Zakończenie używania kasy fiskalnej - o jakich procedurach trzeba pamiętać
Zakończenie używania kasy fiskalnej, bez względu na przyczyny wystąpienia takiej sytuacji, wymaga od podatnika dopełnienia ważnych formalności. Trzeba wtedy pamiętać m.in. o wyrejestrowaniu urządzenia z ewidencji prowadzonej przez właściwy Urząd Skarbowy. Ponadto, procedury związane z zakończeniem używania kasy fiskalnej będą się różniły w zależności od rodzaju stosowanej technologii sprzedaży.
W tym artykule przeczytasz:
- jakich formalności należy dopełnić po zakończeniu używania kasy fiskalnej;
- czym różni się procedura zamknięcia kasy fiskalnej w zależności od rodzaju stosowanego urządzenia rejestrującego;
- jakie dokumenty trzeba przygotować podczas wyrejestrowywania urządzenia fiskalnego z Urzędu Skarbowego;
- ile czasu przedsiębiorca ma na przekazanie dokumentów do właściwego US;
- dlaczego odczyt pamięci fiskalnej jest obowiązkowy;
- jakie konsekwencje mogą grozić za niedopełnienie formalności związanych z zamknięciem kasy fiskalnej;
- dlaczego nie warto pozostawiać nieużywanej kasy fiskalnej bez wyrejestrowania.
Podział na „nowe” i „stare” urządzenia rejestrujące
Przepisy dotyczące zakończenia używania urządzenia fiskalnego znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Co ważne, we wspomnianych regulacjach prawnych wprowadzono podział na „nowe” i „stare” technologie sprzedaży. Innymi słowy, w zależności od tego, jakiego rodzaju urządzenie rejestrujące jest stosowane w danej firmie - kasa online lub z papierową/elektroniczną kopią paragonów fiskalnych - przedsiębiorca musi dopełnić innych formalności.
Zamknięcie kasy fiskalnej online
Zgodnie z Rozporządzeniem MF w sprawie kas rejestrujących, w przypadku zakończenia używania urządzenia fiskalnego online, np. z powodu zlikwidowania działalności gospodarczej, podatnik musi dopełnić następujących formalności:
- wystawić raport fiskalny dobowy;
- niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonać odczytu zawartości pamięci fiskalnej i sporządzić protokół z tej czynności (według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Rozporządzenia MF);
- dostarczyć protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej, wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym lub łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie do 5 dni - licząc od dnia ich sporządzenia - do naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego;
- złożyć do naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego wniosek o wyrejestrowanie urządzenia z ewidencji kas rejestrujących (według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do Rozporządzenia MF);
- zapewnić odczyt i zapis informacji z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych.
Zamknięcie kasy z kopią papierową lub elektroniczną
O jakich czynnościach musi pamiętać podatnik, który planuje zakończenie stosowania urządzenia fiskalnego z kopią papierową lub elektroniczną? W tym przypadku wszystkie procedury również określa Rozporządzenie MF w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z przepisami trzeba wtedy:
- wystawić raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);
- niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonać odczytu zawartości pamięci fiskalnej i sporządzić protokół z tej czynności (według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Rozporządzenia MF);
- dostarczyć protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej, wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie do 5 dni - licząc od dnia ich sporządzenia - do naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego;
- złożyć do naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego wniosek o wyrejestrowanie urządzenia z ewidencji kas rejestrujących (według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do Rozporządzenia MF).
Dlaczego prawidłowe zakończenie używania kasy jest tak ważne?
Przepisy wymagają od podatnika prawidłowego zakończenia używania kasy fiskalnej - bez względu na rodzaj stosowanego urządzenia oraz okoliczności towarzyszące jego „zamknięciu”. Należy o tym pamiętać m.in. ze względu na obowiązek wykonywania przeglądów technicznych (nie rzadziej niż co 2 lata). Kasa fiskalna, która nie zostanie „odczytana” i wyrejestrowana z ewidencji Urzędu Skarbowego, będzie dalej uznawana za „normalnie” funkcjonujące urządzenie. Czyli takie, które musi przechodzić regularne przeglądy techniczne.
Ponadto, w przepisach fiskalnych nie ma mowy o konkretnej karze finansowej, dotyczącej niedopełnienia obowiązków związanych z zakończeniem używania kasy. Nie oznacza to jednak, że w takiej sytuacji organy skarbowe nie nałożą grzywny na podatnika. US może uznać złamanie omówionych procedur za naruszenie obowiązków związanych z kasą fiskalną (księgami rachunkowymi, ewidencją sprzedaży), czyli wykroczenie skarbowe.
FAQ - Pytania dotyczące odczytu i wyrejestrowania kasy fiskalnej
Kiedy należy przeprowadzić procedurę zakończenia używania kasy fiskalnej?
Procedurę zamknięcia kasy fiskalnej należy przeprowadzić zawsze wtedy, gdy przedsiębiorca definitywnie przestaje korzystać z danego urządzenia.
Może to nastąpić między innymi z powodu likwidacji działalności gospodarczej, wymiany urządzenia na nowe, zmiany modelu prowadzenia sprzedaży lub trwałego wycofania kasy z użytkowania. Co ważne, bez względu na przyczynę zakończenia pracy urządzenia przepisy wymagają dopełnienia określonych formalności.
