Raporty dobowe i miesięczne - kiedy i w jaki sposób je wykonywać?

---

Podatnicy, którzy rejestrują obrót i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu kasy fiskalnej, są zobligowani m.in. do wykonywania dwóch rodzajów raportów: dobowego oraz miesięcznego. Jednak w zależności od rodzaju stosowanego urządzenia, takie zestawienia będą miały inną formę - papierową lub elektroniczną.

Czym jest raport fiskalny? Zgodnie z definicją znajdującą się w Rozporządzeniu MF w sprawie kas rejestrujących, należy przez to rozumieć dokument „zawierający w szczególności dane sumaryczne o wartości sprzedaży i wysokości podatku w ujęciu według poszczególnych stawek podatku oraz wartości sprzedaży zwolnionej od podatku”. Pisząc w uproszczeniu, raport fiskalny to tak naprawdę podsumowanie informacji na temat prowadzonej ewidencji. W zależności od rodzaju takiego dokumentu, będzie on zawierał dane dotyczące konkretnej doby lub wskazanego okresu.

Raport fiskalny dobowy

Po zamknięciu sprzedaży za dany dzień, najpóźniej jednak przed rozpoczęciem handlu w dniu następnym, podatnik jest zobowiązany do wystawienia raportu fiskalnego dobowego. Po wykonaniu tej czynności jakakolwiek transakcja, zarejestrowana na kasie fiskalnej w dacie dnia kolejnego, uwzględniona zostanie już w następnym raporcie dobowym. Jeżeli więc podatnik zapomni o wydrukowaniu raportu dobowego, sprzedaż z dwóch dni „wydrukuje się” na jednym zestawieniu tego typu, co w myśl przepisów jest niepoprawne.

Przepisy dopuszczają wydruk raportu dobowego w dniu następującym po tym, w którym miała miejsce sprzedaż. Trzeba to jednak zrobić najpóźniej przed zarejestrowaniem pierwszej transakcji z nową datą. Co więcej, fakt, że raport dobowy będzie miał wtedy datę z dnia następnego, nie ma wielkiego znaczenia. Istotne jest to, aby na jednym wydruku nie znalazły się dane dotyczące obrotu rejestrowanego przez dwie doby.

Warto również pamiętać o tym, że takie zestawienie należy zrealizować wyłącznie wtedy, gdy w danym dniu doszło do sprzedaży na rzecz osoby fizycznej lub rolnika ryczałtowego. Jeżeli podatnik przez całą dobę nie obsłużył żadnego klienta indywidualnego, nie musi wykonywać raportu dobowego. Wówczas taki dokument będzie miał wartość zerową i w żaden sposób nie wpłynie na prowadzenie księgowości firmy, czyli obliczenie kwoty podatku do zapłaty.

Raport fiskalny miesięczny (okresowy)

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących wymaga również od podatników wykonywania raportów fiskalnych miesięcznych (okresowych). Zgodnie z przepisami, takie zestawienia należy realizować zawsze po zakończeniu miesiąca, w którym prowadzono sprzedaż na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych - najpóźniej jednak do 25. dnia kolejnego miesiąca.

Incydentalnie występuje sytuacja, w której podatnik ewidencjonujący sprzedaż z użyciem kasy fiskalnej przez pełny miesiąc nie obsłuży ani jednego klienta detalicznego. Jeśli jednak zajdą takie okoliczności, raport miesięczny trzeba traktować podobnie do dobowego. Oznacza to, że nie ma konieczności wydruku omawianego dokumentu fiskalnego wtedy, gdy znajdujące się na nim dane sumaryczne byłyby równe zeru.

W jaki sposób realizować obowiązkowe zestawienia?

Podatnik jest zobligowany do wykonywania raportów fiskalnych bez względu na rodzaj stosowanego urządzenia rejestrującego. Niemniej, w przypadku używania kasy online (modelu przekazującego dane do CRK) istotne jest również to, że zestawienia za dany miesiąc trzeba wykonywać w formie papierowej (wydruku), natomiast za konkretną dobę - w formie elektronicznej (są one zapisywane w pamięci chronionej urządzenia). Nieco inaczej wygląda to przy stosowaniu modeli starszego typu (offline). W przypadku urządzeń z kopią papierową lub elektroniczną obydwa raporty fiskalne, dobowy i miesięczny, mają formę papierowych wydruków.