Programy dla firm

Pod pojęciem ERP (Enterprise Resource Planning) należy rozumieć zaawansowany system informatyczny, który służy do zarządzania różnymi obszarami prowadzonej działalności, m.in. sprzedażą towarów lub usług, magazynem, kadrami i płacami, księgowością, relacjami z kontrahentami lub produkcją. Ponadto, rozwiązanie tego typu często charakteryzuje się budową modułową. W praktyce oznacza to, że w przedsiębiorstwie można wdrożyć te elementy systemu ERP, które będą aktualnie potrzebne.

Program CRM (Customer Relationship Management) to w większości przypadków rozwiązanie wyspecjalizowane w zakresie zarządzania relacjami z klientami i kontrahentami. Natomiast oprogramowanie ERP (Enterprise Resource Planning) to zdecydowanie bardziej rozbudowane narzędzie. Często składa się ono z modułów oferujących zróżnicowaną funkcjonalność, m.in. z opcji sprzedażowych, magazynowych, kadrowych, księgowych czy też właśnie CRM.

Oprogramowanie używane w firmie powinno pochodzić z legalnego źródła oraz zapewniać funkcjonalność dopasowaną do potrzeb konkretnej działalności gospodarczej. Dotyczy to zarówno prostszych programów komputerowych, jak i rozbudowanych narzędzi sprzedażowych, sprzedażowo-magazynowych, gastronomicznych, CRM czy księgowych.

Ceny programów do prowadzenia księgowości, jakie znajdziesz na PCKF.pl, zawierają się w przedziale od kilkuset do ponad tysiąca złotych brutto (za jedną licencję). Warto też pamiętać, że funkcje związane m.in. zarządzaniem rozrachunkami i finansami występują jako moduły dodatkowe do bardziej rozbudowanych narzędzi sprzedażowych. Ponadto, niektóre aplikacje dla firm są oferowane w ramach miesięcznego abonamentu (subskrypcji), co pozwala obniżyć koszty na start.

Program do fakturowania dla firmy możesz zamówić m.in. w sklepie internetowym PCKF.pl. Zapraszamy do sprawdzenia oprogramowania z taką funkcjonalnością oraz do kontaktu z naszymi ekspertami, którzy pomogą w wyborze odpowiedniego rozwiązania informatycznego.

Oprogramowanie dla baru lub restauracji powinno zapewniać m.in. szczegółowe zdefiniowanie menu (bazy towarowej) i zestawów dań lub napojów. W przypadku takiego programu istotne będzie także graficzne odwzorowanie układu stolików w lokalu, skuteczne zarządzanie rezerwacjami i zamówieniami składanymi przez gości, dzielenie bądź łączenie rachunków oraz ustawienie promocji na wybrane elementy asortymentu.

Wiele programów gastronomicznych oferuje też prowadzenie sprzedaży na miejscu, na wynos lub z dostawą do klientów. Ponadto, jeżeli bar lub restauracja tego wymaga, wybrane oprogramowanie można zazwyczaj rozbudować o moduły służące do zarządzania kuchnią i magazynem. Pozwalają one na usprawnienie komunikacji pomiędzy personelem działalności gastronomicznej (kelnerami, barmanami i kucharzami) oraz gwarantują skuteczne monitorowanie zasobności używanych surowców.

Do najważniejszych funkcji oprogramowania hotelowego zaliczamy m.in. zarządzanie rezerwacjami (indywidualnymi lub grupowymi) i kalendarzem obiektu, zdefiniowanie elastycznych cen pokoi, apartamentów albo domków (np. zgodnie z obowiązującym sezonem), kontrolowanie zużycia zasobów (pościeli, ręczników, kosmetyków) oraz nadzorowanie dodatkowych atrakcji, takich jak strefa SPA dla gości.

