest to ważne?

Zgodnie z przepisami fiskalnymi, książkę serwisową kasy rejestrującej należy przechowywać przez cały okres używania danego urządzenia. Co więcej, podatnik musi ją okazywać na prośbę technika oraz organów skarbowych. Wynika to z tego, że osoba serwisująca urządzenie fiskalne powinna, po każdej interwencji, umieszczać w książce zapisy potwierdzające przeprowadzone czynności. Dotyczy to w szczególności obowiązkowych przeglądów technicznych, które muszą odbywać się nie rzadziej niż co dwa lata. Ponadto, w trakcie ewentualnej kontroli w firmie urzędnicy skarbowi wyjątkowo skrzętnie sprawdzają poprawność wszystkich wpisów w książce serwisowej.

Warto również pamiętać o tym, że dokumenty fiskalne, które są związane z ewidencjonowaniem obrotu w przedsiębiorstwie, trzeba archiwizować przez pięć lat po zamknięciu kasy (wyrejestrowaniu jej z bazy danych Urzędu Skarbowego). Wspomniana zasada dotyczy także książki serwisowej urządzenia.

Co grozi za niedopełnienie obowiązków?

W sytuacji utraty książki serwisowej kasy, niezależnie od okoliczności, podatnik zobowiązany jest bezzwłocznie powiadomić o tym fakcie właściwy Urząd Skarbowy. Informacja taka powinna zostać złożona w formie pisemnej. Później, wraz z kopią wspomnianego powiadomienia, właściciel urządzenia musi wystąpić do producenta bądź importera swojej kasy z wnioskiem o wydanie duplikatu książki serwisowej.

Dopełnienie wszystkich obowiązków jest bardzo ważne, gdyż brak omawianej dokumentacji (zawierającej wszystkie wymagane wpisy) może wywołać następujące konsekwencje:

• utratę ulgi za zakup kasy - jeżeli w trakcie kontroli Urzędu Skarbowego podatnik nie będzie w stanie wykazać, że przeglądy techniczne urządzenia były wykonywane zgodnie z obowiązującymi przepisami;
• podważenie prawidłowości ewidencjonowania obrotu przez organ skarbowy;
• brak zgody serwisu na wykonanie naprawy lub konserwacji kasy.