Przegląd kasy fiskalnej obowiązkiem podatnika

---

Jednym z obowiązków podatnika, powstałym z tytułu posiadania i użytkowania kasy fiskalnej, jest konieczność dokonywania przeglądów technicznych. Co ważne, wspomniana czynność może zostać przeprowadzona wyłącznie przez uprawniony do tego serwis. To jednak podatnik ponosi pełną odpowiedzialność za to, czy jego urządzenie fiskalne przeszło obowiązkowy przegląd techniczny we właściwym terminie.

Termin kontroli urządzenia „w przybliżeniu”

Zgodnie z obowiązującymi przepisami fiskalnymi (Rozporządzeniem w sprawie kas rejestrujących), przegląd techniczny urządzenia musi być dokonywany nie rzadziej niż co 2 lata. Regulacje prawne nie zakładają więc konkretnego terminu zlecenia takiej usługi. Zamiast tego, podają okres czasowy, który zawsze należy określać, licząc od ostatniej daty przeprowadzenia przeglądu technicznego. Ponadto, obecnie szerokie grono podatników decyduje się na zlecanie takiej usługi serwisowej raz do roku. W niektórych przypadkach producent urządzenia zapewnia wtedy np. przedłużenie gwarancji na moduł fiskalny danego modelu. Co więcej, wykonywanie rocznych przeglądów technicznych daje przedsiębiorcy gwarancję, że nie przekroczy on terminu kontroli swojej kasy lub drukarki.

Kto może wykonać przegląd kasy?

Przegląd kasy fiskalnej to obowiązek podatnika i jest on odpowiedzialny za zlecenie takiej usługi w odpowiednim terminie. Przedsiębiorca nie może jednak samodzielnie przeprowadzić kontroli technicznej swojego urządzenia. Co więcej, nie może tego zlecić przypadkowej osobie. Zarówno przegląd techniczny kasy, jak i innego rodzaju usługi czy naprawy, są wykonywane wyłącznie przez uprawniony do tego serwis. W większości przypadków będzie to dostawca technologii sprzedaży, który wcześniej zainstalował (zafiskalizował) urządzenie rejestrujące w danej firmie. Informacje na jego temat (dostawcy) można znaleźć w książce serwisowej kasy - w sekcji dotyczącej podmiotu odpowiedzialnego za wykonywanie usług technicznych.

Co powinien sprawdzić serwisant?

Celem przeprowadzenia przeglądu technicznego jest potwierdzenie, że dana kasa fiskalna działa poprawnie i gwarantuje zgodne z przepisami prowadzenie ewidencji. Dlatego też podczas wykonywania takiej usługi serwisant sprawdza kluczowe ogniwa urządzenia, w tym:

• stan i liczbę plomb kasy oraz ich zgodność z zapisem w książce kasy i dokumentacją związaną z wykonywanym serwisem;
• stan obudowy kasy;
• czytelność dokumentów drukowanych przez kasę;
• program pracy kasy i program do odczytu pamięci, a w przypadku kas z elektronicznym zapisem kopii także program archiwizujący (ich wersje co do zgodności z zapisami w książce kasy i dokumentacją serwisu);
• poprawność działania kasy, w szczególności w zakresie wystawiania dokumentów fiskalnych;
• poprawność działania wyświetlacza dla nabywcy;
• stan techniczny akumulatorów lub baterii wewnętrznego zasilania kasy;
• poprawność ustawień zegara kasy.

Wpis do książki serwisowej i zalecenia pokontrolne

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących wymaga, aby każdy przegląd techniczny został potwierdzony odpowiednim wpisem w książce serwisowej urządzenia. Taka adnotacja musi zostać umieszczona przez technika, który wykonywał omawianą usługę. Co więcej, serwisant powinien dołączyć do wpisu zalecenia pokontrolne oraz kopię dokumentu potwierdzającego przeprowadzenie przeglądu technicznego (w szczególności kopię wydruku raportu z kasy). Natomiast w przypadku urządzenia rejestrującego online, przegląd musi również zostać zapisany w pamięci fiskalnej.

Dodatkowe sprawdzanie urządzenia fiskalnego - kiedy jest konieczne?

W konkretnych sytuacjach Rozporządzenie MF przewiduje konieczność wykonywania dodatkowych przeglądów technicznych. Dotyczy to m.in. wznawiania zawieszonej działalności gospodarczej. W takich okolicznościach, przed ponownym rozpoczęciem prowadzenia ewidencji za pomocą kasy fiskalnej, przedsiębiorca musi zlecić przegląd techniczny swojego urządzenia. Dopiero później może zacząć rejestrować obrót ze sprzedaży dokonywanej na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych.

Druga sytuacja jest związana z wynajmowaniem kas fiskalnych online. Zgodnie z Rozporządzeniem MF, podatnicy mogą prowadzić ewidencję również przy użyciu urządzeń, które nabyli np. w ramach umowy najmu. Niemniej, przed każdym ponownym uruchomieniem kasy online w trybie fiskalnym należy wykonać dodatkowy przegląd techniczny. Wówczas jego celem jest m.in. potwierdzenie, że wynajmowane po raz kolejny urządzenie nie zawiera żadnych informacji o ewidencji prowadzonej przez poprzedniego najemcę. Co więcej, wspomnianego obowiązku musi dopilnować podmiot, który zajmuje się wynajmowaniem kas fiskalnych online.

Kara za brak przeglądu technicznego kasy

Podatnik, który nie dopilnuje terminu obowiązkowego przeglądu technicznego swojego urządzenia, powinien się liczyć z dotkliwymi konsekwencjami. Po pierwsze, jeśli skorzystał z refundacji za instalację pierwszej kasy fiskalnej w swojej firmie, będzie musiał zwrócić otrzymaną ulgę (nawet 700 zł). Po drugie, zgodnie z przepisami, za niedopilnowanie formalności towarzyszących przeglądowi technicznemu przedsiębiorcy grozi kara finansowa w wysokości 300 zł.

Wspomnianą grzywnę może nałożyć naczelnik Urzędu Skarbowego, właściwego dla działalności prowadzonej przez podatnika. Jeśli do tego dojdzie, przedsiębiorca ma 14 dni na zapłacenie kary - licząc od momentu otrzymania decyzji w tej sprawie. Musi wówczas wykonać przelew na konto wskazane przez Urząd Skarbowy.