Kasa fiskalna w czasie zawieszenia działalności - o czym trzeba wtedy pamiętać?

Kasa fiskalna może pozostać u przedsiębiorcy i nie trzeba jej automatycznie wyrejestrowywać, tylko z powodu zawieszenia działalności.

Jeżeli przedsiębiorca planuje w przyszłości wznowić firmę i ponownie prowadzić sprzedaż podlegającą ewidencjonowaniu, urządzenie może zostać zachowane do tego czasu. W trakcie przerwy warto jednak przechowywać kasę fiskalną w bezpiecznym miejscu, chroniąc ją przed uszkodzeniem oraz dostępem osób nieuprawnionych.

Nie. Samo zawieszenie działalności gospodarczej nie oznacza konieczności wyrejestrowania kasy fiskalnej.

Zawieszenie jest czasową przerwą, a nie definitywnym zamknięciem przedsiębiorstwa. Procedury związane z zakończeniem pracy urządzenia i jego wyrejestrowaniem mają znaczenie przede wszystkim wtedy, gdy przedsiębiorca faktycznie kończy używanie swojej kasy fiskalnej.

Nie, samo zawieszenie działalności gospodarczej nie wymaga przeprowadzenia procedury zakończenia pracy kasy i odczytu pamięci fiskalnej.

Przedsiębiorca może pozostawić urządzenie i ponownie wykorzystać je po wznowieniu firmy. Inaczej wygląda sytuacja, gdy działalność zostaje definitywnie zlikwidowana i podatnik kończy pracę kasy.

Nie. Zawieszenia firmy nie należy utożsamiać z zakończeniem używania kasy fiskalnej.

To ważne rozróżnienie. Przedsiębiorca może zawiesić swoją działalność na określony czas (lub nawet bezterminowo), a następnie ją wznowić i ponownie rozpocząć ewidencjonowanie sprzedaży na tym samym urządzeniu.

Jeżeli przedsiębiorca nie prowadzi w okresie zawieszenia sprzedaży wymagającej ewidencjonowania, nie rejestruje również żadnych transakcji na swojej kasie fiskalnej.

Ma to znaczenie m.in. w kontekście obowiązkowych przeglądów technicznych. Zwolnienie z wykonywania przeglądu w okresie zawieszenia działalności jest bowiem związane z warunkiem nieprowadzenia w tym czasie ewidencji. Istnieją jednak sytuacje, w których również w trakcie zawieszenia działalności gospodarczej będzie trzeba zarejestrować transakcję na kasie fiskalnej, np. wtedy, gdy podatnik sprzeda środki trwałe swojej firmy osobie fizycznej.

Nie. Jeżeli w okresie zawieszenia nie jest prowadzona sprzedaż na kasie, nie ma także potrzeby wykonywania raportów dobowych.

Raport dobowy jest związany z prowadzoną sprzedażą i zapisanymi na urządzeniu danymi. Trzeba go wykonać wyłącznie wtedy, gdy konkretnego dnia kasa była wykorzystywana do rejestrowania transakcji i wystawiania paragonów fiskalnych. W innym wypadku, np. w czasie zawieszenia działalności (jeżeli przedsiębiorca nie obsługuje żadnych klientów), każdy raport dobowy będzie miał wartość „zerową”. A przepisy nie wymagają wykonywania tego typu zestawień.

Nie. Nie należy wykonywać „zerowych” raportów miesięcznych za okresy, w których na kasie fiskalnej nie była prowadzona ewidencja sprzedaży.

Jeżeli urządzenie pozostaje nieużywane, np. ze względu na zawieszenie działalności gospodarczej, przedsiębiorca nie musi uruchamiać go wyłącznie po to, aby wykonywać „puste” raporty miesięczne.

Jeżeli działalność jest zawieszona i w tym okresie przedsiębiorca nie prowadzi ewidencji na swojej kasie fiskalnej, nie ma obowiązku zgłaszania urządzenia do przeglądu technicznego.

Tego typu „zwolnienie” zostało wprost zdefiniowane w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. I jest to istotny wyjątek od ogólnej zasady wykonywania obowiązkowych przeglądów technicznych kasy, które muszą odbywać się nie rzadziej niż co dwa lata.

Jeżeli w okresie zawieszenia firmy przedsiębiorca nie prowadzi ewidencji, nie musi wykonywać przeglądu urządzenia tylko dlatego, że termin takiej kontroli serwisowej wypada właśnie w czasie przerwy w prowadzeniu działalności.

Nie oznacza to jednak, że wspomniany obowiązek całkowicie znika. Po wznowieniu działalności należy zweryfikować stan urządzenia i zawsze wtedy, gdy przedsiębiorca planuje ponowne obsługiwanie klientów, wykonać zaległy przegląd kasy przed dokonaniem pierwszej sprzedaży.

