Baza wiedzy - przed zakupem

Fiskalizacja kasy online to czynność, bez której trudno wyobrazić sobie rozpoczęcie prowadzenia ewidencji za pomocą urządzenia rejestrującego. Dopiero wykonanie tej operacji pozwala przedsiębiorcy m.in. na wystawianie i wydawanie paragonów fiskalnych. Na czym konkretnie polega cała procedura i kto ją wykonuje?

Wybór odpowiedniego rodzaju urządzenia fiskalnego to ważna decyzja, która znajdzie później przełożenie np. na obsługę klientów i rejestrowanie sprzedaży. Do dyspozycji przedsiębiorców są m.in. kasy i drukarki rejestrujące, czyli technologie różniące się w szczególności sposobem działania. Czym kierować się przy podejmowaniu decyzji i jakie jeszcze rozwiązania można wdrożyć w firmie?

Ustawa o VAT wymaga od podatników, którzy świadczą usługi lub sprzedają towary na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych, prowadzenia ewidencji przy użyciu urządzeń fiskalnych. Szczegółowe przepisy w tej sprawie zawiera jednak odrębne Rozporządzenie Ministra Finansów - w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Nie każdy przedsiębiorca, który świadczy usługi lub sprzedaje towary na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych, jest automatycznie zobligowany do stosowania urządzenia fiskalnego. Szczegółowe zasady w tej kwestii definiuje Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Podatnik, który wdraża w swojej firmie pierwszą kasę fiskalną, może skorzystać z ulgi wynoszącej do 90% wartości urządzenia, ale nie więcej niż 700 zł. Przedsiębiorca musi jednak wtedy spełnić wymogi określone w przepisach, m.in. w ustawie o VAT. Co więcej, ulga przysługuje zarówno w przypadku urządzeń „fizycznych” (kas, drukarek, kasoterminali), jak i kas mających postać oprogramowania.

Podatnik korzystający ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży z zastosowaniem kasy fiskalnej, z powodu wysokości obrotu, zobligowany jest do tego, by na bieżąco monitorować, czy nie przekroczył ustawowego limitu. Jeśli sytuacja taka będzie miała miejsce, osoba prowadząca firmę musi podjąć odpowiednie działania, których celem jest instalacja urządzenia rejestrującego.

Pisząc w największym uproszczeniu, wirtualne kasy fiskalne są technologiami sprzedaży, które mają formę oprogramowania. Warto jednak pamiętać przede wszystkim o tym, że ustawodawca dopuszcza ich stosowanie wyłącznie w odgórnie ustalonych branżach. Co więcej, w kontekście kas mających postać oprogramowania istotnym zagadnieniem jest m.in. urządzenie fizyczne, z poziomu którego będzie można wystawiać paragony fiskalne.

Wiele rozwiązań sprzedażowych dla firm składa się z kasy lub drukarki fiskalnej, terminala płatniczego i oprogramowania zainstalowanego np. na komputerze. Jednak system składający się z kilku odrębnych elementów to nie jedyna propozycja dla biznesu. Przedsiębiorca może również zdecydować się na kasoterminal, czyli technologię sprzedaży all-in-one.

Zapisy zawarte w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących dopuszczają stosowanie przez podatników urządzeń fiskalnych nabytych w ramach umowy najmu, dzierżawy lub innej, o podobnym charakterze. O jakich dodatkowych wymogach prawnych należy pamiętać w takich okolicznościach?

Rozwiązanie sprzedażowo-płatnicze, które składa się z kasy fiskalnej online i terminala do kart, to częsty wybór wielu przedsiębiorców. Warto jednak pamiętać, że nie tylko takie urządzenia zapewniają rejestrowanie obrotu i akceptowanie transakcji bezgotówkowych. Podatnik może też zdecydować się na wdrożenia kasoterminala, czyli rozwiązania all-in-one. Czym najlepiej kierować się przy wyborze odpowiedniej technologii sprzedażowo-płatniczej?

Istnieje wiele zagadnień, które determinują wdrożenie odpowiedniego urządzenia fiskalnego. Jedną z kluczowych kwestii jest zaś wybór pomiędzy technologią stacjonarną lub mobilną. W tym przypadku przy podejmowaniu decyzji należy, rzecz jasna, kierować się przede wszystkim profilem prowadzonej działalności. Czym jednak, poza większymi lub mniejszymi gabarytami, cechują się urządzenia fiskalne stacjonarne i mobilne?

Wybór terminala płatniczego, podobnie jak każdego innego urządzenia dla firmy, powinien być podyktowany potrzebami danej działalności gospodarczej. Dotyczy to zarówno sposobu działania - przewodowego lub bezprzewodowego - jak i różnych parametrów czy funkcji. Na szczęście w dzisiejszych czasach przedsiębiorca może z łatwością sięgnąć po odpowiedni terminal płatniczy.