KSeF - kiedy zostanie wprowadzony i kto będzie musiał z niego korzystać?

---

KSeF to narzędzie stworzone i rozwijane przez Ministerstwo Finansów, którego głównym celem jest uszczelnienie polskiego systemu podatkowego. Po wprowadzeniu tego rozwiązania przedsiębiorcy będą musieli, za jego pośrednictwem, wystawiać i odbierać tzw. faktury ustrukturyzowane. Co to konkretnie oznacza dla podatników i od kiedy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy?

Terminy z nowelizacji ustawy o VAT

Zgodnie z nowelizacją ustawy o VAT z 9 maja 2024 roku, wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur zostało podzielone na dwa etapy. Taka decyzja jest efektem wielomiesięcznych konsultacji oraz wykonanego audytu wewnętrznego (technicznego). W rezultacie, polscy przedsiębiorcy, w zależności od osiąganej wartości sprzedaży, będą musieli zacząć korzystać z nowego rozwiązania w różnych terminach:

• od 1 lutego 2026 roku - w przypadku przekroczenia w 2024 roku obrotu w wysokości 200 milionów złotych (wraz z kwotą podatku);
• od 1 kwietnia 2026 roku - w przypadku pozostałych podmiotów.

Co więcej, ustawodawca zdecydował się na wydłużenie okresu dostosowawczego dla najmniejszych działalności gospodarczych. Zgodnie ze wspomnianą nowelizacją ustawy o VAT, w przypadku podatników, u których wartość sprzedaży miesięcznej nie przekracza 10 000 złotych, Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy od 1 stycznia 2027 roku.

Konto w KSeF, uprawnienia i faktury ustrukturyzowane

Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur będzie wymagało od przedsiębiorcy przede wszystkim założenia i uwierzytelnienia konta na platformie KSeF. W tym celu niezbędne okaże się również posiadanie odpowiedniego narzędzia informatycznego, które pozwoli na autoryzację tożsamości danej osoby, np. elektronicznego podpisu kwalifikowanego. I dopiero po przejściu przez procedurę uwierzytelnienia przedsiębiorca zyska dostęp do funkcjonalności wspomnianej platformy, czyli m.in. do przeglądania, wystawiania oraz odbierania faktur ustrukturyzowanych. Warto też zaznaczyć, że podatnik będzie mógł przyznać odpowiednie uprawnienia wybranemu podmiotowi zewnętrznemu, np. księgowemu, z usług którego korzysta na co dzień.

Osobną kwestią jest zaś to, czym są same faktury ustrukturyzowane. Zgodnie z ogólnie przyjętą definicją, dokumenty tego typu mają „format XML zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(2)” oraz mogą być wystawiane i otrzymywane przy użyciu platformy KSeF (aby uzyskały moc prawną). Pisząc w uproszczeniu, są więc fakturami elektronicznymi - zawierającymi w szczególności dane dotyczące podatników, przedmiotu konkretnej transakcji i wartości sprzedaży (brutto, netto). Każdy dokument tego typu musi również posiadać przydzielony numer identyfikujący, który pozwala na jego szybkie odnalezienie w systemie.

Konsekwencje wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur

Zgodnie z założeniami ustawodawcy, KSeF przyczyni się nie tylko do uszczelnienia polskiego systemu podatkowego, ale także do unowocześnienia obrotu gospodarczego w naszym kraju. Będzie to wynikało przede wszystkim z ustanowienia jednolitego standardu e-faktury oraz automatyzacji procesów związanych z wymianą dokumentów pomiędzy kontrahentami. Co więcej, Krajowy System e-Faktur ma usprawnić czynności związane z prowadzeniem firmowej księgowości i przyspieszyć realizowanie należnych płatności. Nowe rozwiązanie od Ministerstwa Finansów zagwarantuje również, że dokumenty handlowe są wystawiane przez podmioty do tego uprawnione, zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami fiskalnymi.

Ponadto, jedną z konsekwencji wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur będzie bez wątpienia konieczność dostosowania rozwiązania sprzedażowego w przedsiębiorstwie do nowych wymogów prawnych. Okaże się to istotne zwłaszcza w przypadku korzystania z programu służącego do wystawiania dokumentów handlowych oraz prowadzenia firmowej księgowości. Poza tym, KSeF przyczyni się do zmian w zakresie funkcjonalności i sposobu używania kas rejestrujących. Wprowadzenie nowego systemu sprawi, że przedsiębiorcy korzystający z urządzeń fiskalnych będą mogli wystawiać faktury przy ich użyciu wyłącznie do końca 2026 roku.