Kasoterminale

Kasoterminal składa się z dwóch doskonale znanych urządzeń - kasy fiskalnej i terminala płatniczego. Przy jego użyciu będziesz mógł akceptować transakcje bezgotówkowe, rejestrować sprzedaż towarów lub usług oraz wystawiać paragony dla klientów indywidualnych. Co ważne, połączenie wspomnianych elementów nie oznacza też, że kasoterminal cechuje się dużymi gabarytami. Większość modeli z tego segmentu to lekkie, poręczne i wygodne w obsłudze urządzenia.

Ponadto, ważną częścią kasoterminala jest zainstalowana na nim aplikacja sprzedażowa. Odpowiada ona za całą funkcjonalność fiskalną oraz płatniczą takiego rozwiązania technologicznego. Przy użyciu wspomnianej aplikacji można m.in. zarządzać bazą towarową, wystawianymi dokumentami i przyjmowanymi e-płatnościami.

W ofercie PCKF znajdziesz nowoczesne kasoterminale fiskalne, które są produkowane przez polskich producentów, m.in. Posnet, iPOS i Elzab. Urządzenia z tego segmentu wyróżniają się nie tylko rozbudowaną funkcjonalnością sprzedażową i płatniczą, ale też wysoką jakością wykonania i niewielkimi gabarytami. Dzięki temu oferowane przez nas modele sprawdzają się w różnego rodzaju działalnościach, m.in. w mniejszych sklepach i punktach usługowych oraz przy mobilnym obsługiwaniu klientów.

Kasoterminal to urządzenie typu all-in-one, czyli kasa fiskalna i terminal w jednym. W większości przypadków funkcjonalność takiego rozwiązania sprzedażowego jest więc zamknięta w niedużej obudowie. Z kolei kasa fiskalna i terminal płatniczy to dwa działające oddzielnie urządzenia dla firmy. Ich współpraca również jest możliwa, np. po wykonaniu integracji przez serwisanta PCKF.

Przy wyborze kasoterminala należy zwrócić uwagę na kwestie związane zarówno z prowadzeniem sprzedaży, zarządzaniem asortymentem i wystawianiem paragonów, jak i z przyjmowaniem e-płatności. Istotne mogą okazać się również parametry akumulatora oraz cechy fizyczne danego modelu, np. jego wymiary. W każdym z tych aspektów urządzenie z funkcjami kasy fiskalnej i terminala powinno być dopasowane do potrzeb firmy.

W związku z tym, przy wyborze kasoterminala należy zwrócić uwagę m.in. na:

• liczbę programowalnych pozycji towarowych,
• zakres drukowanych dokumentów handlowych,
• obsługiwane transakcje bezgotówkowe (kartowe, mobilne),
• wielkość obudowy,
• czas pracy na zasilaniu akumulatorowym.

Ważną kwestią będą też parametry komunikacyjne urządzenia. Dotyczy to zarówno komunikacji kasoterminala z innymi elementami systemu sprzedaży, jak i przekazywania wymaganych danych do Centralnego Repozytorium Kas.

Większość dostępnych obecnie kasoterminali to nowoczesne urządzenia, które obsługuje się przy użyciu kolorowego ekranu dotykowego. Tego rodzaju modele posiadają również zainstalowaną aplikację sprzedażową, czyli oprogramowanie służące m.in. do zarządzania asortymentem, handlem i płatnościami elektronicznymi.

Obsługę współczesnego kasoterminala można nawet porównać do korzystania ze smartfona. Tym bardziej, że urządzenie będące kasą i terminalem w jednym również charakteryzuje się niewielkimi gabarytami.

Kasoterminal to świetna propozycja dla małych i średniej wielkości firm, które potrzebują zarówno urządzenia fiskalnego, jak i terminala do kart płatniczych. Taka technologia all-in-one sprawdzi się doskonale m.in. w niewielkich sklepach spożywczych lub odzieżowych, barach, kawiarniach i restauracjach, salonach kosmetycznych, gabinetach lekarskich i kancelariach prawnych. Ponadto, kasoterminale są świetnym rozwiązaniem np. dla działalności mobilnych. Większość modeli charakteryzuje się niewielkimi wymiarami, zapewnia długi czas pracy na zasilaniu akumulatorowym oraz obsługuje łączność bezprzewodową.