Jeżeli obowiązkowy przegląd nie został wykonany ze względu na zawieszenie działalności, należy go przeprowadzić po wznowieniu firmy - koniecznie przed ponownym rozpoczęciem ewidencjonowania sprzedaży.

To bardzo ważna kolejność, której wymagają obowiązujące przepisy fiskalne. Przedsiębiorca nie powinien więc najpierw rozpoczynać sprzedaży i prowadzenia ewidencji, a dopiero później zlecać przeglądu swojej kasy fiskalnej (jeżeli jego termin wypadał w czasie zawieszenia firmy). W pierwszej kolejności należy przeprowadzić kontrolę serwisową urządzenia, która potwierdzi, że gwarantuje ono prawidłowe rejestrowanie obrotu.

Tak, jeżeli urządzenie nie zostało wcześniej wyrejestrowane z ewidencji US i nadal może być prawidłowo wykorzystywane do prowadzenia ewidencji.

To jeden z argumentów, który przemawia za tym, żeby podczas przerwy w prowadzeniu firmy przechowywać stosowaną dotychczas kasę fiskalną. Przepisy nie wymagają bowiem „zamknięcia” takiego urządzenia w związku z zawieszeniem działalności gospodarczej.

Nie, jeżeli kasa była prawidłowo przechowywana przez przedsiębiorcę, a po wznowieniu firmy działa poprawnie i zapewnia z godne z przepisami rejestrowanie obrotu, nie trzeba wykonywać ponownej fiskalizacji.

Tym bardziej, że nie da się tak po prostu zafiskalizować urządzenia, które już działa w trybie fiskalnym, tzn. „nadpisać” takiej procedury. Konieczne byłoby najpierw wykonanie odczytu kasy i jej wyrejestrowanie z ewidencji US. Natomiast zawieszenie działalności stanowi jedynie przerwę w użytkowaniu takiego urządzenia. Dlatego przed wznowieniem firmy i ponownym rozpoczęciem rejestrowania obrotu na kasie należy dopilnować obowiązków związanych m.in. ze stanem technicznym takiej technologii sprzedaży.

Nie. Samo zawieszenie działalności nie powoduje automatycznie konieczności zwrotu ulgi otrzymanej za zakup pierwszej kasy fiskalnej.

Przerwa w prowadzeniu firmy nie jest równoznaczna z zamknięciem przedsiębiorstwa i całkowitym zaprzestaniem stosowania danego urządzenia rejestrującego. A dopiero w takiej sytuacji - jeśli sumy okresów użytkowania takiej technologii sprzedaży nie przekroczą 3 lat - wystąpi obowiązek zwrotu ulgi za pierwszą kasę fiskalną.

Biorąc pod uwagę kontekst zawieszenia firmy, obowiązek zwrotu dofinansowania powstaje m.in. wtedy, gdy suma okresów stosowania kasy fiskalnej nie przekroczy 3 lat.

Należy wówczas wziąć pod uwagę czas użytkowania urządzenia przed zawieszeniem działalności gospodarczej i po jej wznowieniu. Jeśli suma wspomnianych okresów będzie mniejsza, niż 3 lata, podatnik zostanie zobligowany do zwrotu pełnej kwoty refundacji, którą otrzymał za pierwszą kasę fiskalną.

Nie. Należy wtedy wziąć pod uwagę wyłącznie czas przed zawieszeniem firmy i po jej wznowieniu.

Przez okres użytkowania kasy fiskalnej należy rozumieć czas, w którym takie urządzenie było wykorzystywane do prowadzenia ewidencji sprzedaży. A co do zasady, jeżeli działalność jest zawieszona, przedsiębiorca nie obsługuje klientów indywidualnych i nie rejestruje transakcji na swojej kasie. Innymi słowy, nie używa wtedy urządzenia fiskalnego, za które otrzymał refundację z budżetu państwa.

Nie. Przedsiębiorca korzystający z kasy fiskalnej, który zawiesi swoją działalność, nie musi zgłaszać do US niczego, co byłoby związane z takim urządzeniem.

Kontakt z Urzędem Skarbowym jest konieczny chociażby wtedy, gdy przedsiębiorca chce „zamknąć” i wyrejestrować swoją kasę, np. na skutek likwidacji przedsiębiorstwa. Natomiast zawieszenie firmy, podczas którego przez wybrany okres podatnik nie korzysta z takiego urządzenia, nie wymaga żadnego zgłoszenia do US.

Służy do tego CEIDG, czyli Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej.

