Czym jest homologacja kasy fiskalnej?

---

Każda kasa fiskalna, która została dopuszczona do sprzedaży i może być wdrożona w firmie podatnika, musi spełniać szereg wymogów technicznych. Wspomniane kryteria dotyczą m.in. konstrukcji urządzenia, poprawności działania jego oprogramowania, prawidłowego ewidencjonowania obrotu oraz obsługiwanych protokołów komunikacyjnych. Potwierdzeniem zgodności z obowiązującymi wymogami jest zaś homologacja kasy fiskalnej, czyli decyzja wydawana przez Główny Urząd Miar.

Jakie przepisy fiskalne regulują te zagadnienia?

Obowiązek wdrożenia urządzenia fiskalnego, które w momencie zakupu posiada ważną homologację Głównego Urzędu Miar, wynika w szczególności z przepisów ustawy o podatku od towarów i usług oraz Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Przykładowo, w pierwszym z przywołanych aktów prawnych można przeczytać, że „do prowadzenia ewidencji sprzedaży mogą być stosowane wyłącznie kasy rejestrujące, które zostały nabyte w okresie obowiązywania potwierdzenia”, a także, że „kasa rejestrująca musi zapewniać prawidłowe zaewidencjonowanie, przechowywanie i bezpieczne przesyłanie danych z kasy rejestrującej na zewnętrzne nośniki danych oraz umożliwiać połączenie i przesyłanie danych między kasą rejestrującą a Centralnym Repozytorium Kas”.

Co więcej, w przypadku homologacji każdego urządzenia fiskalnego niezwykle ważne jest Rozporządzenie Ministra Rozwoju, Pracy i Technologii w sprawie wymagań technicznych dla kas rejestrujących. Określa ono szczegółowo nie tylko wszystkie odgórnie ustalone kryteria, ale także procedurę wydania decyzji przez Prezesa Głównego Urzędu Miar.

Homologacja GUM - wniosek o wydanie potwierdzenia i czas obowiązywania decyzji

Z punktu widzenia podatnika istotny jest z pewnością fakt, że to nie on musi występować z wnioskiem o wydanie lub przedłużenie homologacji danego urządzenia fiskalnego. Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług: „producenci krajowi i podmioty dokonujące wewnątrzwspólnotowego nabycia lub importu kas rejestrujących w celu wprowadzenia ich na terytorium kraju do obrotu są obowiązani do uzyskania dla danego typu kas rejestrujących potwierdzenia Prezesa Głównego Urzędu Miar, że kasy te spełniają funkcje wymienione w ust. 6a i wymagania techniczne dla kas rejestrujących”.

Warto dodać, że pozytywna decyzja GUM, po wcześniejszym przeprowadzeniu wszystkich niezbędnych badań oraz testów, jest wydawana na okres 5 lat. Natomiast w przyszłości, po upływie minimum 4 lat, producent lub importer urządzenia może wystąpić z wnioskiem o kolejne potwierdzenie, czyli tzw. rehomologację. Wówczas obowiązujące regulacje prawne (Rozporządzenie techniczne) dopuszczają nawet wydanie pozytywnej decyzji bez ponownych badań. Będzie to możliwe wtedy, gdy:

• przepisy, na podstawie których wydane zostało dotychczasowe potwierdzenie, nie uległy zmianie;
• nie wystąpiły zmiany w zakresie funkcji, oprogramowania i konstrukcji kasy.

W każdym innym przypadku, np. po dokonaniu istotnych modyfikacji w sposobie działania urządzenia, jego obudowie czy częściach wykorzystywanych przy produkcji, konieczne będzie przeprowadzenie skrupulatnych testów. I dopiero po ich wykonaniu, a także po pozytywnej weryfikacji kasy fiskalnej, Prezes Głównego Urzędu Miar wydaje nową homologację, która dopuszcza dany model do ponownego wprowadzenia na rynek.

Aktualizacja oprogramowania kasy fiskalnej

Wyjątkiem od zasad dotyczących tzw. rehomologacji jest również sytuacja, w której „zmiany polegają na zmianie programu pracy kasy i zmianach programowych stanowiących wyłącznie konieczne następstwo zmiany programu pracy kasy”. Z czymś takim mamy do czynienia w przypadku urządzeń fiskalnych typu online (współpracujących z Centralnym Repozytorium Kas), a konkretnie wtedy, gdy producent lub importer wydaje aktualizację oprogramowania danego modelu. Wówczas, zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług, przeprowadzenie ponownych badań i wydanie nowej decyzji nie jest konieczne. Prezes Głównego Urzędu Miar, po zatwierdzeniu aktualizacji oprogramowania, dokonuje stosownej zmiany w obowiązującej homologacji. Następnie zaś nowa wersja programu pracy urządzenia zostaje udostępniona użytkownikom.