Przepisy dotyczące stosowania części fiskalnej kasoterminala są takie same, jak w przypadku innego rodzaju kas rejestrujących. Zgodnie z prawem, obowiązek używania wspomnianych technologii sprzedaży występuje w odgórnie ustalonych sytuacjach, np. w działalnościach, które przy obsłudze osób fizycznych przekroczyły roczny limit obrotu w wysokości 20 000 złotych (ustalany proporcjonalnie do liczby dni prowadzenia handlu).

Szczegółowe informacje na temat stosowania kasoterminali i innego typu urządzeń fiskalnych zawiera Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących.

Przy instalacji i fiskalizacji kasoterminala należy zapewnić połączenie urządzenia z Centralnym Repozytorium Kas. Jest to niezbędne do uruchomienia danego modelu w trybie fiskalnym i nawiązania współpracy z serwerami CRK. Ponadto, ważnym etapem fiskalizacji, którą wykonuje uprawniony do tego serwisant, będzie trwałe zapisanie NIP-u podatnika w pamięci fiskalnej kasoterminala.

Więcej informacji na temat tych zagadnień oraz obowiązujących przepisów znajdziesz w artykułach w bazie wiedzy.

Produkowane współcześnie kasoterminale są urządzeniami rejestrującymi typu online. Dotyczy to funkcjonalności zaimplementowanej w ich części fiskalnej. Przy stosowaniu takich technologii sprzedaży trzeba więc m.in. zadbać o prawidłowe transmitowanie danych do Centralnego Repozytorium Kas. Co więcej, kasoterminal fiskalny z funkcjami online gwarantuje np. przechowywanie ważnej dokumentacji firmowej we wbudowanej pamięci chronionej. Na wspomnianym nośniku danych zapisywane są przede wszystkim kopie wystawianych paragonów oraz raporty dobowe.

Aby dopasować kasoterminal do współpracy z CRK, przedsiębiorca powinien wdrożyć urządzenie, które zagwarantuje prawidłowe transmitowanie wymaganych danych. Polega to na wyborze odpowiedniego interfejsu komunikacyjnego i skonfigurowaniu połączenia z serwerami Centralnego Repozytorium Kas. W przypadku większości oferowanych kasoterminali współpraca z CRK będzie przebiegała przy użyciu jednego z bezprzewodowych standardów transmisji danych - przez Wi-Fi lub GSM.

Koszt wdrożenia i stosowania kasoterminala to składowa kilku różnych czynników. Po pierwsze, instalacja takiego rozwiązania wiążę się zazwyczaj z jednorazową opłatą za urządzenie fiskalne. Po drugie, wydatki na kasoterminal obejmują comiesięczny abonament za wynajem części terminalowej i obsługę płatności bezgotówkowych. Po trzecie, dodatkowe koszty mogą wynikać z wybranej przez przedsiębiorcę aplikacji sprzedażowej, czyli planu taryfowego danego oprogramowania i dostępnych w nim funkcji.

Funkcje aplikacji zainstalowanej na kasoterminalu będą się różniły w zależności od danego modelu i wybranego przez przedsiębiorcę planu abonamentowego. Podstawowe opcje takiego oprogramowania zapewniają m.in. zarządzanie asortymentem (bazą towarową), prowadzenie sprzedaży, akceptowanie płatności bezgotówkowych i wystawianie dokumentów handlowych. Jednak w przypadku bardziej zaawansowanych rozwiązań można liczyć na zdecydowanie więcej funkcji. Dzięki temu aplikację kasoterminal da się dopasować do potrzeb konkretnej działalności z branży handlowej, gastronomicznej czy usługowej.

