Jak postępować w sytuacji wystawienia paragonu fiskalnego z oczywistym błędem?

---

Wystawianie paragonów fiskalnych to nieodłączny element prowadzenia ewidencji przy użyciu kasy rejestrującej. I jak w każdej innej dziedzinie życia, również w tym przypadku trudno całkowicie ustrzec się błędów. Dlatego ustawodawca uwzględnił w przepisach sytuację, w której podatnik (lub pracownik firmy) wystawi paragon fiskalny z oczywistą pomyłką.

Wydrukowanego dowodu sprzedaży nie można anulować

Podstawową informacją dla każdego przedsiębiorcy korzystającego z kasy jest to, że wystawionego paragonu fiskalnego nigdy nie można skasować lub anulować. W momencie zarejestrowania sprzedaży taki dokument zostaje trwale zapisany w pamięci danego urządzenia. Równocześnie przepisy nie dopuszczają sytuacji, w której podatnik nie zrobi niczego w momencie wystawienia paragonu z oczywistym błędem. W takich okolicznościach należy niezwłocznie dokonać korekty poprzez uwzględnienie dokumentu w odrębnej ewidencji pomyłek. Obowiązek ten wynika z Rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie kas rejestrujących. Co więcej, podatnik jest wtedy zawsze zobligowany do ponownego zaewidencjonowania sprzedaży przy użyciu urządzenia fiskalnego - tym razem w prawidłowej wysokości.

Jak sporządzać wpisy w ewidencji oczywistych pomyłek na paragonach?

Wspomniane przepisy (Rozporządzenie MF) nie definiują jednoznacznie, jaką formę powinna mieć ewidencja oczywistych błędów na paragonach fiskalnych. Podatnik może więc wykorzystać w tym celu m.in. teczkę, segregator lub nawet zwykły zeszyt. Omawianą dokumentację warto też opatrzeć np. podstawowymi danymi firmy (w celu jej łatwiejszej identyfikacji). Ważne jest natomiast to, jakie informacje musi zawierać każdy wpis do ewidencji oczywistych pomyłek.

Rozporządzenie Ministra Finansów wymaga, aby tego typu adnotacja zawierała wartość sprzedaży brutto i wysokość podatku należnego błędnie zarejestrowanej transakcji oraz krótki opis przyczyn i okoliczności wystąpienia błędu. Do każdego wpisu w takiej ewidencji trzeba też zawsze dołączyć paragon zawierający oczywistą pomyłkę (oryginalny wydruk z kasy). Natomiast w sytuacji, gdy dokonanie sprzedaży potwierdza paragon w postaci elektronicznej, wymagane jest podanie numeru takiego dokumentu oraz numeru unikatowego kasy.

Osobną kwestią jest to, co należy zrobić po prawidłowym ujęciu błędnego dowodu sprzedaży w omawianej dokumentacji. Aby dopilnować wszystkich formalności, w szczególności tych związanych z obliczeniem i opłaceniem należnego podatku, konieczne będzie również uwzględnienie tego faktu w firmowej księgowości (wprowadzenie korekty), np. w księdze przychodów i rozchodów.