Konieczność przechowywania kopii paragonów fiskalnych

---

Korzystanie z kasy rejestrującej obliguje podatnika m.in. do starannego przechowywania kopii wystawianych paragonów. Urządzenia fiskalne, które są stosowane przez przedsiębiorców, zapewniają jednak różne sposoby archiwizowania takiej dokumentacji. O jakich obowiązkach trzeba wtedy pamiętać?

Ogólna zasada dotycząca przechowywania kopii paragonów fiskalnych jest identyczna dla każdego rodzaju urządzenia - dwurolkowego (z kopią papierową), jednorolkowego (z kopią elektroniczną) oraz online (współpracującego z Centralnym Repozytorium Kas). Duplikat wystawionego dowodu sprzedaży należy archiwizować przez co najmniej 5 lat - licząc od końca roku obrachunkowego, w którym dany dokument został wydany klientowi. We wspomnianych rodzajach urządzeń zastosowano jednak odmienne rozwiązania technologiczne, które odpowiadają za zapis kopii paragonów fiskalnych.

Kopia paragonów na zadrukowanych rolkach papieru

Kasa fiskalna z papierową kopią paragonów bywa często nazywana urządzeniem dwurolkowym. Wynika to z faktu, że posiada ona mechanizm drukujący, który wykorzystuje równocześnie 2 rolki papieru termicznego. Na jednej wystawiane są paragony fiskalne dla klientów, natomiast na drugiej - kopie dowodów sprzedaży. Obowiązkiem przedsiębiorcy, który korzysta z takiego urządzenia rejestrującego, jest zaś przechowywanie rolek z wydrukowanymi duplikatami.

Biorąc pod uwagę fakt, że kopię każdego paragonu fiskalnego należy archiwizować przez co najmniej 5 lat, korzystanie z kasy dwurolkowej wymaga od podatnika m.in. zadbania o czytelność takiej dokumentacji. Duże znaczenie mają w szczególności warunki przechowywania papierowych wydruków z urządzenia dwurolkowego. Najlepiej przeznaczyć na to osobne miejsce, które nie będzie narażone na działanie światła, ciepła czy wilgoci. Wspomniane czynniki mogą bowiem wpływać niekorzystnie na czytelność papierowej kopii paragonów.

Kopia paragonów na karcie pamięci

Kasa fiskalna z elektroniczną kopią paragonów jest urządzeniem, które posiada jednorolkowy mechanizm drukujący. W takim modelu dane dotyczące prowadzonej ewidencji, czyli duplikaty wystawianych dowodów sprzedaży, są zapisywane w formie cyfrowej - na karcie pamięci SD lub microSD. Co ważne, moduł elektronicznej kopii paragonów automatycznie archiwizuje wszystkie ważne informacje. Ponadto, użytkownik takiej kasy fiskalnej może w dowolnym momencie wykonać backup cyfrowej dokumentacji, np. poprzez jej dodatkowe zapisanie na dysku twardym firmowego komputera.

Kasy z kopią elektroniczną posiadają pojemne karty pamięci (SD lub microSD - w zależności od modelu). Pytanie jednak, co w sytuacji, gdy po latach prowadzenia ewidencji wspomniany nośnik danych zostanie całkowicie zapełniony? Użytkownik musi wtedy pamiętać o jego zastąpieniu kolejną kartą pamięci - najlepiej rekomendowaną przez producenta konkretnego urządzenia fiskalnego. Ponadto, stosowany dotychczas nośnik należy zachować i archiwizować zgodnie z wymogami Rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących.

Kopia paragonów w pamięci chronionej

Urządzenia fiskalne online wyróżniają się nie tylko przekazywaniem wymaganych danych do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) czy ustandaryzowaną współpracą z terminalami płatniczymi. Takie modele posiadają również pamięć chronioną, czyli zabezpieczone rozwiązanie technologiczne, które umożliwia zapis oraz odczyt wystawianych dokumentów fiskalnych i niefiskalnych. Innymi słowy, to właśnie wspomniane ogniwo każdego urządzenia fiskalnego online odpowiada m.in. za archiwizowanie kopii paragonów wydawanych klientom. Cały proces, podobnie jak w przypadku kas z kopią elektroniczną, jest w pełni zautomatyzowany. Zapis danych w pamięci chronionej odbywa się bez udziału użytkownika. Ponadto, osoba korzystająca z takiego urządzenia może w dowolnym momencie wykonać backup zgromadzonych informacji, np. na firmowym komputerze.