Mowa więc o tym samym rejestrze, do którego początkowo przedsiębiorca musi w ogóle zgłosić swoją firmę. Co więcej, zawieszenia działalności można dokonać na jeden z trzech sposobów - online (przez stronę Biznes.gov.pl), wysyłając list polecony lub podczas wizyty osobistej w odpowiednim urzędzie (np. miasta lub gminy). A za pośrednictwem CEIDG informacja na temat przerwy w prowadzeniu firmy zostanie przekazana m.in. do właściwego Urzędu Skarbowego.

Działalność zarejestrowaną w CEIDG można zawiesić na czas określony lub bezterminowo, przy czym wskazany okres zawieszenia nie może być krótszy niż 30 dni.

Szczegółowe informacje na temat całej procedury i wszystkich wymaganych dokumentów są dostępne na portalu Biznes.gov.pl. Na wspomnianej stronie internetowej można również znaleźć wzór wniosku o zawieszenie działalności gospodarczej.

Tak, zawieszenie działalności nie zwalnia z obowiązku posiadania wspomnianej dokumentacji.

Książkę serwisową urządzenia fiskalnego należy przechowywać aż do momentu „zamknięcia” (odczytania) i wyrejestrowania danej kasy z ewidencji US. Wspomniany obowiązek wynika m.in. z tego, że taką dokumentację należy zawsze udostępnić w przypadku kontroli skarbowej. Książka serwisowa będzie też niezbędna wtedy, gdy po wznowieniu działalności technik wykonujący przegląd będzie chciał wpisać do niej adnotację potwierdzającą przeprowadzoną kontrolę.

Kasę należy przechowywać w bezpiecznym, suchym miejscu, w którym nie będzie ona narażona na uszkodzenia ani dostęp osób nieuprawnionych.

Jest to szczególnie istotne, jeżeli przedsiębiorca zamierza ponownie korzystać z urządzenia po kilku miesiącach lub nawet latach przerwy. Przed wznowieniem sprzedaży warto również upewnić się, że urządzenie jest sprawne i gotowe do dalszego użytkowania. A jeśli w czasie zawieszenia działalności wypadał termin obowiązkowego przeglądu technicznego, kasę należy zgłosić do serwisu (w celu wykonania takiej procedury kontrolnej) jeszcze przed ponownym rozpoczęciem rejestrowania obrotu.

Nie. Zawieszenie firmy nie oznacza, że aktywna kasa fiskalna może zostać sprzedana innemu przedsiębiorcy do prowadzenia przez niego ewidencji.

Tego typu urządzenie rejestrujące jest na stałe powiązane z prowadzoną działalnością - posiada np. NIP podatnika zapisany w swojej pamięci fiskalnej. Dlatego w czasie zawieszenia firmy przedsiębiorca nie może tak po prostu sprzedać stosowanej wcześniej kasy. Może ją albo przechowywać (do momentu wznowienia obsługi klientów), albo definitywnie „zamknąć” i wyrejestrować z ewidencji prowadzonej przez Urząd Skarbowy.

Jeżeli zamiast wznowienia firmy przedsiębiorca zdecyduje się na jej definitywne zamknięcie, powinien przeprowadzić procedury związane z zakończeniem pracy kasy.

Obowiązkiem podatnika będzie wtedy m.in. zgłoszenie urządzenia do serwisu - w celu odczytania zawartości pamięci fiskalnej i sporządzenia protokołu z tej czynności. Następnie kasę należy wyrejestrować z ewidencji prowadzonej przez Urząd Skarbowy. Przedsiębiorca ma wówczas 5 dni na dopełnienie formalności, tzn. złożenie wniosku we właściwym US i dostarczenie protokołu z odczytu zawartości pamięci fiskalnej urządzenia. Czas ten liczy się od dnia wykonania odczytu i sporządzenia wymaganej dokumentacji.

Zawieszenie działalności gospodarczej to czasowa przerwa w prowadzeniu firmy. Natomiast zakończenie używania kasy jest równoznaczne z całkowity zaprzestaniem stosowania takiego urządzenia i wymaga jego prawidłowego „zamknięcia”.

W pierwszym przypadku, tzn. przy zawieszeniu firmy, przedsiębiorca nie musi tak naprawdę niczego robić ze swoim urządzeniem. Ważne jest to, aby kasa była wtedy w staranny sposób zabezpieczona i przechowywana. Natomiast trwałe zaprzestanie stosowania takiego urządzenia, wynikające np. z likwidacji firmy, wiąże się z koniecznością jego odczytania przez serwis oraz wyrejestrowania z ewidencji Urzędu Skarbowego. Wszystkie wymogi z tym związane są zdefiniowane w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.