Czym jest numer ewidencyjny kasy rejestrującej?

Numer ewidencyjny to indywidualny i niepowtarzalny identyfikator, który jest przypisany do konkretnego urządzenia rejestrującego.

Taki numer służy m.in. do jednoznacznej identyfikacji danej kasy fiskalnej przez organy skarbowe. Dlatego trzeba go zawsze nanieść na obudowę urządzenia (w widocznym miejscu i w trwały sposób) oraz wpisać do książki serwisowej. Co więcej, w przypadku kasy fiskalnej online jej numer ewidencyjny jest powiązany z Centralnym Repozytorium Kas. Zostaje on także zapisany w pamięci urządzenia podczas fiskalizacji.

Sposób nadania numeru zależy od rodzaju urządzenia fiskalnego.

W przypadku kasy online numer jest przydzielany już podczas fiskalizacji - w ramach komunikacji urządzenia z Centralnym Repozytorium Kas. Natomiast w urządzeniach starszego typu, z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii paragonów, taki numer był nadawany przez naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego, ale dopiero po zgłoszeniu fiskalizacji przez podatnika.

System informatyczny, który jest wykorzystywany przez organy skarbowe, przypisuje kasie online jej indywidualny numer ewidencyjny podczas fiskalizacji.

W trakcie wykonywania wspomnianej procedury przez serwisanta urządzenie nawiązuje połączenie z Centralnym Repozytorium Kas. Jednym z etapów fiskalizacji i powiązania kasy online z CRK jest zaś nadanie numeru ewidencyjnego, który zostaje też zapisany w pamięci fiskalnej i pamięci chronionej danego modelu.

Nie. W przypadku kasy fiskalnej online numer ewidencyjny jest nadawany automatycznie, w ramach przeprowadzonej fiskalizacji.

Przedsiębiorca nie musi więc składać osobnego wniosku - tylko po to, aby uzyskać taki identyfikator swojego urządzenia rejestrującego. W tym przypadku wszystko odbywa się automatycznie, a zafiskalizowana kasa trafia od razu do ewidencji prowadzonej przez organy skarbowe. Wymagane jest natomiast to, żeby otrzymany numer ewidencyjny umieścić w książce serwisowej urządzenia oraz nanieść na jego obudowę.

Nie. W kasach z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii paragonów procedura była inna.

Wynika to z tego, że urządzenia starszego typu nie zapewniają komunikacji z Centralnym Repozytorium Kas. Po przeprowadzeniu fiskalizacji konieczne było więc zgłoszenie danych dotyczących kasy do właściwego Urzędu Skarbowego, który następnie nadawał urządzeniu numer ewidencyjny. Warto również pamiętać, że taka procedura nadal obowiązuje - chociażby wtedy, gdy przedsiębiorca korzystający z urządzenia z elektroniczną kopią paragonów chce wymienić zapełniony moduł pamięci fiskalnej. Wymaga to zarówno wykonania fiskalizacji, jak i ponownego zgłoszenia kasy do właściwego US.

Numer ewidencyjny kasy fiskalnej musi znajdować się na obudowie urządzenia. Można go także znaleźć w książce serwisowej danego modelu.

Co więcej, kasa rejestrująca umieszcza swój numer ewidencyjny na emitowanych wydrukach, m.in. na raportach dobowych i miesięcznych.

Tak. Zgodnie z obowiązującymi przepisami, numer ewidencyjny należy umieścić na obudowie kasy fiskalnej.

Regulacje prawne nie definiują precyzyjnie tego, jak konkretnie nanieść taki identyfikator. Trzeba to jednak zrobić w trwały sposób, np. przy użyciu wydrukowanej etykiety lub niezmywalnego markera. Numer ewidencyjny kasy musi być bowiem widoczny m.in. w momencie kontroli przeprowadzanej przez organy skarbowe.

Tak. Numer ewidencyjny jest jednym z podstawowych identyfikatorów kasy fiskalnej i trzeba go wpisać do książki serwisowej danego urządzenia.

Taka książka zawiera informacje dotyczące nie tylko samej kasy rejestrującej, jej producenta oraz podmiotu odpowiedzialnego za usługi serwisowe, ale także adnotacje dotyczące wykonanych interwencji technicznych, np. obowiązkowych przeglądów okresowych. Numer ewidencyjny pozwala zaś powiązać wspomnianą dokumentację z konkretnym urządzeniem fiskalnym. Jest to ważne, gdyż historię serwisową kasy sprawdzi zarówno technik, których wykonuje przegląd lub naprawę, jak i urzędnik skarbowy, np. podczas kontroli w firmie.

Nie. Są to dwa różne oznaczenia.

Numer fabryczny, nazywany również numerem seryjnym, to indywidualny identyfikator konkretnego urządzenia, który jest nadawany przez jego producenta. Można go znaleźć np. na tabliczce znamionowej kasy rejestrującej oraz w jej książce serwisowej. Natomiast numer ewidencyjny jest przypisywany do danego urządzenia przez organy skarbowe. Do otrzymania takiego identyfikatora konieczne jest prawidłowe uruchomienie kasy w trybie fiskalnym.

Nie. Numer unikatowy oraz numer ewidencyjny pełnią inne funkcje.

Numer unikatowy to identyfikator powiązany z modułem pamięci fiskalnej konkretnego urządzenia. Podobnie jak numer fabryczny, jest on nadawany przez producenta kasy. Natomiast numer ewidencyjny zostaje przypisany niejako do całego urządzenia. Co więcej, za nadanie takiego identyfikatora odpowiadają organy skarbowe (po przeprowadzeniu fiskalizacji), które na jego podstawie mogą m.in. powiązać konkretną kasę z informacjami dotyczącymi rejestrowanej sprzedaży.