Program Wsparcia Obrotu Bezgotówkowego to wspólna inicjatywa różnych uczestników polskiego rynku płatności elektronicznych, m.in. sektora bankowego oraz dostawców terminali. Każdy przedsiębiorca, który dołączy do PWOB, może skorzystać z refundacji za wdrożenie i stosowanie wybranej technologii płatniczej.

Warto też podkreślić, że programem wsparcia objęte są m.in. terminale i kasoterminale dostarczane przez konkretnych operatorów. Ponadto, przedsiębiorca może skorzystać z refundacji kosztów w ramach PWOB wyłącznie raz.

Dodatkowe informacje na temat programu wsparcia znajdziesz w naszym artykule w bazie wiedzy:

• Polska Bezgotówkowa - jak przystąpić do programu i zyskać refundację za terminal?

Zdecydowanie tak! Kasoterminale fiskalne to w większości przypadków stosunkowo małe i poręczne urządzenia. Rozwiązania tego typu będą więc wygodne do przewożenia przy prowadzeniu sprzedaży obwoźnej lub w trakcie świadczenia usług z dojazdem do klienta. Zapewnią też często wyższy komfort pracy i sprawniejsze obsługiwanie nabywców, niż np. kasa fiskalna i terminal płatniczy działające osobno.

Co więcej, produkowane obecnie kasoterminale gwarantują wiele godzin pracy na jednym ładowaniu baterii oraz komunikację bezprzewodową, np. przez modem GSM z kartą SIM. Dzięki temu wspomniane urządzenia all-in-one mogą być z powodzeniem wykorzystywane do prowadzenia sprzedaży i przyjmowania płatności także poza siedzibą przedsiębiorstwa.

Przy wyborze kasoterminala do sklepu, punktu usługowego lub działalności mobilnej należy uwzględnić nie tylko reprezentowaną branżę, ale też wielkość prowadzonego biznesu oraz perspektywy jego rozwoju. Potrzeby konkretnych firm mogą bowiem bardzo różnić się od siebie. Podczas gdy w jednym przedsiębiorstwie najważniejsza okaże się wydajność urządzenia, dla drugiego kluczowe będą np. warunki umowy na wynajem lub dodatkowe funkcje aplikacji sprzedażowo-płatniczej.

Ponadto, kasoterminal powinien być dostosowany do wielkości oferowanego asortymentu. Oznacza to, że część fiskalna urządzenia musi umożliwiać zaprogramowanie odpowiedniej liczby pozycji w bazie PLU (produktów lub usług). Obowiązkiem przedsiębiorcy korzystającego z kasoterminala online jest również zapewnienie prawidłowego transmitowania danych do Centralnego Repozytorium Kas. A to z kolei wiąże się z wyborem urządzenia, które posiada odpowiedni standard łączności, np. GSM lub Wi-Fi.

W małym sklepie spożywczym sprawdzi się niewielki kasoterminal, który zagwarantuje m.in. obsługę odpowiedniej liczby pozycji towarowych. W ofercie dostępne są np. modele działające w tzw. trybie drukarkowym. Wspomniane urządzenia muszą współpracować z zewnętrznym oprogramowaniem sprzedażowym, lecz w zamian gwarantują obsługę bardzo dużej bazy towarowej.

Co więcej, w przypadku małego punktu z produktami spożywczymi warto zwrócić uwagę na to, jakiego rodzaju płatności bezgotówkowe może akceptować dany kasoterminal. Ogólna zasada jest prosta - powinny to być różnego typu transakcje kartowe (np. chipowe, zbliżeniowe) i mobilne (np. BLIK, Google Pay, Apple Pay), które są dostosowane do potrzeb współczesnych konsumentów. Istotne będą także zagadnienia związane z transmitowaniem danych do Centralnego Repozytorium Kas oraz współpracą z pozostałymi urządzeniami dla sklepu.

