Czym jest numer ewidencyjny kasy rejestrującej?

---

Przedsiębiorcy prowadzący sprzedaż przy użyciu kas rejestrujących muszą pamiętać o różnych obowiązkach wynikających ze stosowania takich urządzeń. Funkcjonujące przepisy fiskalne definiują szczegółowo m.in. zagadnienia związane z numerem ewidencyjnym - a zwłaszcza to, kiedy podatnik otrzymuje wspomniany numer i co należy z nim zrobić.

Indywidualny i niepowtarzalny numer, który jest nadawany każdej kasie fiskalnej

Szczegółowe regulacje, dotyczące omawianego zagadnienia, znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z treścią wspomnianego aktu prawnego, numer ewidencyjny jest indywidualny i niepowtarzalny dla każdego urządzenia fiskalnego. Rozporządzenie MF wprowadza jednak istotne rozróżnienie, związane z rodzajem stosowanej przez podatnika technologii sprzedaży. A konkretnie, można w nim przeczytać, że jest to:

• w przypadku kas online - indywidualny i niepowtarzalny numer nadawany kasie podczas fiskalizacji, zapisany w pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, identyfikujący kasę w Centralnym Repozytorium Kas;
• w przypadku kas z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii - indywidualny i niepowtarzalny numer, który naczelnik Urzędu Skarbowego nadaje kasie, po zgłoszeniu fiskalizacji przez podatnika i podmiot prowadzący serwis główny lub podmiot prowadzący serwis.

Innymi słowy, różnice wynikają przede wszystkim z funkcjonalności używanego urządzenia. Każda kasa online, za sprawą połączenia z serwerami CRK, otrzymuje numer ewidencyjny już w momencie uruchomienia w trybie fiskalnym. Jest to wręcz jeden z najważniejszych etapów fiskalizacji, którą przeprowadza serwisant urządzenia rejestrującego. Z kolei kasa offline (z kopią elektroniczną lub papierową) nie ma możliwości technicznych, aby nawiązać współpracę z CRK. W związku z tym, w przypadku wspomnianego urządzenia konieczne jest listowne zgłoszenie fiskalizacji do naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego (dokonuje tego zarówno przedsiębiorca, jak i serwis). I dopiero w odpowiedzi na takie zawiadomienie US przydziela podatnikowi numer ewidencyjny kasy - również w formie listownej.

Co należy zrobić z numerem ewidencyjnym urządzenia?

W tym przypadku funkcjonujące przepisy nie wprowadzają żadnego dodatkowego podziału, który byłby związany np. z rodzajem stosowanej kasy fiskalnej. W przywołanym już wcześniej Rozporządzeniu Ministra Finansów można przeczytać, że numer ewidencyjny należy zawsze umieścić na obudowie urządzenia rejestrującego - w widocznym miejscu i w trwały sposób. Zgodnie z najczęściej spotykanymi zaleceniami, najlepiej wykorzystać w tym celu np. niezmywalny marker lub wydrukowaną i naklejoną etykietę. Warto również pamiętać, że konieczność umieszczenia numeru ewidencyjnego na obudowie kasy jest często weryfikowana przez urzędników skarbowych, np. podczas kontroli przeprowadzanej w przedsiębiorstwie. Natomiast niedopilnowanie obowiązków w tym zakresie może skutkować nałożeniem mandatu. Co więcej, funkcjonujące regulacje prawne wymagają tego, aby numer ewidencyjny kasy fiskalnej wpisać do książki serwisowej danego urządzenia (w przeznaczonej do tego rubryce). A w przyszłości jest on również niezbędny np. w przypadku dokumentów przekazywanych do Urzędu Skarbowego. Numer ewidencyjny należy podać m.in.:

• we wniosku o wyrażenie zgody na przesyłanie danych z kasy do Centralnego Repozytorium Kas w ustalonych odstępach czasowych;
• w zawiadomieniu dotyczącym aktualizacji danych urządzenia;
• w protokole z odczytu zawartości pamięci fiskalnej.