Baza wiedzy - w trakcie użytkowania

Korzystanie z kasy rejestrującej obliguje podatnika m.in. do starannego przechowywania kopii wystawianych paragonów. Urządzenia fiskalne, które są stosowane przez przedsiębiorców, zapewniają jednak różne sposoby archiwizowania takiej dokumentacji. O jakich obowiązkach trzeba wtedy pamiętać?

Wraz z zakupem kasy fiskalnej podatnik zawsze otrzymuje m.in. książkę serwisową. Jest ona swego rodzaju paszportem danego urządzenia rejestrującego, w którym zapisywane są wszystkie zdarzenia towarzyszące jego używaniu, np. wykonane przeglądy techniczne.

Rezerwowa kasa fiskalna to urządzenie rejestrujące, z którego można skorzystać w sytuacji, gdy model stosowany na co dzień nie pozwala na zgodne z przepisami prowadzenie ewidencji, np. w wyniku usterki technicznej. Kiedy warto zdecydować się na zainstalowanie dodatkowej technologii sprzedaży w firmie?

Zakup kasy fiskalnej zawsze oznacza dodatkowy wydatek dla działalności gospodarczej. Warto jednak pamiętać o tym, że w określonych przypadkach przedsiębiorca może skorzystać z ulgi za instalację takiej technologii sprzedaży - wynoszącej maksymalnie 700 zł. Ponadto, istnieją też inne sposoby na obniżenie wydatku na kasę fiskalną, w tym opcja zaliczenia zakupu urządzenia do kosztów uzyskania przychodu.

Jednym z obowiązków podatnika, powstałym z tytułu posiadania i użytkowania kasy fiskalnej, jest konieczność dokonywania przeglądów technicznych. Co ważne, wspomniana czynność może zostać przeprowadzona wyłącznie przez uprawniony do tego serwis. To jednak podatnik ponosi pełną odpowiedzialność za to, czy jego urządzenie fiskalne przeszło obowiązkowy przegląd techniczny we właściwym terminie.

Podatnicy, którzy rejestrują obrót i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu kasy fiskalnej, są zobligowani m.in. do wykonywania dwóch rodzajów raportów: dobowego oraz miesięcznego. Jednak w zależności od rodzaju stosowanego urządzenia, takie zestawienia będą miały inną formę - papierową lub elektroniczną.

Wydawanie paragonów fiskalnych to bez wątpienia podstawowy obowiązek podatnika, który stosuje kasę rejestrującą. Jeżeli przedsiębiorca jest zobligowany do używania takiego urządzenia, musi pamiętać o tym, aby każdą sprzedaż na rzecz osoby fizycznej lub rolnika ryczałtowego poświadczać wspomnianym dokumentem. Natomiast zaniechanie tego obowiązku grozi bardzo dotkliwymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

Przedsiębiorcy wykorzystują kasy fiskalne m.in. w celu rejestrowania obrotu oraz uzyskania informacji na temat kwoty podatku należnego do zapłaty. W związku z tym, jedną z kluczowych kwestii, niezbędną do pracy przy zastosowaniu takiej technologii sprzedaży, jest prawidłowe zaprogramowanie stawek VAT na urządzeniu.

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących wymaga od podatnika zapoznania wszystkich osób w firmie, które są odpowiedzialne za obsługę klientów przy użyciu urządzenia fiskalnego, z informacjami o zasadach prowadzenia ewidencji. Na czym konkretnie polega ten obowiązek?

Kasy fiskalne online to urządzenia rejestrujące sprzedaż, które muszą transmitować dane do Centralnego Repozytorium Kas (systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finansów). Jednym z najważniejszych obowiązków użytkownika takiej technologii jest więc zapewnienie połączenia z CRK.

Umieszczenie NIP-u nabywcy w części fiskalnej paragonu to funkcjonalność, która obecnie występuje już we wszystkich modelach kas oraz drukarek rejestrujących. Kiedy takie rozwiązanie jest przydatne dla przedsiębiorcy? I w jaki sposób nabywca towaru lub usługi może wykorzystać paragon fiskalny, który zawiera jego NIP?

Wystawianie paragonów fiskalnych to nieodłączny element prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy rejestrującej. I jak w każdej innej dziedzinie życia, również w tym przypadku trudno całkowicie ustrzec się błędów. Dlatego ustawodawca uwzględnił w przepisach sytuację, w której podatnik (lub pracownik firmy) wystawi paragon fiskalny z oczywistą pomyłką.

Prowadzenie sprzedaży na rzecz osób fizycznych, przy równoczesnym jej rejestrowaniu na kasie fiskalnej, może nierzadko wiązać się z koniecznością uwzględnienia zwrotu lub reklamacji towaru bądź usługi. Postępowanie w takich okolicznościach opisuje szczegółowo jedno z rozporządzeń Ministra Finansów. Czego konkretnie wymagają od przedsiębiorcy przepisy w sprawie kas rejestrujących?

E-paragon fiskalny to dokument w formie elektronicznej, który da się wystawić przy użyciu kasy online lub kasy wirtualnej (mającej postać oprogramowania). Zgodnie z przepisami, przedsiębiorca może wydać taki dowód sprzedaży za zgodą nabywcy oraz w sposób z nim ustalony. Co jeszcze warto wiedzieć o realizowaniu e-paragonów fiskalnych?

Urządzenia auto id są w stanie usprawnić wiele obszarów funkcjonowania działalności gospodarczej. Dotyczy to w szczególności zarządzania obiegiem danych w przedsiębiorstwie. I co najważniejsze, we wspomnianej kategorii rozwiązań auto id znajduje się wiele różnego rodzaju urządzeń dla firm. Do wyboru są m.in. skanery kodów kreskowych, kolektory danych oraz drukarki etykiet lub kart plastikowych.

Oferowane współcześnie kasy fiskalne wyróżniają się m.in. tym, że zapewniają ustandaryzowaną komunikację z terminalami płatniczymi. Natomiast integracja obydwu urządzeń, wykonana przez technika, pozwala zautomatyzować codzienną pracę i ograniczyć tym samym liczbę pomyłek w codziennej pracy.