Baza wiedzy - przed zakupem

Fiskalizacja kasy online to czynność, bez której trudno wyobrazić sobie rozpoczęcie prowadzenia ewidencji za pomocą urządzenia rejestrującego. Dopiero wykonanie tej operacji pozwala przedsiębiorcy m.in. na wystawianie i wydawanie paragonów fiskalnych. Na czym konkretnie polega cała procedura i kto ją wykonuje?

Wybór odpowiedniego rodzaju urządzenia fiskalnego to ważna decyzja, która znajdzie później przełożenie np. na obsługę klientów i rejestrowanie sprzedaży. Do dyspozycji przedsiębiorców są m.in. kasy i drukarki rejestrujące, czyli technologie różniące się w szczególności sposobem działania. Czym kierować się przy podejmowaniu decyzji i jakie jeszcze rozwiązania można wdrożyć w firmie?

Ustawa o VAT wymaga od podatników, którzy świadczą usługi lub sprzedają towary na rzecz osób fizycznych i rolników ryczałtowych, prowadzenia ewidencji przy użyciu urządzeń fiskalnych. Szczegółowe przepisy w tej sprawie zawiera jednak odrębne Rozporządzenie Ministra Finansów - w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Nie każdy przedsiębiorca, który świadczy usługi lub sprzedaje towary na rzecz osób fizycznych lub rolników ryczałtowych, jest automatycznie zobligowany do stosowania urządzenia fiskalnego. Szczegółowe zasady w tej kwestii definiuje Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących.

Podatnik, który wdraża w swojej firmie pierwszą kasę fiskalną, może skorzystać z ulgi wynoszącej do 90% wartości urządzenia, ale nie więcej niż 700 zł. Przedsiębiorca musi jednak wtedy spełnić wymogi określone w przepisach, m.in. w ustawie o VAT. Co więcej, ulga przysługuje zarówno w przypadku urządzeń „fizycznych” (kas, drukarek, kasoterminali), jak i kas mających postać oprogramowania.

Podatnik korzystający ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży z zastosowaniem kasy fiskalnej, z powodu wysokości obrotu, zobligowany jest do tego, by na bieżąco monitorować, czy nie przekroczył ustawowego limitu. Jeśli sytuacja taka będzie miała miejsce, osoba prowadząca firmę musi podjąć odpowiednie działania, których celem jest instalacja urządzenia rejestrującego.

Pisząc w największym uproszczeniu, wirtualne kasy fiskalne są technologiami sprzedaży, które mają formę oprogramowania. Warto jednak pamiętać przede wszystkim o tym, że ustawodawca dopuszcza ich stosowanie wyłącznie w odgórnie ustalonych branżach. Co więcej, w kontekście kas mających postać oprogramowania istotnym zagadnieniem jest m.in. urządzenie fizyczne, z poziomu którego będzie można wystawiać paragony fiskalne.

Wiele rozwiązań sprzedażowych dla firm składa się z kasy lub drukarki fiskalnej, terminala płatniczego i oprogramowania zainstalowanego np. na komputerze. Jednak system składający się z kilku odrębnych elementów to nie jedyna propozycja dla biznesu. Przedsiębiorca może również zdecydować się na kasoterminal, czyli technologię sprzedaży all-in-one.

Zapisy zawarte w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących dopuszczają stosowanie przez podatników urządzeń fiskalnych nabytych w ramach umowy najmu, dzierżawy lub innej, o podobnym charakterze. O jakich dodatkowych wymogach prawnych należy pamiętać w takich okolicznościach?

Rozwiązanie sprzedażowo-płatnicze, które składa się z kasy fiskalnej online i terminala do kart, to częsty wybór wielu przedsiębiorców. Warto jednak pamiętać, że nie tylko takie urządzenia zapewniają rejestrowanie obrotu i akceptowanie transakcji bezgotówkowych. Podatnik może też zdecydować się na wdrożenia kasoterminala, czyli rozwiązania all-in-one. Czym najlepiej kierować się przy wyborze odpowiedniej technologii sprzedażowo-płatniczej?

Istnieje wiele zagadnień, które determinują wdrożenie odpowiedniego urządzenia fiskalnego. Jedną z kluczowych kwestii jest zaś wybór pomiędzy technologią stacjonarną lub mobilną. W tym przypadku przy podejmowaniu decyzji należy, rzecz jasna, kierować się przede wszystkim profilem prowadzonej działalności. Czym jednak, poza większymi lub mniejszymi gabarytami, cechują się urządzenia fiskalne stacjonarne i mobilne?