Najlepsze kasoterminale to solidnie wykonane urządzenia o zwiększonej wydajności i funkcjonalności, które dodatkowo gwarantują intuicyjną obsługę za pomocą ekranu dotykowego. Modele tego typu są dostarczane np. przez polskich producentów technologii sprzedaży - Posnet, iPOS i Elzab.

Wspomniane kasoterminale można też na różne sposoby dostosować do oczekiwań prowadzonej działalności gospodarczej. Najwyższej klasy modele występują w konfiguracjach, które różnią się m.in. zainstalowaną aplikacją. Dzięki temu funkcje sprzedażowe i płatnicze w takich kasoterminalach da się dodatkowo dopasować do indywidualnych potrzeb firmy. Ponadto, najlepsze urządzenia od polskich producentów zapewniają obsługę najpopularniejszych płatności bezgotówkowych oraz wybór sposobu komunikacji z Centralnym Repozytorium Kas, np. przez Wi-Fi lub GSM.

Koszt nowoczesnego kasoterminala do małego punktu usługowego będzie zależał od kilku czynników. Po pierwsze, wydatki na urządzenie wynikają z wydajności i funkcjonalności danego modelu. Po drugie, wdrożenie kasoterminala często wiąże się z jednorazową opłatą za część fiskalną oraz z abonamentem wynikającym z wynajmu i stosowania technologii płatniczej. Wszystkie te aspekty można zazwyczaj dopasować do potrzeb użytkowych i finansowych firmy.

Warto też pamiętać, że w przypadku instalacji kasoterminala przedsiębiorca ma szansę na legalne obniżenie kosztów. Po pierwsze, jeżeli będzie to pierwsze urządzenie fiskalne w danej firmie, można otrzymać za nie nawet do 700 zł ustawowej ulgi. Po drugie, część terminalowa takiej technologii sprzedaży podlega refundacji po dołączeniu do Programu Wsparcia Obrotu Bezgotówkowego.

Instalacja i fiskalizacja kasoterminala jest wymagana ze względu na część fiskalną takiego urządzenia. Procedury z tym związane są więc zbliżone do tego, o czym trzeba pamiętać w przypadku wdrożenia kasy lub drukarki rejestrującej. Każdy kasoterminal musi przede wszystkim zostać uruchomiony w trybie fiskalnym (zafiskalizowany), a czynność tę może wykonać wyłącznie serwisant z ważnymi uprawnieniami.

Co więcej, oferowane współcześnie urządzenia z tego segmentu technologii sprzedaży są modelami typu online. To oznacza, że zgodna z przepisami instalacja i fiskalizacja kasoterminala wymaga m.in. nawiązania połączenia z Centralnym Repozytorium Kas. Wówczas urządzenie zostanie też zgłoszone do właściwego Urzędu Skarbowego oraz otrzyma przypisany mu, indywidualny numer ewidencyjny, który trzeba nanieść na obudowę (np. w formie naklejki).

Kasoterminal z funkcjami płatniczymi i fiskalnymi możesz zamówić w sklepie internetowym PCKF.pl lub kupić stacjonarnie w jednej z naszych placówek handlowo-usługowych. Oddziały Polskiego Centrum Kas Fiskalnych są do Twojej dyspozycji w kilku największych miastach - w Warszawie, Gdańsku, Poznaniu, Łodzi i Lublinie.

Zachęcamy również do bezpośredniego kontaktu z przedstawicielami PCKF, którzy odpowiedzą na wszystkie Twoje pytania dotyczące kasoterminali.

Serwisem i wsparciem dla kasoterminali zajmują się m.in. autoryzowani dealerzy wspomnianych urządzeń, tacy jak Polskie Centrum Kas Fiskalnych. W ofercie PCKF znajdziesz rozwiązania od czołowych producentów, np. modele dostarczane przez Posnet, iPOS i Elzab. Natomiast nasza kadra wykwalifikowanych techników gwarantuje sprawne wdrożenie kasoterminali wspomnianych marek, a także kompleksowe szkolenie z obsługi wybranego urządzenia oraz profesjonalną opiekę serwisową w przyszłości.