Tak. Każda kasa fiskalna posiada własny, indywidualny numer ewidencyjny.

Jeżeli przedsiębiorca korzysta z kilku urządzeń rejestrujących, każde z nich będzie miało osobny numer ewidencyjny. Dlatego przy stosowaniu więcej niż jednej kasy ważne jest m.in. to, aby prawidłowo przyporządkować dokumentację serwisową do danego modelu.

Taki identyfikator jest zawsze przypisany do konkretnej kasy fiskalnej, a nie do firmy, która korzysta z urządzenia.

Przedsiębiorca może więc używać wielu kas rejestrujących i każda z nich będzie posiadała swój indywidualny numer ewidencyjny.

Tak, nowe urządzenie rejestrujące, po uruchomieniu w trybie fiskalnym, będzie posiadało własny numer ewidencyjny.

Organy skarbowe nie przenoszą numeru ewidencyjnego starej kasy fiskalnej na nowe urządzenie. W przypadku takiej wymiany dotychczasowa technologia sprzedaży zostaje „zamknięta”, co wymaga m.in. odczytania zawartości jej pamięci fiskalnej, a następnie wyrejestrowana z Urzędu Skarbowego. Z kolei nowe urządzenie trzeba wtedy zafiskalizować i w ramach tej procedury uzyska ono indywidualny numer ewidencyjny.

Przepisy nie wymagają tego, aby kasa drukowała swój numer ewidencyjny na paragonie fiskalnym, który trzeba wydać klientowi.

Nie oznacza to jednak, że urządzenie nie może umieścić takiego identyfikatora na wspomnianym dokumencie. Numer ewidencyjny kasy musi się natomiast znaleźć na każdym raporcie dobowym i miesięcznym, który zostanie wystawiony przy użyciu danego urządzenia.

Numer ten jest wykorzystywany w wielu czynnościach administracyjnych i serwisowych związanych z urządzeniem.

Będzie niezbędny m.in. przy aktualizacji danych dotyczących konkretnej kasy oraz wtedy, gdy przedsiębiorca zdecyduje się na jej zamknięcie, czyli wykonanie odczytu pamięci fiskalnej i wyrejestrowanie z Urzędu Skarbowego. Co więcej, numer ewidencyjny urządzenia jest sprawdzany podczas ewentualnej kontroli w firmie. Organy skarbowe zwracają uwagę m.in. na to, czy taki identyfikator został poprawnie naniesiony do obudowę kasy oraz wpisany do jej książki serwisowej.

Tak, ponieważ numer ewidencyjny kasy trzeba umieścić m.in. we wniosku o jej wyrejestrowanie z Urzędu Skarbowego.

Przy odczytaniu pamięci fiskalnej urządzenia i sporządzeniu protokołu potwierdzającego tę procedurę konieczne jest zidentyfikowanie konkretnej kasy. Taki protokół, wraz z poprawnie wypełnionym wnioskiem o wyrejestrowanie kasy z ewidencji prowadzonej przez Urząd Skarbowy, należy później złożyć we właściwym US. Przedsiębiorca ma na to 5 dni, licząc od dnia „zamknięcia” urządzenia.

Serwisant identyfikuje urządzenie fiskalne na podstawie jego danych, w tym numerów znajdujących się w książce kasy.

Dlatego prawidłowe i czytelne oznaczenie numeru ewidencyjnego ułatwia realizację przeglądów oraz sprawdzenie historii serwisowej urządzenia.

Należy go ponownie nanieść na obudowę urządzenia - w sposób trwały i czytelny.

Można wykorzystać w tym celu np. wydrukowaną etykietę samoprzylepną lub niezmywalny marker (w kolorze innym, niż obudowa kasy). Co więcej, jeżeli numer ewidencyjny jest bardzo słabo widoczny, nie należy zgadywać, z jakich cyfr się składa. Najlepiej wtedy sprawdzić taki identyfikator w książce serwisowej urządzenia lub na wystawionym raporcie fiskalnym.

Taki identyfikator powinien znajdować się w książce serwisowej urządzenia oraz na jego obudowie.

Numer ewidencyjny kasy można również sprawdzić na wystawionych na raportach dobowych i miesięcznych.

Tak. Przedsiębiorca musi dopilnować prawidłowego oznaczenia urządzenia oraz zgodności takiego identyfikatora w książce serwisowej.

Brak numeru ewidencyjnego na obudowie kasy będzie stanowił podstawę do wystawienia mandatu za niedopełnienie obowiązków związanych z użytkowaniem urządzenia fiskalnego.

Tak. Rodzaj urządzenia rejestrującego nie ma w tym przypadku żadnego znaczenia.

Bez względu na to, czy przedsiębiorca korzysta z kasy, czy też z drukarki fiskalnej, jego obowiązkiem jest naniesienie numeru ewidencyjnego na obudowę stosowanej technologii sprzedaży.

Tak. Kasoterminal składa się m.in. z części fiskalnej i to właśnie do niej będzie przypisany indywidualny numer ewidencyjny.

Dlatego na obudowie urządzenia all-in-one również trzeba umieścić numer ewidencyjny, który zostanie przydzielony przez organy skarbowe. Co więcej, taki identyfikator należy koniecznie wpisać do książki serwisowej kasoterminala.