Ponadto, wybrane programy z tej kategorii da się dodatkowo rozbudować o opcje typowo gastronomiczne oraz związane z organizacją konferencji. Takie oprogramowanie pozwoli wówczas na zarządzanie wyżywieniem dostępnym w obiekcie hotelowym, np. śniadaniami i obiadokolacjami, a także na lepsze przygotowanie personelu do większych lub mniejszych wydarzeń biznesowych.

Wybór oprogramowania - sprzedażowego lub sprzedażowo-magazynowego - powinien wynikać z realnych potrzeb przedsiębiorstwa. Przykładowo: jeżeli oferta firmy nie jest rozbudowana i przy zarządzaniu działalnością nie trzeba dodatkowo kontrolować stanów produktów (ich dostępności na zapleczu), wystarczający może okazać się program z podstawowymi funkcjami handlowymi. Jeśli jednak sklep posiada większy asortyment, a także niezbędne jest stałe uzupełnianie kończących się towarów oraz rozliczanie dostaw, zdecydowanie lepiej postawić na oprogramowanie sprzedażowo-magazynowe.

Warto też pamiętać, że współcześnie wiele rozwiązań informatycznych dla firm składa się z różnych modułów rozszerzeń. Oznacza to, że w ramach tego samego oprogramowania można najpierw uruchomić funkcjonalność sprzedażową, a dopiero później - jeżeli prowadzona działalność będzie tego wymagała - sięgnąć po dodatkowe opcje, np. magazynowe lub związane z rozrachunkami.

Oprogramowanie sprzedażowe współpracuje zazwyczaj z dwoma podstawowymi urządzeniami, np. z komputerem POS, laptopem lub tabletem, na którym jest zainstalowane, a także z drukarką fiskalną. Wiele programów z tej kategorii zapewnia też zarządzanie niezbędnymi technologiami peryferyjnymi, np. czytnikiem kodów kreskowych, wagą elektroniczną, drukarką etykiet, terminalem płatniczym lub sprawdzarką cen.

Dzięki integracji z tymi urządzeniami oprogramowanie sprzedażowe pozwala na efektywne prowadzenie działalności handlowej lub usługowej. Taki program dla firmy nie tylko zapewnia rejestrowanie i przetwarzanie transakcji, ale także usprawnia procesy związane z obsługą klienta, przyjmowaniem płatności oraz zarządzaniem zapasami.

Program dla firmy można zainstalować np. na terminalu komputerowym, laptopie lub tablecie. Wdrożenie konkretnego rozwiązania zależy jednak od zgodności z systemem operacyjnym danego urządzenia (Android, Windows). Ponadto, niezbędne jest wtedy spełnienie wymagań technicznych wybranego oprogramowania, np. sprzedażowego lub gastronomicznego, zwłaszcza w zakresie wydajności jednostki centralnej. W związku z tym, kompatybilność pomiędzy różnymi elementami firmowego systemu będzie zawsze konieczna do tego, aby móc skorzystać z funkcjonalności danego programu.

Warto też wspomnieć, że w dzisiejszych czasach dostępne są bardziej zaawansowane technologie all-in-one, takie jak kasy samoobsługowe oraz kioski samoobsługowe. Na nich również można zainstalować kompatybilne oprogramowanie sprzedażowe, które zapewni m.in. pełną automatyzację procesów zakupowych.

Tak. Wiele współczesnych programów sprzedażowych dla firm jest dostosowanych do obsługi z poziomu ekranu dotykowego. Dotyczy to m.in. oprogramowania wykorzystywanego w różnego typu sklepach oraz lokalach gastronomicznych. Takie programy charakteryzują się np. kafelkowym interfejsem kasjera i tym samym zapewniają intuicyjną obsługę klientów.

Dlatego też optymalnym rozwiązaniem dla wielu punktów handlowych lub usługowych okazuje się np. komputer POS z panelem dotykowym, na którym zostanie zainstalowany program sprzedażowy. Uzupełnieniem wspomnianego systemu jest wtedy drukarka fiskalna - wspierana przez praktyczne urządzenia peryferyjne, takie jak skaner kodów, terminal płatniczy, szuflada kasowa i waga elektroniczna.

