Baza wiedzy - w trakcie użytkowania

Korzystanie z kasy rejestrującej obliguje podatnika m.in. do starannego przechowywania kopii wystawianych paragonów. Urządzenia fiskalne, które są stosowane przez przedsiębiorców, zapewniają jednak różne sposoby archiwizowania takiej dokumentacji. O jakich obowiązkach trzeba wtedy pamiętać?

Wraz z zakupem kasy fiskalnej podatnik zawsze otrzymuje m.in. książkę serwisową. Jest ona swego rodzaju paszportem danego urządzenia rejestrującego, w którym zapisywane są wszystkie zdarzenia towarzyszące jego używaniu, np. wykonane przeglądy techniczne.

Rezerwowa kasa fiskalna to urządzenie rejestrujące, z którego można skorzystać w sytuacji, gdy model stosowany na co dzień nie pozwala na zgodne z przepisami prowadzenie ewidencji, np. w wyniku usterki technicznej. Kiedy warto zdecydować się na zainstalowanie dodatkowej technologii sprzedaży w firmie?

Zakup kasy fiskalnej zawsze oznacza dodatkowy wydatek dla działalności gospodarczej. Warto jednak pamiętać o tym, że w określonych przypadkach przedsiębiorca może skorzystać z ulgi za instalację takiej technologii sprzedaży - wynoszącej maksymalnie 700 zł. Ponadto, istnieją też inne sposoby na obniżenie wydatku na kasę fiskalną, w tym opcja zaliczenia zakupu urządzenia do kosztów uzyskania przychodu.

Jednym z obowiązków podatnika, powstałym z tytułu posiadania i użytkowania kasy fiskalnej, jest konieczność dokonywania przeglądów technicznych. Co ważne, wspomniana czynność może zostać przeprowadzona wyłącznie przez uprawniony do tego serwis. To jednak podatnik ponosi pełną odpowiedzialność za to, czy jego urządzenie fiskalne przeszło obowiązkowy przegląd techniczny we właściwym terminie.

Podatnicy, którzy rejestrują obrót i kwoty podatku należnego przy zastosowaniu kasy fiskalnej, są zobligowani m.in. do wykonywania dwóch rodzajów raportów: dobowego oraz miesięcznego. Jednak w zależności od rodzaju stosowanego urządzenia, takie zestawienia będą miały inną formę - papierową lub elektroniczną.

Wydawanie paragonów fiskalnych to bez wątpienia podstawowy obowiązek podatnika, który stosuje kasę rejestrującą. Jeżeli przedsiębiorca jest zobligowany do używania takiego urządzenia, musi pamiętać o tym, aby każdą sprzedaż na rzecz osoby fizycznej lub rolnika ryczałtowego poświadczać wspomnianym dokumentem. Natomiast zaniechanie tego obowiązku grozi bardzo dotkliwymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi.

Przedsiębiorcy wykorzystują kasy fiskalne m.in. w celu rejestrowania obrotu oraz uzyskania informacji na temat kwoty podatku należnego do zapłaty. W związku z tym, jedną z kluczowych kwestii, niezbędną do pracy przy zastosowaniu takiej technologii sprzedaży, jest prawidłowe zaprogramowanie stawek VAT na urządzeniu.

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących wymaga od podatnika zapoznania wszystkich osób w firmie, które są odpowiedzialne za obsługę klientów przy użyciu urządzenia fiskalnego, z informacjami o zasadach prowadzenia ewidencji. Na czym konkretnie polega ten obowiązek?

Kasy fiskalne online to urządzenia rejestrujące sprzedaż, które muszą transmitować dane do Centralnego Repozytorium Kas (systemu teleinformatycznego Ministerstwa Finansów). Jednym z najważniejszych obowiązków użytkownika takiej technologii jest więc zapewnienie połączenia z CRK.

Umieszczenie NIP-u nabywcy w części fiskalnej paragonu to funkcjonalność, która obecnie występuje już we wszystkich modelach kas oraz drukarek rejestrujących. Kiedy takie rozwiązanie jest przydatne dla przedsiębiorcy? I w jaki sposób nabywca towaru lub usługi może wykorzystać paragon fiskalny, który zawiera jego NIP?

Wystawianie paragonów fiskalnych to nieodłączny element prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy rejestrującej. I jak w każdej innej dziedzinie życia, również w tym przypadku trudno całkowicie ustrzec się błędów. Dlatego ustawodawca uwzględnił w przepisach sytuację, w której podatnik (lub pracownik firmy) wystawi paragon fiskalny z oczywistą pomyłką.

Prowadzenie sprzedaży na rzecz osób fizycznych, przy równoczesnym jej rejestrowaniu na kasie fiskalnej, może nierzadko wiązać się z koniecznością uwzględnienia zwrotu lub reklamacji towaru bądź usługi. Postępowanie w takich okolicznościach opisuje szczegółowo jedno z rozporządzeń Ministra Finansów. Czego konkretnie wymagają od przedsiębiorcy przepisy w sprawie kas rejestrujących?

E-paragon fiskalny to dokument w formie elektronicznej, który da się wystawić przy użyciu kasy online lub kasy wirtualnej (mającej postać oprogramowania). Zgodnie z przepisami, przedsiębiorca może wydać taki dowód sprzedaży za zgodą nabywcy oraz w sposób z nim ustalony. Co jeszcze warto wiedzieć o realizowaniu e-paragonów fiskalnych?

Urządzenia auto id są w stanie usprawnić wiele obszarów funkcjonowania działalności gospodarczej. Dotyczy to w szczególności zarządzania obiegiem danych w przedsiębiorstwie. I co najważniejsze, we wspomnianej kategorii rozwiązań auto id znajduje się wiele różnego rodzaju urządzeń dla firm. Do wyboru są m.in. skanery kodów kreskowych, kolektory danych oraz drukarki etykiet lub kart plastikowych.

