Wynajem kasy fiskalnej - jak przepisy regulują tę kwestię?

---

Zapisy zawarte w Rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących dopuszczają stosowanie przez podatników urządzeń fiskalnych nabytych w ramach umowy najmu, dzierżawy lub innej, o podobnym charakterze. O jakich dodatkowych wymogach prawnych należy pamiętać w takich okolicznościach?

Opcja wynajmu dotyczy wyłącznie urządzeń fiskalnych online

Kasy i drukarki fiskalne online pojawiły się w ofertach producentów i dystrybutorów technologii sprzedaży w połowie 2019 roku. A obecnie, zgodnie z obowiązującymi przepisami, już tylko takie urządzenia rejestrujące mogą być kupowane przez podatników oraz instalowane w ich firmach. Regulacje prawne dopuszczają też, rzecz jasna, wdrażanie tzw. kas wirtualnych. W tym przypadku mowa jednak o rozwiązaniach mających postać oprogramowania (a nie formę „fizyczną”). Natomiast w kontekście wynajmu urządzeń fiskalnych kluczową informacją jest zapis Rozporządzenia MF (§ 20. 1), zgodnie z którym polski ustawodawca zezwala na to wyłącznie w odniesieniu do kas i drukarek rejestrujących typu online. Mowa więc o modelach zapewniających m.in. przekazywanie wymaganych danych do Centralnego Repozytorium Kas.

Ważne wymogi Rozporządzenia MF

Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących zawiera też dodatkowe wymogi prawne, które dotyczą wynajmu urządzeń fiskalnych. Konieczne jest przede wszystkim podpisanie pisemnej umowy najmu, dzierżawy lub innej, o podobnym charakterze. Co więcej, wynajmowane urządzenie musi zostać nabyte przez podatnika w okresie obowiązywania potwierdzenia, o którym mowa w art. 111 ust. 6b ustawy o VAT, czyli w czasie ważności jego homologacji (przyznawanej przez Główny Urząd Miar). Przepisy wymagają także, aby kasa lub drukarka wdrażana w ten sposób posiadała nową, niezapisaną pamięć fiskalną i pamięć chronioną.

Formalności z tym związanych musi dopełnić podmiot, który zajmuje się wynajmem urządzeń rejestrujących. Dotyczy to także sytuacji, w której kasa nabyta przez przedsiębiorcę na zasadzie umowy najmu będzie wymagała np. wymiany pamięci fiskalnej i pamięci chronionej, m.in. w przypadku ich zapełnienia. Ponadto, zgodnie z Rozporządzeniem MF, podmiot wynajmujący urządzenie jest zobowiązany do przekazania podatnikowi:

• informacji o nazwie i adresie miejsca prowadzenia działalności lub adresie siedziby podmiotu prowadzącego serwis główny lub podmiotu prowadzącego serwis;
• kopii dokumentu potwierdzającego nabycie kasy albo oświadczenia o nabyciu kasy zawierającego w szczególności datę jej nabycia i numer faktury, a w przypadku gdy nabycie nie było dokumentowane fakturą, datę jej nabycia i dane pozwalające na identyfikację dokumentu potwierdzającego jej nabycie.

Jak korzystać z kasy nabytej w ramach umowy najmu?

Codzienne stosowanie kasy nabytej w ramach umowy najmu nie odbiega od korzystania z urządzenia rejestrującego, które zostanie kupione na własność. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi, przedsiębiorca musi wtedy prawidłowo ewidencjonować każdą sprzedaż na rzecz klienta indywidualnego (osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej lub rolnika ryczałtowego), potwierdzając to wystawieniem paragonu fiskalnego. Co więcej, wymagane jest wtedy m.in. posiadanie poprawnie wypełnionej książki serwisowej urządzenia, realizowanie raportów dobowych i miesięcznych, wykonywanie przeglądów technicznych (nie rzadziej niż co 2 lata) oraz przechowywanie kopii wydawanych paragonów fiskalnych.