Czy procedura zamknięcia kasy fiskalnej online różni się od zamknięcia starszego urządzenia?
Tak, przepisy przewidują odrębne procedury dla kas fiskalnych online oraz urządzeń wyposażonych w papierową lub elektroniczną kopię paragonów.
W przypadku urządzeń online przedsiębiorca musi np. dodatkowo zapewnić odczyt i zapis informacji znajdujących się w pamięci chronionej (na zewnętrzny nośnik danych). Natomiast urządzenia starszego typu (offline) wymagają m.in. sporządzenia raportu fiskalnego miesięcznego.
Jakie dokumenty należy przygotować przy zamknięciu kasy fiskalnej online?
Podstawą jest raport fiskalny dobowy, protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej oraz raport fiskalny rozliczeniowy.
Dokumenty te należy przekazać do właściwego Urzędu Skarbowego w terminie określonym przez przepisy. Konieczne jest również złożenie wniosku o wyrejestrowanie urządzenia z ewidencji kas rejestrujących. Wzór takiego dokumentu można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.
Ile czasu przedsiębiorca ma na przekazanie dokumentów do Urzędu Skarbowego?
Dokumentację należy dostarczyć do naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego w ciągu 5 dni, licząc od dnia sporządzenia protokołu z odczytu pamięci fiskalnej.
Termin ten dotyczy zarówno urządzeń rejestrujących typu online, jak i kas wyposażonych w papierową lub elektroniczną kopię paragonów.
Czy odczyt pamięci fiskalnej jest obowiązkowy?
Tak, odczyt pamięci fiskalnej jest jednym z najważniejszych etapów procedury zakończenia używania kasy fiskalnej.
Czynność ta musi zostać wykonana przez uprawnionego serwisanta. Po jej zakończeniu sporządzany jest protokół, który stanowi podstawę do dalszych formalności związanych z wyrejestrowaniem urządzenia z ewidencji US.
Czy przedsiębiorca musi samodzielnie wyrejestrować kasę fiskalną?
Tak, ale może to zrobić dopiero po wykonaniu odczytu pamięci fiskalnej oraz sporządzeniu wymaganych dokumentów.
Przedsiębiorca powinien złożyć odpowiedni wniosek do Urzędu Skarbowego, korzystając z formularza określonego w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.
Co się stanie, jeśli przedsiębiorca nie wyrejestruje kasy fiskalnej?
Urządzenie, które nie zostanie wyrejestrowane z US, będzie cały czas traktowane jak aktywnie użytkowana kasa fiskalna.
Oznacza to między innymi obowiązek wykonywania regularnych przeglądów technicznych oraz ryzyko zakwestionowania prawidłowości prowadzenia ewidencji podczas kontroli skarbowej.
Czy za brak zamknięcia kasy fiskalnej grożą kary?
Tak, ponieważ organy podatkowe mogą uznać niedopełnienie obowiązków za wykroczenie skarbowe.
W tym przypadku przepisy nie przewidują jednej, konkretnej sankcji finansowej. Przedsiębiorca może jednak zostać ukarany grzywną za naruszenie obowiązków związanych z prowadzeniem ewidencji sprzedaży oraz stosowaniem urządzeń fiskalnych.
Czy po zakończeniu używania kasy fiskalnej trzeba wykonywać przeglądy techniczne?
Nie, ale tylko pod warunkiem prawidłowego zamknięcia i wyrejestrowania urządzenia.
Jeżeli przedsiębiorca nie przeprowadzi procedury odczytu pamięci fiskalnej oraz nie zgłosi zakończenia używania urządzenia do Urzędu Skarbowego, kasa nadal będzie podlegała obowiązkowym przeglądom serwisowym, które trzeba wykonywać nie rzadziej niż co dwa lata.
Jak długo należy przechowywać dokumentację związaną z zamknięciem kasy fiskalnej?
Dokumenty potwierdzające odczyt pamięci fiskalnej oraz wyrejestrowanie urządzenia powinno się przechowywać przez co najmniej 5 lat.
Taka dokumentacja okaże się niezbędna podczas ewentualnej kontroli podatkowej lub w celu wyjaśnienia wątpliwości związanych z zakończeniem użytkowania urządzenia.
Czy likwidacja działalności gospodarczej zawsze oznacza konieczność zamknięcia kasy fiskalnej?
Tak, zakończenie działalności gospodarczej jest jedną z najczęstszych przyczyn przeprowadzania procedury zamknięcia urządzenia fiskalnego.
Przedsiębiorca powinien wtedy pamiętać nie tylko o wyrejestrowaniu firmy, ale również o prawidłowym zakończeniu używania wszystkich urządzeń służących do ewidencjonowania sprzedaży.
data publikacji: 2 czerwca 2024
Tematy powiązane
- Co grozi za niewydanie paragonu fiskalnego?
- Kiedy trzeba zwrócić ulgę za kasę fiskalną?
- Co zrobić z zamkniętą (odczytaną) kasą fiskalną?
Kategorie artykułów
Grupy tematyczne
Zadaj pytanie