Zakup licencji to jednorazowy, z góry określony wydatek, natomiast subskrypcja oprogramowania wiąże się z comiesięcznymi opłatami abonamentowymi. Podejmując decyzję, warto więc uwzględnić wszystkie koszty wdrożenia i stosowania danego programu - zarówno na początku, jak i w przyszłości.

Ponadto, kluczowe będą zawsze szeroko pojęte możliwości danego oprogramowania i to na nich należy się skupić w pierwszej kolejności. Decyzja dotycząca sposobu finansowania i modelu wdrożenia wiąże się bowiem z wyborem danego programu - czyli z inwestycją w konkretne funkcje (sprzedażowe, magazynowe, księgowe, produkcyjne, CRM) oraz opcje w zakresie integracji z innymi elementami systemu.

Oprogramowanie dostępne w modelu subskrypcyjnym, w porównaniu z jednorazowym zakupem licencji, wiąże się z comiesięcznymi opłatami abonamentowymi i mniejszymi kosztami na start. Dzięki niemu możliwe będzie więc obniżenie początkowych wydatków na cały system sprzedaży dla firmy. Całościowy koszt oprogramowania subskrypcyjnego zależy jednak od okresu jego stosowania oraz od wybranej przez przedsiębiorcę taryfy abonamentowej.

Natomiast w przypadku zakupu licencji mamy do czynienia z jednorazową opłatą, która zazwyczaj jest wyższa (w porównaniu z miesięcznym abonamentem), ale też ostateczna i od początku łatwa do ustalenia (zgodna z cennikiem producenta). Dodatkowe koszty pojawiają się wyłącznie wtedy, gdy przedsiębiorca postanowi rozbudować swoje oprogramowanie, czyli np. dokupić kolejne stanowiska pracy (licencje), wdrożyć opcjonalne funkcje lub zintegrować używany program z rozwiązaniami od innych dostawców.

Wybór tego typu rozwiązań informatycznych jest obecnie bardzo szeroki. W kategorii subskrypcyjnych programów dla firm znajdziemy m.in. oprogramowanie sprzedażowe, sprzedażowo-magazynowe, gastronomiczne i hotelowe. W ramach opłat abonamentowych można też wdrożyć i stosować np. programy do wystawiania faktur lub dla sklepów internetowych.

Oprogramowanie firmowe to dobra propozycja tak naprawdę dla każdej działalności gospodarczej - mniejszej, średniej i dużej. Obecnie wybór takich rozwiązań jest też bardzo szeroki i dzięki temu można bez problemu wdrożyć program dopasowany do specyfiki oraz oczekiwań danego przedsiębiorstwa.

Natomiast konkretne branże, w których najczęściej wykorzystuje się oprogramowanie dla firm, to przede wszystkim:

• handel detaliczny,
• sprzedaż B2B,
• gastronomia,
• hotelarstwo,
• usługi beauty,
• księgowość,
• produkcja,
• logistyka.

Często przyjmuje się, że odpowiednie programy dla małych firm są narzędziami o podstawowej funkcjonalności, np. sprzedażowej lub księgowej. Jednak wielkość prowadzonego przedsiębiorstwa jest tylko jednym z kryteriów wyboru oprogramowania. Najlepszy program to bowiem taki, który spełni wszystkie wymagania prowadzonej działalności gospodarczej. A takie potrzeby biznesowe mogą być związane z różnymi aspektami - nie tylko z funkcjonalnością, dostępnymi opcjami rozszerzeń czy dodatkowymi integracjami, ale także z kosztami wdrożenia oraz z preferowanym przez użytkowników środowiskiem informatycznym (np. Android, Windows, Linux).

Dzięki odpowiedniemu dopasowaniu oprogramowania można znacząco usprawnić procesy operacyjne w małej firmie. Warto więc dokładnie przeanalizować swoje potrzeby i oczekiwania przed podjęciem decyzji, a także skonsultować wszystkie założenia z doświadczonymi wdrożeniowcami technologii sprzedaży.