Wybór terminala płatniczego, podobnie jak każdego innego urządzenia dla firmy, powinien być podyktowany potrzebami danej działalności gospodarczej. Dotyczy to zarówno sposobu działania - przewodowego lub bezprzewodowego - jak i różnych parametrów czy funkcji. Na szczęście w dzisiejszych czasach przedsiębiorca może z łatwością sięgnąć po odpowiedni terminal płatniczy.

Kioski samoobsługowe można obecnie spotkać w coraz większej liczbie placówek handlowych i handlowo-usługowych. Rozwiązania tego typu są z powodzeniem wykorzystywane m.in. w lokalach gastronomicznych, gdzie zapewniają automatyzację sprzedaży oraz odciążenie pracowników w godzinach największego ruchu. A z czego konkretnie składa się taka technologia all-in-one i jak można ją dopasować do potrzeb prowadzonej działalności?

Przedsiębiorca poszukujący systemu sprzedaży do swojej firmy, np. do sklepu lub restauracji, może obecnie liczyć na szeroki wybór rozwiązań. I co najważniejsze, w takiej sytuacji wdrożenie drukarki fiskalnej, komputera POS i odpowiedniego oprogramowania to nie jedyna propozycja dla biznesu. Ciekawą alternatywą jest kasa all-in-one, czyli urządzenie rejestrujące z ekranem dotykowym i aplikacją sprzedażową. Jak wspomniane rozwiązanie sprawdza się w codziennej pracy i na co zwrócić uwagę przy jego wyborze?

Każda kasa fiskalna, która została dopuszczona do sprzedaży i może być wdrożona w firmie podatnika, musi spełniać szereg wymogów technicznych. Wspomniane kryteria dotyczą m.in. konstrukcji urządzenia, poprawności działania jego oprogramowania, prawidłowego ewidencjonowania obrotu oraz obsługiwanych protokołów komunikacyjnych. Potwierdzeniem zgodności z obowiązującymi wymogami jest zaś homologacja kasy fiskalnej, czyli decyzja wydawana przez Główny Urząd Miar.

Polska Bezgotówkowa to program wsparcia dla przedsiębiorców, który został uruchomiony na początku stycznia 2018 roku. Na samym początku głównym założeniem tej inicjatywy było promowanie terminali płatniczych wśród polskich podatników - polegające w szczególności na refundacji kosztów wdrożenia i stosowania takich urządzeń. Jednak obecnie również innego typu rozwiązania technologiczne są objęte dofinansowaniem. Co konkretnie zapewnia wspomniana refundacja i kto może z niej skorzystać?

Urządzenia samoobsługowe cieszą się coraz większą popularnością wśród przedsiębiorców prowadzących różnego typu działalności handlowe. Takie rozwiązania zapewniają bowiem przyspieszenie obsługi klientów oraz odciążenie pracowników w godzinach największego ruchu, co z kolei przekłada się na wyższe zyski i zadowolenie obydwu stron transakcji. Warto jednak pamiętać, że współcześnie w placówce można wdrożyć technologie sprzedaży o zróżnicowanej funkcjonalności. W rezultacie, wśród oferowanych rozwiązań dostępne są m.in. kasy i kioski samoobsługowe.

iPOS to od wielu lat jeden z najlepiej rozpoznawalnych, polskich producentów technologii sprzedaży. Oferta tego dostawcy wyróżnia się zaś tym, że przedsiębiorca, który się na nią zdecyduje, zyskuje dodatkowo dostęp do wszechstronnej platformy internetowej iPOS Web. Co konkretnie zapewnia wspomniane rozwiązanie informatyczne i w jaki sposób można je dostosować do potrzeb firmy?

Baza towarowa jest jednym z najważniejszych zagadnień w kontekście współczesnych urządzeń fiskalnych. A wynika to nie tylko z tego, że liczbę pozycji PLU, obsługiwanych przez daną technologię sprzedaży, należy dostosować do wielkości oferowanego asortymentu. Istotny jest również fakt, że, w zależności od rodzaju wybranego urządzenia fiskalnego, mamy do czynienia z różnymi sposobami programowania bazy towarowej.

Użytkownicy kas fiskalnych Novitus mogą liczyć na wiele udogodnień przy codziennym prowadzeniu sprzedaży. Co ważne, w przypadku wybranych modeli tej marki, m.in. urządzeń z serii One oraz Next, dotyczy to nie tylko wysokich parametrów technicznych czy zaawansowanej funkcjonalności. Użytkownicy wspomnianych kas zyskują również dostęp do aplikacji chmurowej NoviCloud, czyli rozbudowanego narzędzia informatycznego, które można dodatkowo dostosować do potrzeb firmy.