Konieczność przechowywania kopii paragonów fiskalnych

---

Korzystanie z kasy rejestrującej obliguje podatnika m.in. do starannego przechowywania kopii wystawianych paragonów. Urządzenia fiskalne, które są stosowane przez przedsiębiorców, zapewniają jednak różne sposoby archiwizowania takiej dokumentacji. O jakich obowiązkach trzeba wtedy pamiętać?

Ogólna zasada dotycząca przechowywania kopii paragonów fiskalnych jest identyczna dla każdego rodzaju urządzenia - online (współpracującego z Centralnym Repozytorium Kas), jednorolkowego (z kopią elektroniczną) oraz dwurolkowego (z kopią papierową). Duplikat wystawionego dowodu sprzedaży należy archiwizować przez co najmniej 5 lat - licząc od końca roku obrachunkowego, w którym dany dokument został wydany klientowi. We wspomnianych rodzajach urządzeń zastosowano jednak odmienne rozwiązania technologiczne, odpowiadające za zapis kopii paragonów fiskalnych.

Kopia paragonów w pamięci chronionej

Urządzenia fiskalne online wyróżniają się nie tylko przekazywaniem wymaganych danych do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) czy ustandaryzowaną współpracą z terminalami płatniczymi. Takie modele posiadają również pamięć chronioną, czyli zabezpieczone rozwiązanie technologiczne, które umożliwia zapis oraz odczyt wystawianych dokumentów fiskalnych i niefiskalnych. Innymi słowy, to właśnie wspomniane ogniwo każdego urządzenia fiskalnego online odpowiada m.in. za archiwizowanie kopii paragonów wydawanych klientom. Cały proces, podobnie jak w przypadku kas z kopią elektroniczną, jest w pełni zautomatyzowany. Zapis danych w pamięci chronionej odbywa się bez udziału użytkownika. Ponadto, osoba korzystająca z takiego urządzenia może w dowolnym momencie wykonać backup zgromadzonych informacji, np. na firmowym komputerze.

Kopia paragonów na karcie pamięci

Kasa fiskalna z elektroniczną kopią paragonów jest urządzeniem, które posiada jednorolkowy mechanizm drukujący. W takim modelu dane dotyczące prowadzonej ewidencji, czyli duplikaty wystawianych dowodów sprzedaży, są zapisywane w formie cyfrowej - na karcie pamięci SD lub microSD. Co ważne, moduł elektronicznej kopii paragonów automatycznie archiwizuje wszystkie ważne informacje. Ponadto, użytkownik takiej kasy fiskalnej może w dowolnym momencie wykonać backup cyfrowej dokumentacji, np. poprzez jej dodatkowe zapisanie na dysku twardym firmowego komputera.

Kasy z kopią elektroniczną posiadają pojemne karty pamięci (SD lub microSD - w zależności od modelu). Pytanie jednak, co w sytuacji, gdy po latach prowadzenia ewidencji wspomniany nośnik danych zostanie całkowicie zapełniony? Użytkownik musi wtedy pamiętać o jego zastąpieniu kolejną kartą pamięci - najlepiej rekomendowaną przez producenta konkretnego urządzenia fiskalnego. Ponadto, stosowany dotychczas nośnik należy zachować i archiwizować zgodnie z wymogami Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Kopia paragonów na zadrukowanych rolkach papieru

Kasa fiskalna z papierową kopią paragonów bywa często nazywana urządzeniem dwurolkowym. Wynika to z faktu, że posiada ona mechanizm drukujący, który wykorzystuje równocześnie dwie rolki papieru termicznego. Na jednej wystawiane są paragony fiskalne dla klientów, natomiast na drugiej - kopie dowodów sprzedaży. Obowiązkiem przedsiębiorcy, który korzysta z takiego urządzenia rejestrującego, jest zaś przechowywanie rolek z wydrukowanymi duplikatami.

Biorąc pod uwagę fakt, że kopię każdego paragonu fiskalnego należy archiwizować przez co najmniej 5 lat, korzystanie z kasy dwurolkowej wymaga od podatnika m.in. zadbania o czytelność takiej dokumentacji. Duże znaczenie mają w szczególności warunki przechowywania papierowych wydruków z urządzenia dwurolkowego. Najlepiej przeznaczyć na to osobne miejsce, które nie będzie narażone na działanie światła, ciepła czy wilgoci. Wspomniane czynniki mogą bowiem wpływać niekorzystnie na czytelność papierowej kopii paragonów.