Ogólna zasada jest prosta - program do prowadzenia firmy powinien być pod każdym względem dopasowany do specyfiki konkretnego biznesu, reprezentowanej branży oraz innego rodzaju potrzeb, związanych np. z ponoszonymi kosztami. Oprogramowanie tego typu może zapewniać m.in. funkcjonalność sprzedażową, magazynową, księgową, kadrową, produkcyjną lub typu CRM. I wyłącznie od przedsiębiorcy zależy, na jakie opcje i rozwiązania informatyczne się zdecyduje. Ponadto, programy służące do prowadzenia firmy są obecnie oferowane w różnych modelach wdrożenia i finansowania. W zależności od oferty danego producenta, oprogramowanie dla biznesu można albo kupić na własność (wybierając konkretną liczbę licencji), albo użytkować w ramach miesięcznego abonamentu (subskrypcji).

Oprogramowanie firmowe powinno być także zgodne z resztą systemu, który jest wykorzystywany w prowadzonej działalności gospodarczej. Ważna jest w szczególności kompatybilność z innymi urządzeniami, np. z terminalem komputerowym i drukarką fiskalną.

Cena oprogramowania dla firmy zależy od kilku czynników, m.in. od funkcji oferowanych przez konkretny program, opcji w zakresie jego integracji z rozwiązaniami od innych dostawców oraz od wybranych przez przedsiębiorcę modułów rozszerzeń. Ponadto, finalny koszt danej technologii informatycznej wynika z samego sposobu jej finansowania. Do wyboru mamy bowiem albo oprogramowanie kupowane na własność, albo model subskrypcyjny.

W pierwszym przypadku, czyli przy programach licencyjnych, przedsiębiorca płaci jednorazowo za wybrane rozwiązanie i liczbę stanowisk pracy. Ceny takiego oprogramowania, np. sprzedażowego lub do gastronomii, wynoszą od kilkuset do nawet kilku tysięcy złotych (za jedną licencję). Natomiast przy programach subskrypcyjnych mamy do czynienia z comiesięcznymi opłatami abonamentowi. Wysokość ponoszonych kosztów zależy wówczas od wybranej taryfy, czyli również od zakresu wykorzystywanych funkcji.

Najlepsze aplikacje biznesowe to te, które nie tylko charakteryzują się rozbudowaną funkcjonalnością, ale także zapewniają elastyczne opcje wdrożenia i finansowania. Wówczas właściciel przedsiębiorstwa może sięgnąć po oprogramowanie optymalnie dopasowane do potrzeb prowadzonego biznesu. W praktyce oznacza to np. instalację wybranych modułów danego programu (funkcji sprzedażowych, magazynowych, księgowych, CRM, do zarzadzania kadrami i płacami) oraz opcję zakupu konkretnej liczby licencji (stanowisk pracy) lub wynajem w modelu subskrypcyjnym. Istotna będzie także pełna integracja aplikacji biznesowej z resztą rozwiązania systemowego.

Ponadto, atutem najlepszych programów dla firm jest bez wątpienia dostęp do stałych aktualizacji od producenta. Dzięki takiemu wsparciu można liczyć na wdrożenie dodatkowych funkcji w przyszłości czy też na dostosowanie oprogramowania do zmieniających się regulacji prawnych.

