Zakończenie używania kasy fiskalnej - o jakich procedurach trzeba pamiętać

---

Zakończenie używania kasy fiskalnej, bez względu na przyczyny wystąpienia takiej sytuacji, wymaga od podatnika dopełnienia ważnych formalności. Trzeba wtedy pamiętać m.in. o wyrejestrowaniu urządzenia z ewidencji prowadzonej przez właściwy Urząd Skarbowy. Ponadto, procedury związane z zakończeniem używania kasy fiskalnej będą się różniły w zależności od rodzaju stosowanej technologii sprzedaży.

Podział na „nowe” i „stare” urządzenia rejestrujące

Przepisy dotyczące zakończenia używania urządzenia fiskalnego znajdują się w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Co ważne, we wspomnianych regulacjach prawnych wprowadzono podział na „nowe” i „stare” technologie sprzedaży. Innymi słowy, w zależności od tego, jakiego rodzaju urządzenie rejestrujące jest stosowane w danej firmie - kasa online lub z papierową/elektroniczną kopią paragonów fiskalnych - przedsiębiorca musi dopełnić innych formalności.

Zamknięcie kasy fiskalnej online

Zgodnie z Rozporządzeniem MF w sprawie kas rejestrujących, w przypadku zakończenia używania urządzenia fiskalnego online, np. z powodu zlikwidowania działalności gospodarczej, podatnik musi dopełnić następujących formalności:

• wystawić raport fiskalny dobowy;
• niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonać odczytu zawartości pamięci fiskalnej i sporządzić protokół z tej czynności (według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Rozporządzenia MF);
• dostarczyć protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej, wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym lub łącznym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie do 5 dni - licząc od dnia ich sporządzenia - do naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego;
• złożyć do naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego wniosek o wyrejestrowanie urządzenia z ewidencji kas rejestrujących (według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do Rozporządzenia MF);
• zapewnić odczyt i zapis informacji z pamięci chronionej na zewnętrzny nośnik danych.

Zamknięcie kasy z kopią papierową lub elektroniczną

O jakich czynnościach musi pamiętać podatnik, który planuje zakończenie stosowania urządzenia fiskalnego z kopią papierową lub elektroniczną? W tym przypadku wszystkie procedury również określa Rozporządzenie MF w sprawie kas rejestrujących. Zgodnie z przepisami trzeba wtedy:

• wystawić raport fiskalny dobowy i raport fiskalny okresowy (miesięczny);
• niezwłocznie, przy pomocy serwisanta, dokonać odczytu zawartości pamięci fiskalnej i sporządzić protokół z tej czynności (według wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do Rozporządzenia MF);
• dostarczyć protokół z odczytu zawartości pamięci fiskalnej, wraz z załączonym raportem fiskalnym rozliczeniowym, w terminie do 5 dni - licząc od dnia ich sporządzenia - do naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego;
• złożyć do naczelnika właściwego Urzędu Skarbowego wniosek o wyrejestrowanie urządzenia z ewidencji kas rejestrujących (według wzoru stanowiącego załącznik nr 5 do Rozporządzenia MF).

Dlaczego prawidłowe zakończenie używania kasy jest tak ważne?

Przepisy wymagają od podatnika prawidłowego zakończenia używania kasy fiskalnej - bez względu na rodzaj stosowanego urządzenia oraz okoliczności towarzyszące jego „zamknięciu”. Należy o tym pamiętać m.in. ze względu na obowiązek wykonywania przeglądów technicznych (nie rzadziej niż co 2 lata). Kasa fiskalna, która nie zostanie „odczytana” i wyrejestrowana z ewidencji Urzędu Skarbowego, będzie dalej uznawana za „normalnie” funkcjonujące urządzenie. Czyli takie, które musi przechodzić regularne przeglądy techniczne.

Ponadto, w przepisach fiskalnych nie ma mowy o konkretnej karze finansowej, dotyczącej niedopełnienia obowiązków związanych z zakończeniem używania kasy. Nie oznacza to jednak, że w takiej sytuacji organy skarbowe nie nałożą grzywny na podatnika. US może uznać złamanie omówionych procedur za naruszenie obowiązków związanych z kasą fiskalną (księgami rachunkowymi, ewidencją sprzedaży), czyli wykroczenie skarbowe.