Oferowane współcześnie kasy fiskalne wyróżniają się m.in. tym, że zapewniają ustandaryzowaną komunikację z terminalami płatniczymi. Natomiast integracja obydwu urządzeń, wykonana przez technika, pozwala zautomatyzować codzienną pracę i ograniczyć tym samym liczbę pomyłek w codziennej pracy.

Waga elektroniczna to jedno z urządzeń peryferyjnych, które przedsiębiorca może wdrożyć w swojej działalności. Technologia tego typu okazuje się niezbędna w szczególności wtedy, gdy oferowany asortyment wymaga wykonywania pomiarów masy, a więc m.in. w sklepach spożywczych. Jednak nie tylko tam… Wagi elektroniczne są też wykorzystywane np. w przemyśle i logistyce, a to z kolei sprawia, że wśród dostępnych urządzeń znajdziemy obecnie różnego rodzaju rozwiązania technologiczne.

Drukarka paragonowa, bonówka, drukarka zamówień - pod takimi nazwami skrywa się urządzenie, które stanowi praktyczne uzupełnienie wielu firmowych systemów. Warto jednak pamiętać, że, podobnie jak w przypadku szeregu innych rozwiązań dla biznesu, tutaj również mamy do czynienia z różnego typu modelami. Ponadto, przy wyborze odpowiedniej drukarki paragonowej należy zwrócić uwagę na konkretne parametry i funkcje.

Oprogramowanie sprzedażowe, w połączeniu z drukarką fiskalną i komputerem POS, to jedno z najczęściej wybieranych rozwiązań systemowych. Tym bardziej, że można je z łatwością rozszerzyć o niezbędne technologie peryferyjne, np. czytnik kodów, terminal płatniczy i wagę elektroniczną. W przypadku wdrażania takiego systemu sprzedaży kluczowy jest jednak wybór odpowiedniego oprogramowania - dostosowanego do potrzeb danej firmy. Na co więc zwrócić uwagę przy podejmowaniu decyzji zakupowej?

Posiadanie szuflady kasowej nie jest koniecznością. W przypadku wielu punktów handlowych i handlowo-usługowych urządzenie tego typu okazuje się jednak niezbędne przy codziennym prowadzeniu sprzedaży. Gwarantuje ono bowiem wygodne oraz bezpieczne przechowywanie firmowej gotówki - zarówno banknotów, jak i bilonu. A to ma znaczenie nawet w czasach, w których coraz więcej konsumentów wybiera płatności bezgotówkowe.

Korzystanie z ekranów dotykowych to w dzisiejszych czasach codzienności. Tego typu wyświetlacze są bowiem obecne w wielu urządzeniach elektronicznych - także w tych, które stosuje się w różnego rodzaju działalnościach gospodarczych. A jak wybrać jedno z podstawowych rozwiązań wyposażonych w taki ekran, czyli monitor dotykowy dla firmy? Dużo zależy od tego, gdzie konkretnie urządzenie ma być wykorzystywane.

Wiele stanowisk kasowych wymaga wdrożenia rozwiązania technologicznego, które zapewni szybkie, wygodne i niezawodne obsługiwanie klientów. A w dzisiejszych czasach centralnym elementem wspomnianego systemu często okazuje się komputer POS (Point of Sale) z zainstalowanym programem sprzedażowym. Jednak nie tylko takie urządzenie można obecnie wykorzystać do „zespolenia” poszczególnych ogniw całego rozwiązania firmowego. Ciekawą propozycją dla wielu biznesów jest również tzw. tablet kasjerski.

Współcześnie przedsiębiorca może zdecydować się na wdrożenie różnego typu technologii, które usprawnią funkcjonowanie jego firmy. Przykładowo: kasy i drukarki fiskalne przyspieszają prowadzenie sprzedaży, kolektory danych i skanery kodów automatyzują obieg informacji, a terminale płatnicze zapewniają wygodne i bezpieczne finalizowanie transakcji bezgotówkowych. A jakie zastosowanie ma elektroniczny podpis kwalifikowany i o czym warto pamiętać przy wyborze odpowiedniego rozwiązania?

Przepisy fiskalne jasno określają, że podatnik korzystający z kasy rejestrującej jest zobligowany do korzystania wyłącznie „z usług podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis”. Dotyczy to zarówno wykonywania obowiązkowych przeglądów technicznych, jak i innego typu interwencji technicznych. Przepisy dopuszczają jednak sytuację, w której przedsiębiorca może zmienić serwis swojej kasy fiskalnej. O jakich formalnościach trzeba wtedy pamiętać?

KSeF to narzędzie stworzone i rozwijane przez Ministerstwo Finansów, którego głównym celem jest uszczelnienie polskiego systemu podatkowego. Po wprowadzeniu tego rozwiązania przedsiębiorcy będą musieli, za jego pośrednictwem, wystawiać i odbierać tzw. faktury ustrukturyzowane. Co to konkretnie oznacza dla podatników i od kiedy Krajowy System e-Faktur stanie się obowiązkowy?

Aplikacja mobilna e-Paragony i funkcjonujący w jej ramach HUB paragonowy to narzędzia od Ministerstwa Finansów, z których mogą korzystać zarówno przedsiębiorcy, jak i konsumenci. Obydwa rozwiązania mają zaś znaczenie w kontekście urządzeń fiskalnych online oraz kas wirtualnych. Pozwalają one bowiem na zgodne z przepisami przesyłanie i odbieranie paragonów elektronicznych.