Oprogramowanie ERP (Enterprise Resource Planning) to rozbudowane narzędzie informatyczne, które składa się z różnych modułów, np. z funkcjonalności sprzedażowej, produkcyjnej, magazynowej, kadrowej, księgowej oraz służącej do zarządzania relacjami z kontrahentami (CRM). Rozwiązanie tego typu jest dobrą propozycją także dla małych i średniej wielkości przedsiębiorstw. Warto rozważyć jego wdrożenie zwłaszcza wtedy, gdy oferuje elastyczny wybór dostępnych opcji oraz zgodność z pozostałymi elementami firmowego systemu, takimi jak drukarka fiskalna, terminal komputerowy, skaner kodów kreskowych, waga elektroniczna, drukarka etykiet i terminal płatniczy. Wówczas oprogramowanie ERP zautomatyzuje pracę w najważniejszych obszarach działalności gospodarczej i pozwoli zdobyć realną przewagę nad konkurencją. A to często okazuje się kluczowe w osiągnięciu sukcesu w branżach, w których mamy do czynienia z wieloma podmiotami rywalizującymi o uwagę klientów, np. w handlu detalicznym.

Warto też podkreślić, że nowoczesny program klasy ERP dla małych i średnich przedsiębiorstw powinien zapewniać łatwe dostosowanie swojej funkcjonalności do zmieniającej się rzeczywistości rynkowej oraz do nowych regulacji prawnych, np. nowelizowanych przepisów fiskalnych. Istotne jest więc wsparcie producenta takiego programu - i to nawet po wielu latach od momentu wdrożenia danej technologii informatycznej.

W dzisiejszych czasach moduł księgowości nie jest wyłącznie domeną oprogramowania klasy ERP lub rozwiązań dla biur rachunkowych. Taka funkcjonalność, nawet w podstawowym zakresie, występuje także w wybranych programach sprzedażowych, gastronomicznych czy nawet hotelowych. Mowa więc o oprogramowaniu dla mniejszych firm lub średniej wielkości przedsiębiorstw, które umożliwia samodzielne zarządzanie księgowością, np. prowadzenie ewidencji VAT oraz księgi przychodów i rozchodów (KPiR).

Oprogramowanie gastronomiczne to nowoczesne rozwiązanie IT, które jest pod każdym względem dostosowane do zarządzania restauracją, barem, kawiarnią, lodziarnią, cukiernią lub lokalem typu fast food. Taki program dla firmy zapewnia zestaw niezbędnych funkcji i pozwala nie tylko prowadzić bieżącą sprzedaż, ale także kontrolować inne obszary działalności, np. zaplecze kuchenne i magazyn. Opcje i narzędzia dostępne w danym oprogramowaniu zależą jednak często od modułów, które przedsiębiorca postanowi wdrożyć.

Do standardowych funkcji większości aplikacji gastronomicznych zaliczamy m.in.:

• zaprogramowanie bazy PLU i menu lokalu - pojedynczych pozycji towarowych i zestawów dań lub napojów;
• graficzne odwzorowanie układu stolików - także w różnych obszarach, np. w głównej sali oraz w ogródku przed lokalem;
• ustawienie promocji czasowych (happy hours) albo rabatów na konkretne zestawy, np. śniadaniowe lub obiadowe;
• zarządzanie rezerwacjami i zamówieniami, czyli m.in. obsługę pojedynczych sprzedaży lub otwartych rachunków, dzielenie i łączenie paragonów, zarządzanie imprezami okolicznościowymi, przydzielanie kelnerów do konkretnych stolików oraz akceptowanie różnych form płatności;

W zależności od specyfiki i potrzeb prowadzonej działalności, oprogramowanie dla gastronomi może też zapewniać opcjonalne narzędzia, takie jak:

• kontrolowanie stanów magazynowych - monitorowanie używanych składników w czasie rzeczywistym oraz szybkie zamawianie kończących się surowców i rozliczanie dostaw do lokalu;
• moduł delivery - sprzedaż z dostawą do klienta, którą można prowadzić telefonicznie lub online;
• Kitchen Display System - nowoczesne rozwiązanie dla kucharzy i ich pomocników, w którym informacje na temat potraw i napojów do przygotowania są wyświetlane na ekranach zamontowanych na zapleczu;
• kiosk samoobsługowy - aplikacja zainstalowana na takim urządzeniu umożliwia klientom samodzielne składanie i opłacanie zamówień.